浅议基层检察机关档案管理工作

曾琴仙

检察档案是按照最高检有关规定立卷归档，集中保管的诉讼文书、侦查资料、视听资料及其他各种载体材料，是检察机关发展过程及其依法履行检察职能的原始记录，在检察工作的传承和发展方面发挥着不可或缺的作用。近年来，随着全面依法治国进程的加快，检务政务公开的要求，检察工作信息化水平不断提升，加强检察档案管理信息化建设、强化检察档案管理的开发利用是新时期检察机关档案管理工作的重要任务，也是检察事业发展的迫切需要。

1 基层检察机关档案管理工作的特点

1.1 连续性强，不可遗失

检察档案管理工作是一项保存检察工作活动记录的重要工作。这些档案是记录和反映检察工作活动的珍贵资料，特别是自侦、刑检部门的相关材料是犯罪嫌疑人罪与非罪、此罪与彼罪的重要证据，同时，自侦档案、刑检档案内的很多犯罪证据、证词、指纹鉴定、医学鉴定有时候只有一份，很可能是孤本，一旦丢失或损毁，将对后期此案的重新审查造成难以估量的困难和损失。因此，基层检察机关的档案管理工作尤其重要。

1.2 专业性强，使用频繁

不同于一般的档案整理工作，检察机关档案整理专业性强，上级院要求高，从档案分类、保存年限、卷内目录等方面都有详细的要求，并随着国家新法律的出台随时修订更改。同时近年来，刑事案件高发、国家反腐败工作呈压倒性态势，因此本单位、司法相关单位和律师借阅、复印频繁，严格按照程序做好相关的借阅登记、归还登记工作非常重要。

1.3 保管期限长、数量繁多

随着党的十八大以来，全面依法治国进程不断深入，查办贪污贿赂案件数量逐年增加、诉讼档案数量不断增多，并且根据《高检院档案管理办法》的规定，诉讼卷宗大多保存期限为长期或永久。另外有些案件办理时间长，前后案件或者犯罪嫌疑人呈现相关性，全部移交给当地档案局不利于检察工作的开展，这对档案储存的场所、设施、防火、防潮、保密等硬件条件和档案的移交、整理、归档、借阅流程提出了很高的要求。

1.4 纸质档案居多，但电子档案并存

近三年来，随着全国检察机关统一业务应用系统的不断完善升级，各地基層院反贪部门、反渎部门、侦监部门、公诉部门、民行等业务部门都不同程度的运用统一业务应用系统办理案件。同时案件管理部门将公安部门移送过来的卷宗全部扫描作电子存档，因此近三年来的电子档案比较全面，但是之前的档案基本是直接按照纸质卷宗整理归档。按照省检察院的要求，各基层院办公室将近10年以来的卷宗全部扫描作电子存档，因此事实上，形成了电子档案与纸质档案并存的局面。如何探索一套能够将统一业务系统内部业务部门档案数据直接与档案管理系统对接的保密通道，是档案管理和技术部门必须协作解决的突出问题。

2 基层检察机关档案管理工作存在的问题及原因

2.1 重办案，轻整理

近年来，刑事案件的发案率猛增，相应的公安机关每年报请批准逮捕和审查起诉的案件数量也呈爆炸性增长态势，随着新《刑事诉讼法》的出台，这一问题进一步凸显，因此每年档案整理数量最多的公诉、侦监部门疲于消化案件，难以抽出人手整理档案，导致各部门档案整理工作严重滞后于案件办理工作，从而引发连锁反应，导致司法行政管理局难以收齐各部门档案，最终影响了集中归档进程。

2.2 重诉讼，轻文书

由于以办案工作为主的单位性质和由此而长期形成的习惯，直接产生了重诉讼档案，轻文书档案的问题。在保管、移交、清退、整理、归档等各个环节，诉讼卷宗都比文书资料受到了较高的重视，除会计档案外，多年来一些重要的文书档案、人事档案、基建档案、照片档案、实物档案等归档不及时，查找困难，甚至无法查找，不仅浪费时间和精力，还带来工作上的被动和不便。

2.3 专职少，兼职多

按档案管理有关规定，应当配备1名专职档案管理人员，由于单位长期严重缺编和案多人少矛盾突出，档案管理人员长期由办公室工作人员兼职担任，各部门档案收集和整理全部由内勤兼任，人事档案由政治部工作人员兼任、基建档案由基建专班工作人员兼任、会计档案由会计人员兼任，这些人员日常工作非常繁忙，精力和时间都无法得到保证，在整理档案时难免挂一漏万，给档案管理工作带来收集难、整理难、借阅难、服务难的问题，特别是自侦档案、人事档案、基建档案难以及时归档。

2.4 培训少，变动频

档案专业毕业的专职档案管理人员缺乏，造成档案管理人员专业素质匮乏；检察诉讼档案是一种专业性十分强的档案，既要精通档案专业管理，也要对检察专业有深入认识，否则容易造成与业务部门之间的沟通困难，随着档案管理的网络技术、信息化管理手段和方法要求的日益提升，对档案管理工作人员技术水平提出了更高要求，同时档案管理人员变动频繁，前后交接工作程序不严谨，导致档案查找借阅难以找到当时的工作人员，无人可问；变动频繁还造成档案管理人员工作积极不强，责任意识淡薄的问题。

2.5 制度少，流程松

基层检察机关由于案多人少矛盾突出，对档案管理工作重视力度不够，同时缺乏档案管理专业毕业的专职档案管理人员，造成对上级检察机关和档案局的政策、制度落实不到位，本单位内档案管理制度缺乏，亟待建立一套包含档案移交、档案归档、档案保密、档案管理、档案借阅、档案统计等内容的档案管理体系。

2.6 重纸质，轻电子

近几年来，人民群众运用法律武器保护自己的合法权益的意识不断增强，直接导致检察案件数量大幅度上升，档案数量也随之急速增长，基层检察院案多人少矛盾更加突出，有些基层检察院业务部门人员平均年龄偏大，部分干警依然存在重纸质档案、轻电子档案的思想，即使把案件内容及时准确的录入到了电脑中，既不备份也不存档，一旦电脑出现故障、网络出现问题，很容易损毁、丢失，造成不可挽回的损失。

3 基层检察机关档案管理工作问题的解决对策endprint

3.1 强化领導，提高认识

通过党组会、院务会、全院干警大会等会议传达学习高检会【2016】11号《关于印发<人民检察院诉讼档案管理办法>和<人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则>的通知》等文件精神，成立由分管领导牵头、办公室负责、各部门协同配合的领导小组，司法行政管理局档案管理人员和各部局内勤建立档案管理QQ群、档案管理微信群，保持档案管理最新文件的及时学习传达、档案收集整理归档借阅的信息高效畅通。通过全院干警大会、各部门支部会（案件讨论会）在全体检察官和其他工作人员中进行档案工作重要性、规范性的反复教育。抓住案件质量评查、半年工作检查和年终工作总结等重要的时间节点，对档案工作的重要性、规范性、保密性进行重复强调，对未按时移交、整理、借阅后未及时归还的档案进行专门提醒，提高档案管理效率了。

3.2 完善制度，加强管理

没有规矩不成方圆，基层院想要做好档案管理工作，没有一套完整的档案管理制度，难以保证档案管理工作的连续性、高效性。基层检察机关要积极推进《档案法》、《人民检察院诉讼档案管理办法》等相关法律法规的执行和落实，并结合各基层检察机关实际建立《档案归档制度》、《档案工作人员职责》、《档案保密制度》、《档案移交制度》、《档案管理制度》、《档案借阅制度》、《档案统计制度》、《档案人员更换（传帮带）制度》、《档案考核制度》等档案制度，明确规定档案收集、整理、移送、归档、保管、借阅等各项管理规范和流程规范，将档案工作诸环节通过科学的规章制度进行规范。

3.3 定岗专职，加强培训

基层检察机关案多人少矛盾突出，但仍可以将现有档案管理人员相对固定，保持档案管理工作的稳定性、连续性、专业性，结合检察机关最低服务5年的工作年限，可适当考虑将档案管理工作人员工作固定2至3年；在档案人员需要变动的情况下，应提前半年到1年做好传帮带工作，确保档案移交手续齐全、档案实物与档案资料无缝对接、档案管理相关文件规定传达到位、档案管理水平达到专业化水平。基层检察院在人员编制相对较紧，短期内难以全部招录档案管理专业毕业的专职档案管理人员的情况下，要组织档案管理人员积极参加当地档案管理部门组织的档案管理培训，参加考试并取得专业职业资格证书，提高档案管理专业化水平和规范化程度。

3.4 强化硬件，电纸并存

基层检察机关经费相对紧张，档案管理硬件设施相对落后，随着检察档案管理信息化要求的不断提升，强化硬件成为亟待解决的问题。基层检察院可以将档案管理硬件设施购买列入年度预算，根据实际情况购买电脑、全（半）自动扫描仪、除湿仪、打印机、监控设备、消防设备等硬件设施，对于损坏、老化的档案密集柜、保密柜、荣誉展示柜进行定期更换和维修，保持档案硬件设施与时俱进。积极探索将统一业务应用系统相关数据导入档案管理软件，提高档案管理效率。

3.5 严格程序，方便办案

在建立一套完整的档案管理制度基础上，更重要的是日常管理过程中的落实，特别是在档案移交、借阅过程中，尤其要增强痕迹意识，在档案借阅过程中，特别要将借阅人姓名、时间、借阅档案犯罪嫌疑人名称、罪名、归档时间、归还时间要逐一填写清楚，不可为节约时间而少填或漏填，避免出现日后查找困难的情况。

随着司法体制改革的深入推进，监察委改革的稳步实施，基层检察机关职能将发生新的变化、基层院档案管理工作将面临新的问题，笔者相信，只要不忘初心、牢记使命，坚持提高对档案管理工作的重视程度，就一定能凝聚各部门力量，共同做好档案管理工作。endprint