关于新时期人事档案的收集归档工作研究

慕孟良

摘 要：进入二十一世纪以来，我国进入经济爆炸式发展新阶段，随着经济的发展，各企事业单位对传统的人事档案收集归档工作愈加重视起来，希望能够提高档案管理的技术含量，与互联网、大数据等进行信息化融合，实现新时期的现代化转型，以更好地整合优化资源，提供用人决策方案等，促进企事业单位的健康稳定发展。本文基于新时期的视角，对新时期人事档案的收集归档工作进行了深入研究，旨在提高各企事业单位人事档案管理的工作效率和质量，促进各单位发现和利用更多的优质人才，为单位的高效运营提供推动作用。

关键词：新时期；人事档案；收集归档

人事档案的收集归档是现代劳动用工管理的重要组成部分。其中人事档案是职工个人的原始材料，包括就学信息和求职历程等基本信息，是用人单位全面了解职工履历和品性的基本途径。而人事档案收集就是将每个职工的个人档案汇聚到一起，归档就是将这些收集起来的人事档案分类保存，方便职工本人及用人单位随时调档，以备不时之需。本文首先对人事档案管理工作的现状进行了简单分析，然后重点探究了新时期下人事档案的收集归档工作应进行的具体改革措施，希望能够引起更多业内人士的关注和思考，解决一下现行的人事档案管理中存在的实际问题，促进人事档案管理的健康发展。

1 人事档案管理工作现状

（一）对人事档案管理重视程度有待提高

部分单位存在对于人事档案管理工作不重视的情况，甚至把人事档案管理当成附属工作，简单地认为只要人事档案不丢失，妥善保管，不发生泄密就是做好了人事档案管理工作。导致人事档案工作得不到重视，开展工作没有计划，经费也得不到保障等。

（二）人事档案管理制度有待进一步完善

人事档案管理在开展工作的过程中要有依据，无规矩不成方圆，必须制定科学的规章制度和管理细则，才能保证人事档案管理工作的有效开展。但是很多单位都不注重人事档案管理制度的建立，导致人事档案管理缺乏力度，工作质量差、效率低等。

（三）人事档案管理人员综合素质有待提高

档案管理工作需要专业人士来完成，具有一定的专业性，同时还需要管理人员必须有责任心、耐心、细心等，尤其是新时期背景下，对于人事档案管理人才的要求更高。但是部分单位存在临时聘用兼职人员开展人事档案管理工作，而且变动频繁。同时也存在部分单位在编人事档案管理人员综合素质不强的现象，比如业务水平有限、工作责任心不强等。这些问题如果不及时得到改善，势必会影响人事档案管理工作的大局。尤其是档案信息化管理方面，必须要不断加强和提高，才能适应新时代人事档案管理工作的正常发展和进步。

2 探究新时代人事档案归档收集工作的改革

利用好人事档案，能有效对人力资源进行开发应用，在选拔人才中起着重要的作用。人事档案信息只有通过利用最大化，才能展现潜在价值。

（一）提高人事档案收集和归档的重要性认识。各单位需要加强对人事档案的收集和归档工作的重视，从发展理念的角度将人事档案收集归档工作放入企事业单位的发展规划和战略中，并且制定相关管理层负责的档案工作阶段性和长远目标，使得单位领导层到基层员工都对人事档案的收集和归档工作产生重视的心理，才能真正的提高新时代人事档案收集和归档工作的效率和质量，促进人事档案管理的发展进步。

（二）完善人事档案收集和归档工作的相关制度。从各单位的实际情况出发，建立健全一套科学的使用程度高的人事档案管理制度，可以有效应对繁杂的人事档案收集和归档工作，使工作人员在进行人事材料的收集、鉴别和归档等流程时井然有序，工作效率和质量得到大幅度的提升。

（三）加强人事档案管理的现代信息化建设。传统的人事档案收集和归档工作需要面对纷繁复杂的人事材料信息，将其人工进行收集整理和分类归档，工作效率低下且出错率较高，同时还浪费了大量的人力资源。加强人事档案管理的现代信息化，能够提高工作效率与资料的搜索整理功能。要提高人事档案工作的效率，就需要更新对档案管理的辅助工具。

（四）加强人事档案管理员的管理水平。单位对档案管理员制订有效的晋升奖励的激励机制，促进他们提高自身的工作胜任力，改变档案管理员简单的管理员、投递员的身份，使新时期的干部人事档案管理员变成人力资源开发利用的直接参与者。提高自己的能力，要掌握文书学、档案学、档案保护技术学、档案学史等等基本知识及组织文字材料的写作能力，具备档案宣传和展览、领导学、管理图书馆学等相关专业知识外，还应掌握外语技能，并具备稳定的心理特质、较高的道德水平、较强的成就动机以及较强的演讲能力。

（五）轉变观念，提高归档人事案卷的质量

在档案工作中，要敢于向传统的人事档案工作管理观念提出大胆的质疑，培养档案工作人员的独立思维，解决人事档案工作中的新问题。在人事档案工作要注重服务观念的转变，告别坐等上门借阅提供利用的旧观念，改被动式服务为主动式服务，使人事档案工作的效用得以真正发挥。人事档案管理负责人需要明确新时代下人事档案工作的效用，通过宣传及培训等方式改变坐等借阅的观念，提高归档人事案卷质量，开展主动式服务，让人事档案发挥出最大的效用。

3 结束语

综上所述，本文对新时期人事档案的收集归档工作进行了深入探讨，指出现在的人事档案管理工作存在重视程度不够、管理制度不健全、管理人员素质不够高等问题，并切实提出了几点可行性比较强的改进措施，包括强化人事档案的收集与归档意识、完善人事档案管理制度、加强人事档案管理的现代信息化建设、加强档案管理员的管理水平和转变人事档案管理观念等。总而言之，新时期人事档案的收集归档工作固然存在着许多问题，但是并不是不能规避和解决。只要各用人单位在人事档案管理方面给予重点关注，培养现代化管理人才，运用科学的手段建立、管理、利用每一份人事档案，那么社会工作效率一定会大大提高，我们的社会主义现代化建设也会更加美好。

参考文献

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