如何做好水利科技档案的归档和验收工作

马莉莉

水利工程是人类改造自然、利用自然资源，抗御自然灾害的成果，是国家的宝贵财富，是水利科技工作者辛勤劳动的成果。随着经济、科技体制改革的推进和社会经济技术的飞速发展，水利科技项目档案的归档验收工作正在逐步走向规范化、标准化。

水利科技档案是水利科技工作者在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。包括科技项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产设备、竣工、试生产（使用）等工作中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料，是广大水利科技人员智慧的结晶，具有保存价值的水利科技文件，也是是一种重要的科技信息资源。

水利科技档案的归档工作是指项目单位将在项目开始和进行过程中形成和积累的、具有保存价值的文件材料，按照归档制度移交给本单位档案部门集中保存的过程。

水利科技档案的验收工作则是档案行政管理部门在科技项目竣工验收过程中对该项目档案的综合管理情况进行质询和查验的过程。科技档案的归档和验收工作是水利建设工作中的重要组成部分，是维护项目单位经济利益和保护知识产权的一项重要内容，是确保科技档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在项目建设中作用的不可缺少的工作环节，对其它工程也起着借鉴与参考的作用。

1 项目建设单位要明确科技文件材料的归档原则

1、项目建设单位的领导和档案部门要按照统一领导、统一管理档案的原则，按照《档案法》《科学技术档案工作条例》《基本建设项目档案资料管理暂行规定》等法律法规的相关规定，制定出本项目文件资料的归档方案和制度。

2、项目建设单位要始终重视科技文件材料的形成、积累、整理和归档工作，在每一项工作告一段落之后，应归档的水利科技资料必须归档，没有完整、准确的科技资料的归档，就不能算完成任务。

3、项目建档工作要与科技工作“同步”管理，即下

达计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科技文件材料形成情况同步；验收、鉴定科技项目成果与验收 、鉴定项目档案同步；上报登记和评审奖励科技项目成果与档案部门出具归档情况证明材料同步。

4、为保证案卷的质量和有利于查阅，归档工作要求由项目单位的经办者承办，以发挥其熟悉文件材料的形成过程、内在联系和保存价值的优势，确保归档工作质量。

5、归档的文件材料要做到齐全、完整、准确，按保管期限要求组成保管单位（卷、册）；字迹要清晰，不得用铅笔、圆珠笔和复写纸书写；归档单位需编制移交目录，并按目录逐一核对归档。

2 项目建设单位的档案部门要积极介入项目建设的各项工作

1、提前介入，积极指导。水利科技的档案材料在验收时否合格，主要取于平时业务指导工作开展的好坏，主要是看平时资料的交接、整理、鉴定是不是严格的按照要求和规范办理。档案部门不能“平时不管，到时把关”，要在工程项目开工后，派专人制定资料归档的统一规范，包括详细说明竣工資料的工程项目名称、档案盒的规格、卷内目录字体的大小等。并以此为依据进行资料的整理及装订，以免工作的重复及资源的浪费。在项目设计和施工进行过程中也要经常检查，确保档案的规范性、完整性。项目单位的档案部门要适时有效地参与和介入项目建设，参加项目设计前期资料的提供和工程竣工验收，对有关单位科技文件材料的积累和归档进行跟踪指导、检查和监督，从中了解水利工程建设的全过程，便于掌握档案的形成情况，从而改变以往档案管理部门只管保存资料，技术部门交什么，档案部门就收什么的被动局面。

2、横向协调，积极沟通。项目单位的档案部门应主动与有关单位协调沟通道，加强横向联系，了解和掌握项目的设计施工情况，了解科技文件材料的重要性、价值性和保密性，做到心中有数。适时向有关单位提出意见、建议和要求，使其明确归档要求、归档范围和归档程序，提早做好材料归档前的计划和准备工作。

3 档案行政管理部门要协同项目主管部门严把项目档案验收质量关

1、档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。为此，项目单位应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序，与项目建设实行同步管理。建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制，将项目档案管理工作摆上重要位置并认真做好。明确规定未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收，使档案工作者真正发挥其职能作用。

2、项目主管部门和档案行政管理部门应加强验收前的指导和咨询，必要时可组织预检。项目档案验收工作细致复杂，一定要把住质量关口，才能充分行使监督权，发挥强有力的制约作用，档案行政管理部门可采取提前进入现场进行预先验收的办法，对该项目档案材料详细检查，对出现的问题及时协助补救，做好验收准备；项目单位在档案验收前应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关规定和要求，进行全面自检。

3、认真查验、严格把关。检查项目档案要采用质询、现场查验、抽查案卷的方法。抽查的数量一般不少于100卷，重点抽查项目前期管理性文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。对验收合格的项目，出具档案验收意见；对验收不合格的项目，提出整改意见，限期整改并进行复查；复查后仍不合格的，不得进行竣工验收，并提请有关部门对项目法人通报批评，造成档案损失的还要依法追究有关人员责任。项目验收结论的优劣还将作为项目建设单位今后申请科技计划项目的重要依据。

4、加强项目档案验收队伍的建设。水利工程项目工期长，科技档案验收，更是一项政策性、技术性、规范性很强的工作，参加项目档案验收的档案工作人员首先要具备严格的科学态度和严谨的工作作风，严格遵照有关标准和规定，在验收工作中坚持实事求是、客观公正、注重质量、讲求实效的原则，积极引入科学的评估机制，做到公平、公正、公开，保证验收工作的严肃性和科学性。其次，档案验收人员还需要具备扎实的档案业务知识和丰富的科技知识，熟练掌握档案法律法规，了解项目设计、建设的主要工作程序，对项目完成情况做出客观、公正、科学的评价。为此，档案行政管理部门要挑选政治上过关、业务上过硬的档案人员从事验收工作，同时还要加强对档案验收人员政治、业务素养的培训问题，为档案验收质量提供必要保障。

综上所述，做好水利科技档案的归档和验收工作，使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用，更好地为水利事业服务，是每个水利工程档案者的重要责任。endprint