医院医疗设备档案的管理与归档

吴法长

摘 要：医疗设备档案管理是反映医疗设备管理水平的一种重要因素，也是医院档案管理的一项重要内容。医院医疗设备档案管理水平的高低会对医院的医疗质量、经济效益、决策发展以及社会影响产生直接性的影响。

关键词：管理；医院；归档；医疗设备档案

1 医疗设备档案的作用

医疗设备档案的作用主要体现在以下三方面：

其一，便于对医院设备进行维修和保养。依托医疗设备档案浏览设备的完好率、维修率、技术情况、报废率以及利用率，以事先报告并敦促相关维修科室维修医疗设备。同时，要将设备运行情况归入到设备档案管理范畴；尽管存在一定难度，但如果能将其做到位即可实现医疗设备档案管理服务范畴的延伸与拓展。比如部分科室为得到更多的短期效益，长期使用使用率较高的医疗设备，一旦其出现故障，其维修难度相当高。部分设备由于维修费用高被提前归入到报废范畴，导致医院经济受损严重，病人诊断治疗也会由此受到影响。

其二，通过建立医疗设备档案，有助于做好医疗设备购置工作。依据功能，医疗设备可分成治疗设备、诊断设备以及辅助设备。医疗服务的需求首先体现在设备档案上，它是反映医疗需求的重要因素，可以为临床科室是否需要进行设备更新提供借鉴。通过浏览设备档案，可清晰的看到哪些可以设备暂时不购、哪些急需采购、哪些要停购等这些信息。设备档案需充分发挥出自身具备的有效效用，借助现有的医疗设备档案体系明确设备是否已购置，防止出现重复采购的情况，从而减少成本，推动医院的发展。

其三，有助于增加医院技术人员对设备档案知识的了解。通过扩大对档案知识宣传的方式，医疗技术人员可进一步了解档案相关知识、设备档案的种类、范畴以及为社会提供服务的渠道。在使用设备时，要重视档案资源潜在的知识价值，不断积累并储存原始资料，从而有助于仪器设备的正常运作，充分发挥出其效用。

2 医疗设备档案的归档内容

医疗设备档案的归档内容大致涵盖了设备申购过程中产生的管理性文件、设备的随机文件以及设备运行过程中累积的文件。一个完整的医疗设备档案主要有以下内容：投标邀请书、开箱、维修记录、招标公告、论证报告、随机文件、设备转让、移交、报废、中标公示、调试、合同、中标通知书、设备购置申请、招标报告表等这些资料。而那些享受国家免税政策的进口设备既包含前文提及的资料，还涵盖了海关免税证明、质量保证书、报关单、商检报告、机电设备进口证明以及外贸合同等。

3 医院医疗设备档案的管理与归档的措施

3.1 强化归档意识，构建并完善设备档案管理制度

其一，要实施标准化管理。目前，设备档案管理正被逐步纳入到医疗质量目标管理制度中，自档案的整理、收集至最后的归档、传至计算机，这整个流程都有严格的规定，卷内目录、案卷目录的书写、档案的编号、内容分类均满足设备档案的相关标准与规定。其二，制度化管理。档案工作能否做到位，在很大程度上取决于制度建设。因此，要制定完善的设备档案收集制度，从而保障档案的完整性。同时，要构建完整设备档案的借阅和使用权限制度，对设备档案的查阅实施严格管控，坚决杜绝非技术人员在没有通过批准的情况下浏览设备档案信息，提高设备档案的保密性与安全性。其三，科学化管理。档案管理者需要具备现代化计算机的实际操作能力，并采取多元化的培训方式优化知识结构，来提升专业素质水平与技能水平；同时采取科学化管理的方式，来实现医疗设备档案的资源共享与优化整合。

3.2 强化力度进行收集人员队伍建设，将档案收集工作做到位

拥有一支业务水平过硬、政治觉悟高的收集人员队伍是做好收集工作的首要条件。所以，要提高收集人员的责任感与事业心，医院应注重收集人员的业务学习与理论教育，使其牢记收集工作的基础知识，提高工作能动性，从而做好对信息进行收集、开发、研究工作。此外，档案部门要积极主动的进行检查与督促，以有效保障收集工作达到要求。

3.3 确定医疗设备档案的归档范围

依照医院当前的实际情况以及医疗设备档案的相关管理规定，医疗设备档案的归档工作主要包含以下两方面内容，即：设备运行时累积的文件以及设备申购时产生的管理性文件，此类资料通常都是依据年度归入到设备档案中的。在设备申购至安装使用这一整个流程中所产生的材料，设备管理人员均应积极的做好收集归整工作，然后再送至医院档案室留存。与此同时，对相关材料进行复印，派发到使用科室手中，使设备操作者都知悉设备档案的归档要求与内容，自觉的与档案部门协调配合开展工作，从而将资料归档工作做到位。

3.4 制定法规，为收集工作的正常开展提供保障

要确保档案事业实现稳健发展，必须依赖于法制与科学，二者缺一不可。对医院档案事业的发展而言，法制的基础并不牢靠，法制建设面临着较大的阻碍，我国迫切需要进行法制建设，不断完善法制。由于封建社会的影响，人治思想在我国深入人心，人们早已习惯依据文件办事、领导拍板、权大于法、政策变化迅速，有法不依、无法可依的问题经常出现。尤须指出的是，目前很多基层医院档案管理工作依旧无法妥善的处理好的一些经费问题以及一些业务问题等，这些均可从法律方面挖掘到根源。要想有效促进档案事业的发展，一定要积极的走法制化道路，提高医护人员的法制意识与法制观念，引导并监督医护人员了解、运用和掌握法律。而在开展档案工作过程中，要严格依照《档案管理规范》与《档案法》出台与医院实际相符的、可行性高的归档制度，为开展归档工作提供法律依据。通过制定归档制度，一方面能在制度层面确保档案室能够定期获取到许多归档资料，进一步明确归档时间、范畴、材料的质量规定。另一方面，可以对医护人员起到制约效果，为开展档案收集工作提供保障。

3.5 加强信息化网络建设

在开展医院信息化建设工作过程中，重点强化设备档案网络管理，实现动态电子档案，把所有科室的网络连接起来，实现对科室医疗设备使用信息的全天候在线浏览。同时，各个科室要及时补充缺失的信息和没有及时存档的资料。借助固定资产电子台账，设备采购人员在采购新设备时能有章可循，从而能有效降低盲目采购问题的出现概率；设备维修人员可以此获取到设备技术状态等信息。通过信息化网络，能大大提高相关人员的办事效率及工作成效，减少资源的消耗量。此外，还可以实现资源的共享与共用，从而提升医疗设备档案归档的效率。

3.6 医院管理部门与档案管理人员要做好立卷归档工作

目前，部分基层医院依旧存在医院管理部门和档案管理人员沟通不到位、工作拖延严重的问题。经过长时间的积累，一定会影响到医院工作的正常开展。因此，一方面要重点抓好各项档案管理制度建设工作；另一方面要出台岗位责任制，责任到个人，确定档案管理人员的工作职责，防止出现责任推诿的问题。此外，档案管理人员需要及时与管理部门进行沟通，管理部门应针对立卷归档工作予以检查与指导，综合运用集中培訓和个别指导的手段，定期针对档案管理人员进行培训辅导，从而提升其档案业务水平，确保立卷工作得以在规定时间内完成。

4 结语

档案管理是信息管理的关键一环，在医院管理、医疗等领域医疗设备发挥着十分重要的影响。随着法制建设的日趋完善以及社会的高速发展，社会对医疗设备档案管理提出的要求越来越高。领先的医疗设备是确保医院临床以及科研等工作得以正常有序发展的重要基础，设备是否可以得到高效利用主要取决于医疗设备档案的管理工作是否做到位。构建完善医疗设备档案制度，实施高效管理，可以充分发挥医疗设备档案的服务效用，不仅能为患者提供优质的服务，而且能增加医疗设备创造的效益，改善医疗技术的水平，从而有利于推动医院业务的发展。endprint