基层事业单位档案管理现代化实现路径

王燕

摘 要：档案管理現代化是事业单位新的要求，是事业单位应对未来工作的重要使命。只有不断提高档案管理的方法和手段，逐步引进先进设备和人才，加强档案管理的运作方式的全面改革，以发挥基层事业单位的作用，使机构和档案管理与时俱进。本文就基层事业单位档案管理现代化实现路径进行阐述。

关键词：基层；事业单位；档案管理；现代化

1 档案管理现代化

档案管理作为基层单位发展的重要组成部分，随着社会经济的不断变化而变化。特别是随着信息技术的发展，档案管理形式多样化、系统化。

1.1 档案管理无纸化

第二十一世纪是信息技术的时代，促进了档案管理的发展。无纸化和虚拟化档案管理，在保持档案管理形式多样化方面发挥了重要作用。有效应用信息技术的有利因素，打破传统纸质档案管理形式，逐步向纸质无纸化存储方向发展。利用网络技术，使档案资源更加丰富，实现档案管理，形成虚拟形式。使档案管理工作更加便捷高效，从而提高工作效率和质量。

1.2 档案管理的社会化

档案社会化与档案管理在档案保管与记录中起着关键作用。社会化管理强化了档案管理的保护，体现了档案管理的共享机制，在档案管理的开发利用中发挥了最大的价值。

2 基层事业单位档案管理现代化的重要意义

目前，在中国的基层事业单位中，利用现代信息技术，实现档案管理现代化已成为一种必然趋势的使用。基层机构档案管理的现代化，不仅有助于促进现代信息技术的进一步发展，而且对国家基本信息资源的传播起到了良好的作用。基层档案管理现代化是社会经济发展的必然要求，也是提高内部管理水平的重要举措。传统纸质档案管理模式滞后于社会经济发展的要求，影响了基层单位的管理水平。因此，档案管理现代化是确保各级基层事业单位健康发展的关键因素，基层事业单位必须意识到档案管理现代化、现代管理理念在档案管理中的重要性。

3 基层事业单位档案管理存在的问题

3.1 档案管理制度存在的缺陷

目前，大多数中国的基层事业单位，在档案管理工作中存在，档案标题欠缺、目录缺少等问题，其原因，造成这种原因是档案管理制度的制定和实施不到位。调查了解，部分基层事业单位制定了档案管理相关制度，但没有真正实施，只是流于形式，使档案管理系统的作用无法发挥，使档案管理无法更加规范化、制度化。

3.2 档案检索效率较低

在检索过程中，档案可以用手或计算机来完成，但在目前的情况下，借助信息工具，档案检索显然效率更高。据调查显示，一些基层事业单位为了进一步提高文件检索的效率，使用了各种搜索工具，但实际上并没有提高搜索质量，反而增加了检索难度。

3.3 档案利用效率不高

档案在基层单位中具有较高的应用价值，它不仅有助于回顾以前的事情，而且有助于规划以后，更有利于基层机构的工作。因此，无论从社会还是从经济来看，档案管理，都有利于事业单位的发展。但是，调查显示，我国大多数基层单位对档案管理工作重视不够，对档案资源的利用效率不高。

3.4 人员专业素质不足

随着档案管理现代化的不断发展，对档案管理人员的业务素质提出了更高的要求，除了档案管理知识的基本技能外，档案管理人员还需要掌握计算机技能。由于档案管理工作比较普通，少数综合性人才选择这项工作，尤其是青年综合人才的缺乏，制约了档案管理的良性发展。

4 基层事业单位实现现代化档案管理工作的实际措施分析

4.1 转变档案管理观念

在当前形势下，在中国的基层事业单位一般都存在不太重视档案管理的现象，观念陈旧、封闭的经济面临信息时代，各单位应主动创新档案管理理念，坚持与时俱进，不断变化，充分利用现代信息技术，优化和改进现有的检索系统，结合工作实际情况，档案利用软件或系统管理平台进行分类，实现档案管理的自动化，为统计、管理、发展节省时间，提高工作效率，使基层事业单位档案管理适应经济形势的发展，不断提高自身的档案管理水平。

4.2 完善内部档案管理制度

在信息时代的背景下，特别是计算机技术在档案管理中的应用，对档案管理工作产生了重大影响。因此，事业单位应根据自己的实际档案管理的需要，综合时代发展要求和档案管理工作的实际变化，对内部文件管理系统的完善和补充，提高档案管理人员的管理意识，规范相关工作人员工作流程，促进档案管理现代化。各基层单位也要完善内部档案管理和监督制度，全面落实档案管理责任，具体落实到个人，确保各项制度的有效实施。

4.3 规范档案管理流程

首先，各基层事业单位应根据相关制度，在收集和储存过程中，采用档案信息处理标准，确保真实性和档案信息的有效性，提高档案管理的实际效果；其次，基层事业单位应进一步加强对档案管理的信息化建设，通过计算机技术的应用。利用先进技术，逐步提高档案管理信息化水平；最后，基层机构应着力加强档案资源的有效利用。基层单位记录的档案资料涉及社会发展、历史进程等多方面的内容。为此，各基层事业单位应利用现代互联网技术，提高档案材料的共享率，通过多方面的探索，挖掘档案材料的潜在价值。

4.4 不断提高档案管理人员的素质

基层档案管理人员的素质直接影响到单位档案的管理水平和管理现代化的实现。因此，要把现代管理理念和技术融入基层档案管理中，就必须加强档案管理人员的素质。档案管理人员要具备扎实的业务技能和专业知识，还需要有广泛的经济、政治、科学、文化等学科知识，还应掌握计算机网络管理和操作系统。在档案管理人员选择的基本机构，应严把质量关，坚持优中选优的招聘原则，结合档案管理工作岗位的性质和要求，选择综合实力强的，真正满足岗位人员的需求。同时，对现有的档案管理人员进行培训，聘请外部专家，定期开展全方位的档案管理人员的培训，不断提高工作水平，从而促进档案管理现代化的实现。

4.5 完善软件和硬件建设环境

根据档案管理系统内的建设工作范畴的基层单位，让各部门文件通过网络平台迅速、安全地转移到档案管理中心，档案馆工作人员统一安排，分类，保存和识别号码，它可以保证信息的及时性、真实性和准确性。此外，还应选择具有良好兼容性和稳定性的管理软件。内部部门和基层统计人员应使用同一管理软件，实现档案管理的规范化，提高电子档案的质量。

4.6 注重档案的信息安全维护

在推进档案管理现代化的同时，也要重视档案的安全。基层事业单位的档案大多涉及国家机密，使档案管理工作的基本单位不是个人行为或企业行为，也关系到国家的信息安全事件，对档案管理工作的事业单位，应当开展针对信息安全建设与国家整体的信息安全框架进行建设。

总之，要想保障基层事业单位实现现代化的档案管理，就要有先进的科学理论为指导，依托现代手段和管理措施，先进的设备和技术媒体，优化传统的档案管理模式，以保证档案管理现代化水平的基本制度，提高利用效率。在事业单位基层人员档案管理中，必须深化知识学习，运用信息技术安全手段，提高综合素质，为档案管理现代化奠定良好基础。

参考文献

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[2]刘亚军.试论档案现代化管理的意义及措施[J].人力资源管理，2015

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