新时代下城乡居民基本养老保险档案管理存在问题及其对策研究

摘 要：城乡居民基本养老保险是涉及到广大城乡居民的切身利益的一项民生工程，其业务档案是对参保对象个人权益的真实记录，是确定参保个人享受待遇的重要依据。近年来，城乡居保业务档案管理工作取得积极进展，为城乡居保业务经办工作健康发展奠定了坚实的基础，但实际管理过程中存在诸多困难和问题。本文针对城乡居民基本养老保险业务档案管理中存在问题进行探讨，并提出了有针对性的对策。

关键词：城乡居民；养老保险；档案管理；对策

前言

城乡居民基本养老保险档案管理是经办工作基础环节，更是检验经办工作质量的证明书，推进档案、业务融合协调发展是提升经办管理水平的必由之路。目前城乡居民社会养老保险档案建设还不完善，随着工作实践的开展，发现了一些业务档案管理工作方面有待解决的困难和问题。

1 当前在城乡居民基本养老保险业务档案管理工作遇到问题

1.1 业务档案规范化程度不高

业务经办人员收集、整理业务档案较随意，制度、办法、规程形同虚设，存在业务档案的材料不齐，签章不全，书写不规范；全宗卷内容不完整；业务经办过程中档案材料移交手续不全等。

1.2 档案管理人员专业性有待加强

目前很多城乡居民基本养老保险档案管理人员都是业务经办人员兼职，专业性不强，面对繁琐、复杂、零散的立卷归档工作很难胜任。档案管理工作看似很简单，但事实上，档案管理是一项专业性很强的工作，需要既懂得档案管理又掌握信息技术的复合型管理人员。

1.3 档案服务利用成效低

城乡居保业务档案属于一次性组卷、组盒、入柜，保管期限内几乎原封不动入库保存，未足够重视档案服务利用。参保人员通过信息系统查询到权益记录所在案卷号、盒号、柜号，再到档案室实地翻阅纸质档案，才能知晓自己权益记录，查询只涉及简单查询，不能做到原文检索，存在服务利用成效低、服务利用登记流于形式等现象。

1.4 档案管理信息化建设有待加强

目前档案管理软件未完整实现立卷、录入、组卷、卷内目录、档号一步完工，存在信息化程度不高、容错性差、管理流程复杂、数据安全性低等现象，不能满足城乡居民基本养老保险档案海量的建库和信息化工作需求。

2 优化城乡居民基本养老保险业务档案管理工作的对策建议

2.1 增强业务档案规范化建设

档案建设专业化、规范化是提升档案管理水平的重要前提。具体工作如下：1）实行经办人员全员档案管理培训，提高档案管理意识和技能；2）遵循“谁经办谁整理，边经办边整理”的工作原则，实现档案工作日常化；3）规范执行档案管理办法，制定并落实城乡居保业务归档、移交制度、保管、借阅利用制度、鉴定、销毁制度、库房管理与设备维护使用制度等一系列管理制度；4）采用“年度—业务环节”的方法对业务档案进行分类、整理、组卷，归档；5）做好档案统计分析工作。

2.2 增强对档案管理人员的培养

不管以何种方法进行档案管理，人始终是档案管理中最终执行者和责任者。因此，要加强对档案管理人员的培养，定期安排档案管理人员参加档案培训会，组织参加国家级档案专业技术资格考试，取得中级专业技术资格证书，强化档案管理相关继续教育，加强新老档案管理员之间、兄弟单位档案管理员之间的经验和技能学习交流，同时强化档案信息化技术的学习与应用，利用互联网思维进行档案信息化建设，充分利用所学所见提高档案管理效能。

2.3 加强档案服务利用

搞好档案服务利用，是做好档案工作的根本目的和任务，是档案工作持续发展的基础。可以采取如下对策：一是强化档案服务利用宣传，通过政策下乡、集中宣传月、日常业务经办等渠道向参保对象灌输档案实现“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”意识，让参保群体知晓通过查询档案维护个人权益，比如，当系统内身份证、姓名、地址录入系统错误，查阅档案可修改错误信息；其次是特殊人员身份查证，如有的参保人在参保时提供了残疾证明，残疾等级与残联提供不一致的，需查阅原始资料；二是规范档案服务利用管理，建立规范的全宗卷，编制全引目录、案卷目录。建立并落实内外移交、借阅登记手续和利用反馈制度，档案利用者，需要复印档案资料，须由档案管理人员办理，档案查阅完毕要及时填写《业务档案利用登记單》。

2.4 强化档案管理信息化建设

依据档案管理办法进行系统档案流程重构与改进，实现档案流程管理自动化与信息化，满足业务档案海量的建库和信息化工作需求，着力实现立卷，录入、组卷、卷内目录、档号编排一步完工，应建、已建、未建档人员一目了然，大大提高了工作效能。档案管理信息化建设应采用先进的数字化技术与流程及存储技术： 1）采用流水线作业方式。按照工作流程将各个工序细化与规范化，做到分工明确，各个工序相互衔接，环环相扣，工作中互相配合与支持，提高工作效率；

2）运用数字化编码技术管理档案。在档案管理系统中采用数字化编码技术，组卷完成，自动生成档案号、卷号、盒号，系统打印卷内目录、案卷封面、卷内备考表，自主导出案卷目录电子档案；3）纸质档案数字化管理。利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将纸质业务档案进行数字化扫描，以档案号为索引号，以PDF或DOC格式存入数据库；4）采用先进存储设备。利用磁盘阵列技术，建立专业数据服务器，实现数据定期备份维护。

3 结语

城乡居民基本养老保险发展直接关系到全社会的和谐稳定，做好档案管理对于城乡居民基本养老保险制度持续发展具有重要作用，因此，本文针对城乡居民基本养老保险业务档案管理中存在问题进行分析，提出促进城乡居民基本养老保险档案管理发展的具体对策，包括档案管理相关人才培养、档案服务利用和档案管理信息化建设等，为我国城乡居民基本养老保险档案的科学有效管理提供参考。

参考文献

[1]省人社厅关于印发《安徽省城乡居民社会养老保险业务档案管理办法（试行）》的通知[Z].皖人社发﹝2013﹞36号.

[2]童正花城乡居民社会养老保险档案信息化管理存在问题及建议[J].卷宗，2017（16期）.

[3]孙伟栋加强城乡居民社会养老保险档案管理信息化建设之我见[J].当代青年（社科论坛），2015.08.

作者简介

范世贵（1982-），男，汉，安徽省滁州市全椒县，助理工程师，研究方向：城乡居民基本养老保险档案管理。endprint