测绘档案信息化建设中存在的问题及解决方案

刘丽芳

摘 要：随着信息化的快速发展，档案信息化建设已成为促进档案事业发展的必然选择。信息技术在测绘档案管理中的应用，促进了档案管理的规范化，提高了档案服务企业发展的工作水平，为企业的稳健发展提供了更好的信息服务保障。

关键词：测绘；档案管理；发展趋势

1 前言

档案作为人类社会活动的产物，以其记录信息的原始性、真实性，成为信息大家族的重要成员。我们所处的信息爆炸时代更刺激了社会对档案信息的强烈利用需求。随着网络信息技术的发展，必然要求建立与之相适应的档案信息开发利用方式，为社会各项事业服务。

2 测绘档案信息化建设存在的问题

2.1 信息化的档案管理意识欠缺

信息化的档案管理指的是通过数字形式来处理档案信息，同时在网络协助下对其进行集中化管理。受传统管理模式与思维惯性影响，相当一部分档案部门，在信息资源建设与档案服务上，还是沿袭着传统的条块分割、重藏轻用的模式。仅仅关注本部门的档案信息管理，忽视全社会的信息资源整合。只强调档案信息网络设施的投入，却拿不出特有信息资源参与共享。如果建设测绘信息档案的目的只在于将传统档案保管形式转变为数字化保管形式，而不改变信息利用方式，那么信息化的档案建设就没有实质意义了。

2.2 档案信息资源观念落后，网络技术保守

据报道，美国国会图书馆将馆藏“大事材料”转换成便于下载保存的图像、文本形式，以满足社会的多样化利用需求。反观我国，网络档案服务仍以介绍馆藏、查询目录为主。虽然国家对档案信息建设十分重视，但对信息共建共享还缺乏统筹规划、法律制度保障。不同地区、行业间的档案信息建设各自为战，重复建设浪费严重，整合起来也是困难重重。

2.3 开发标准体系建设失衡

标准化是信息资源共享机制的命门所在。必须对档案信息资源的标识、存贮、查询、交换、使用、管理等各方面做出统一标准。标准化是信息化建设的前提与基础。缺乏统一标准的系统与软件将严重影响档案信息资源建设的健康发展。

2.4 网络安全存在隐患

硬件设备、病毒软件、黑客入侵是档案信息化建设的主要安全威胁。硬件设备与操作系统的安全性是信息化建设的基础，软件服务水平是信息化建设的表现形式，以防火墙技术、各种加密技术为代表的信息安全技术是信息化建设的保障。不排除安全隐患，档案信息安全就无法保障，网络共享信息资源只能是个梦想。

3 加强测绘档案信息化管理的基本途径

3.1 加快完善档案管理机制

首先，为了能够提高档案管理的科学化水平，要进一步健全完善档案管理的管理机制，而完善的管理机制的建設离不开责任机制对其所起到的约束及监督作用，要构建合适有效的档案管理责任机制，要能够将档案管理的代表性特征及管理需求两者相互结合起来。在进行实际的档案管理工作时，档案馆内部工作人员首先要明确自己的工作岗位，掌握自己的工作职责。同时相关部门要下派指定人员对各个不同岗位的员工进行监督管理，建立多方位的档案管理体系。另外，加强档案管理过程中法律法规的建设，利用法律法规对档案管理工作起到一定的监督指导的作用，不但能够使得档案管理机制呈现出一种全面性、立体性等突出优势，并且确保档案管理工作的正常运行。

3.2 培养适应档案信息化发展需要的管理技术人才队伍

强化档案管理人员素质培养，建设适应档案信息化发展需要的管理技术人才队伍。档案管理现代化建设对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求，档案管理人员不仅要有档案专业管理知识和技能，还要具备一定的计算机和电子文件管理知识和技能。这就要求我们要重视档案管理人才队伍建设，采取多种措施积极引进人才；要积极创造条件开展综合素质培训、岗位练兵、继续教育。要开展爱岗敬业和职业纪律教育，培养技术业务过硬、政治思想过硬的档案管理人员队伍，促进档案管理信息化建设。

3.3 加强档案收集和档案资源整合，为推进档案信息化

建设奠定基础要提高企业的档案信息化管理水平，首先就要加强档案的收集与整理。档案管理部门要与各基层部门联系，催收重要档案，及时进行归档。档案管理人员要提高主动意识，自觉对重要文件进行收集；要加强档案的综合管理，分门别类地收集和整理各部门的工作资料；要对纸质档案信息进行综合和归纳，全面实现档案管理的系统化标准化；要建立档案管理工作的奖惩制度，提高档案管理工作人员的工作积极性，为推进测绘事业的档案管理信息化建设打下坚实基础。

3.4 加强档案管理的现代化建设

在如何提高档案管理工作的探究过程中，还有一种能够有效提高档案管理工作科学化的重要手段，即加快实现档案管理的现代化水平。而现代化的实现手段需要进一步加强档案管理的现代化建设，通过加大对档案管理中所用到的各种设备的资金投入，逐步进行更新换代，将现阶段最为先进的计算机技术以及数据库等应用到档案管理过程中，这样不仅能够有效实现档案管理的现代化建设，同时还能在一定程度上提高档案管理的工作效率。与此同时，建立一整套合理有效的计算机档案管理系统，在实现档案管理自动化管理的同时，还能够降低传统档案管理所消耗的时间，提高管理效率。

4 结束语

测绘档案实现信息化管理意义重大，所以我国的测绘部门应该重视测绘档案的管理工作，不断创新测绘档案信息技术，建立完整的档案管理系统，进一步提升我国测绘档案的管理水平，促进我国测绘建设平稳发展。

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