如何做好医院科研档案管理工作

刘世杰

摘 要：科研檔案管理工作水平的高低直接关系到医院科研工作的发展，因此，做好医院科研档案管理工作十分必要。本文分析了医院科研档案的特征及其档案管理工作的发展状况，提出了医院科研档案管理的有效方法，以期能为医院科研档案管理工作的开展提供参考。

关键词：医院；科研档案；管理

0 引言

随着我国科学技术的快速发展以及社会经济的不断进步，我国医疗事业得到了迅猛的发展，医院科研项目也在不断增加。在医院科研项目建设过程中，科研档案是重要的文字资料和记录，对促进医疗事业的发展以及今后科研项目的开展具有十分重要的作用。因此，必须要做好医院科研档案管理工作，确保科研档案的完整和可靠。

1 医院科研档案的特征

1.1 具有很强的专业性与协作性

医院科研项目的范围非常广泛，是一个多学科、多方面的综合性科研体系。虽然在许多方面与普通科学研究有相似之处，但仍有其独特的医学性质，是其他研究项目无法替代的。一个医院的科研项目，从开始到结束，都需要注入各种力量和资源，需要大量的专业知识来构建，还需要多种科研成果共同努力才能实现。

1.2 涵盖的内容充实丰富，形成和保存的时间长

从一开始科研项目的成立到科学研究的实施、结果报告的分析鉴定和总结等过程都有一定的连续性，这意味着一个科研档案的形成需要时间培养，一般需要研究3 ～ 5年，有些时间会更长。科研档案内容的多样性是一个很好的例子，涵盖的知识和设备也比较广泛，从而更加突出了科研档案的保存和时间长、内容丰富。在我国，根据医院科研项目确定的科研档案管理周期、价值水平和经济效益，保存最短的时间通常为30年，是最长的永久保存时间。

1.3 保存形式多样

与其他科研档案相比，医院科研档案保存形式多样性强，不局限于某种形式的保存。既有医院出具的相关文件，也有病人的病历，检查结果的中记录、报告等，还有与实验价值相关的切片、X光片等，其蕴含的内容十分丰富多样。而且它的保存形式也大多是纸质版和各类音像版的文件档案。

2 科研档案的重要性

医院科研档案是医院的重要组成部分，其记录和存储对医院管理和科研具有重要意义。以下是对科研档案重要性的详细分析。科研档案的存在是医院科研工作的理论基础。科研档案的形成是通过艰苦的工作和无数的实验，研究科学知识和科学技术在各个方面运用的项目，是整个科研活动记录的真实、实用的材料。我们在一个科学合理的科研档案保管过程中，可以了解科技的发展方向以及过去在国内和国外的研究情况，其理论内容作为科技创新和发展的基础，从而为医院科研机构做出贡献，以促进他们的自身的发展和成长。科研档案在提高科研质量中起着重要作用。它能提高科学研究的质量。无论什么样的科研成果，都积累了一些技术和成果，要把产品研究转化为实用价值，就必须有足够的科研档案作为研究基础。医院和研究的一体化形式的是医院发展的主要方式，所以医院的工作人员不仅要了解医学研究的发展趋势，关注医学动态，而且具有创新意识和创新思维，通过现有的研究文献研究新技术，或对现有技术进行更新和加强改进，促进医院科研质量的提高。

3 医院档案管理的发展状况

3.1 科研档案的管理缺乏科学性与完整性

医院科研档案有其独特的特点，如档案内容丰富、形式多样、科学知识面广等，也存在了自身的不足。在备案过程中，往往由于档案的专业性和大量的其他原因，导致档案处理不严谨，存在档案不完整、内容不具体的现象。主要体现在以下几个方面。在档案分类中，由于内容的复杂性和分类的多样性，很容易使档案分类不准确、混乱。

3.2 缺乏健全的管理体制

在医院科研档案管理过程中，由于管理体制不完善，档案的完整性得不到保障。造成这种现象的主要原因是科研部门没有正确对待档案，认识到档案存在的重要性。它没有列入科学研究的正式管理计划中。档案管理过程中，制度不完善，监督检查工作不到位，就容易使得工作人员产生档案管理不重要的错误思想，员工的责任感不高，没有尽职调查，最终导致记录不完整，出现档案丢失现象。

3.3 科研人员缺乏对档案的正确认知

在医院科研档案的管理中，科研人员们没有意识到档案的重要性和保管的重要意义，过度重视科学研究，而忽视了科学研究的过程中，数据的采集和记录，将容易导致档案是不完美的，缺失的。

4 医院科研档案的管理方法

4.1 树立良好的档案意识，强化管理人员的身心素质

提高相关科研工作系统的质量，明确责任，可以进行相关的培训活动，提高管理人员的责任意识和专业水平、他们的身体和心理素质，并通过员工学习更多与档案相关的专业知识培训，了解具体的内容，实现自己的能力。还可以以讲座的形式加强科研人员和管理人员的档案意识，聘请专业人员进行相关内容的解释，帮助医院的研究人员，提高科研水平，促进自身的主动性，从而可以在档案的收集中更加主动地参与到其中。作为一个优秀的档案管理人员，也需要具有前瞻意识，当项目确定后，要及时安排各部门和人员的工作职责，做好调研与收集相结合，提高科研档案管理的整体性。

4.2 完善档案管理体制，做到管理规范化

根据中国档案法和有关法规的规定，档案馆在管理时应完成档案数据的收集、整理、归档、查询和保存环节，明确归档范围。建立健全科研档案管理制度，建立完善的档案收集与传输网络体系，使科研人员和有关部门及时组织档案，使档案分类准确。为了保证数据的准确性和完整性不受影响，在项目档案的建立时，加强科学研究者对重要档案的重视，做好数据收集工作，在科学研究过程中对档案材料形成整体的集合。

4.3 引用先进的科学技术提高管理水准

随着现代科学技术的不断发展和技术的进步，对档案管理的要求也越来越高。因此，这就要求档案管理人员要不断学习新知识，了解新的技术，提高计算机和网络应用能力，必须结合医疗科技、先进的科学技术来提高医院档案管理水平。档案管理者应积极学习信息技术的应用技能，实现档案的电子化管理，加强相关软件或技术的开发和利用。

4.4 了解档案的归档内容、要求及注意要点，提高归档的规范性和完整性

通常，科研档案的内容主要包括以下几个方面：一是项目建立初始数据和材料；二是用于科研过程中的材料和资源；三是科学研究的完成时收尾工作的汇总数据；四是在该项目结束后进行审查时提供的材料，五是科学研究成果的评价材料等。科研档案的归档要求：首先，科研项目负责人应明确界定档案管理的相关责任制度。每一个研究项目完成后，档案资料的收集和整理工作要正常进行，档案归档完毕后，应当按照标准进行审查和归档。研究人员应对科研过程中收集、筛选、归整、数据完整性和连续性负责任，并进行相关评估。第二，科研过程中使用的科研资料或者文件，应当存放在档案保管库，以备丢失或者损坏。在较长时间的科学研究中，档案归档时必须是原始的数据，但可以根据不同的要求进行复制。再次，提交相关材料时审查其手续是否齐全，是否统一格式，文件内容是否完整，图表字迹是否清晰、易于理解等，也应注意档案的清洁度和整齐，禁止使用摩擦较大的笔记录。

5 结语

综上所述，做好医院科研档案管理工作对促进医院科研事业的发展以及医疗技术的不断进步具有十分重要的意义。因此，医院要加强对科研档案管理人员责任意识和专业素养的培养，完善相关管理体系制度，并合理引进先进的科学技术，提高档案管理水平，从而确保科研档案的完整有效，充分发挥其作用，促进医院科研事业的发展。

参考文献

[1]新形势下如何做好医院科研档案管理工作的思考[J].刘媛.办公室业务.2016 （09）

[2]医院科研档案管理创新的思考分析[J].魏海锋.办公室业务.2017 （10）endprint