办公自动化环境下医院档案管理探讨

2018-02-07黄晓丽

中小企业管理与科技 2018年31期

黄晓丽

（齐齐哈尔市第一医院，黑龙江齐齐哈尔 161000）

1 引言

医院的档案记录了医院工作的方方面面，其内容不仅涵盖了患者的个人信息，也对经典的医学案例进行了记载，医院档案是医院信息资源中不可或缺的一部分，对医院的长足发展起到了重要的推动作用，因而，医院必须高度重视对档案资源的管理，实现档案管理真正的价值。近年来，随着现代高新技术的介入和医院办公体系的不断完善，医院的办公环境有了明显的改善，医院档案越来越多的依靠信息化、自动化技术进行管理，档案管理的科技化程度日益加深。虽然自动化的办公环境为医院的档案管理提供了诸多便利，但在办公自动化体制还不够成熟的现状下，医院档案管理仍存在着许多问题。鉴于上述情况的出现，在逐步推进医院档案管理数字化的过程中，要不断提高医院档案管理的自动化水平，加强档案管理工作人员的专业能力，使医院的档案管理工作更好地服务于医院未来的发展。

2 办公自动化的内涵及对档案管理工作的影响

简单来说，办公自动化就是将互联网等现代高新技术融入到医院档案管理的工作中，推动档案管理工作朝着高效性、科学性的方向发展，实现档案信息的数字传输和自动化管理，并提高档案资源的流动效率，保障档案信息的准确性和真实性。在档案管理工作中实现办公的自动化，极大地提高了工作人员的办公效率，节省了大量的人力物力，有效地降低了档案管理工作的难度，最大程度提高了医院的综合效益[1]。

由于办公自动化环境具备高效率、高准确率的优点，在档案管理工作中被广泛应用，极大地促进了档案管理工作水准的提升。首先，办公自动化实现了档案信息的准确分类，按照一定的标准对档案层次进行划分，有利于医院各科室对档案资料进行查阅和整理；其次，与以往传统的档案管理不同，办公自动化环境下的档案管理更具科学性，因为它有效地减少了人为参与的环节，利用互联网进行档案数据的录入和调取，并利用现代化的信息校对技术对输入的档案数据进行查验，加快了档案信息的流动速度，延长了档案管理的保存时间，提高了档案信息的可靠度，使档案数据能够通过网络得到及时更新；除此之外，办公自动化环境下的档案管理工作不再由各科室分别进行，而是通过建立互联网档案数据库将各科室的档案数据进行统一管理，密切了不同科室之间的联系，减少了对医院档案信息的重复管理，增强了档案数据的利用效率，便于各科室加强互动和交流；另外，办公自动化让医院的档案管理工作变得轻松，也提高了档案管理工作的专业水准，档案信息的记载方式也不再局限于文本层面，将档案信息数字化更加便于储存，使档案的储存量大大增加，同时有效地减少了纸张的使用，保护了环境[2]。

3 办公自动化背景下医院档案管理工作存在的不足

3.1 档案信息数字化引发的保密危机

现代互联网技术的普及和推广使得医院档案管理工作的现代化程度不断提高，但与此同时也出现了档案信息资源泄露的情况，档案信息内容既包括了众多患者的就医隐私，还包含着医学科研的成果记录，一旦遭受网络入侵造成信息的泄露，将会对医院的信誉造成严重的损害，也会给医院的专利保护带来十分不利的影响。在医院档案管理的过程中，由于缺少对档案管理信息进行加密的意识，档案信息存在着被替换被盗取的隐患，这也暴露出网络储存信息的不稳定性。电子文件体积小，存储量大，保存时间长，甚至可以永久保存，但缺乏系统而且稳固的储存方式，所以更容易被网络入侵等非法手段盗取档案数据，给医院档案管理工作带来了潜在的安全隐患。由于医院档案涉及面广，涵盖了医院工作的方方面面，信息泄露就会引发连锁反应，带来后果严重的医疗纠纷[3]。

3.2 档案管理办公自动化规范体系不够完善

医院档案管理实现办公自动化为工作人员减少了很多的工作量，但因为档案管理办公自动化规范体系不够完善，致使档案管理工作缺乏统一的标准，档案管理的质量参差不齐。很多医护人员在用电脑打印病人纸质病历时出现重复打印或者由于自身操作不当造成的纸质病历清晰度不达标等问题，造成了医院资源的浪费，同时不合格的纸质病历被随意丢弃后又会造成患者个人隐私的泄露。此外，档案管理人员在使用现代化设备进行档案信息录取时，没有信息保密的意识，没有对病历底稿进行及时的销毁或处理，也加大了患者隐私泄露的几率。换言之，在档案管理工作实现办公自动化之后，没有及时地对医院档案管理制度进行更新，档案管理工作缺乏规范性，没有建立一致的工作考核标准，不利于医院档案管理工作质量的提高。

3.3 医院档案管理工作者工作能力急需加强

在医院大幅度采用电子化办公的同时，医院从原有的纸质存储档案的方式转变为电子储存档案方式，储存的标准发生了很大的改变，传统管理方式与现代自动化管理形式有着很大的差距。但很多档案管理工作者对档案信息的管理还停留在原先的水平，对于电子管理的知识储备少，信息管理技术水平不高，对数据传输的相关知识知之甚少，无法很好地胜任办公自动化环境下的档案管理工作。

4 解决医院档案办公自动化不足的方法

医院档案管理办公自动化的发展时间较短，实践经验不足，出现不足在所难免，针对办公自动化环境下出现的问题提出相应的解决措施，推动档案管理水平的提升。

医院档案管理部门要想顺应时代的发展潮流，就要将管理工作与现代高新技术进行结合。医院要给予档案管理工作高度的重视，加大科研和资金投入，引进相关领域的专业人才，加强对工作人员的技能培训，不断完善办公自动化体系，建立规范统一的考核标准，制定严格的奖惩措施，培养档案管理工作人员的保密意识，升级档案管理部门的硬件配置，深入研究办公自动化设施，对档案管理工作人员进行知识培训，扩大工作人员的知识储备。

要想让医院档案管理工作更好地适应办公自动化趋势，为医院档案管理工作赢得更多发展机遇，不仅需要医院方面做出努力，还需要档案管理工作人员提高自身觉悟和工作能力。档案管理工作人员要转变传统的管理方式，服从医院的安排，主动通过各种形式了解和学习现代高新技术，努力适应办公自动化环境，积极与各科室进行交流和沟通，树立高度的责任感和信息保密意识，对传输完毕的档案信息要妥善保管或及时进行销毁处理，及时排除信息资料泄露的隐患，档案管理人员要在实践中摸索办公自动化模式的规律，积累工作经验，更好地完成档案管理工作。