从文档一体化看工程项目文档控制工作

2018-02-06李鹭

智能城市 2018年3期

李鹭

中国寰球工程有限公司北京分公司，北京 100012

在档案管理中，电子文档管理业已是主要的档案管理形式。工程项目文档是比较复杂且繁琐的，涉及工程项目建设的方方面面，是工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、电子、声像等历史记录，包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。实施文档一体化，能够有效贯通文件管理和档案管理两方面的工作，全面提升文档工作的整体成效。

1 工程项目文档控制的方式和途径

1.1 构建完善的计算机网络系统，实现文档管理的一体化

在工程项目文档控制过程中，实现文档一体化，应该积极构建完善的计算机网络系统，有效推动文档管理的一体化。在文档控制工作中，文件是档案管理的基础，很多文件本身都属于档案管理的范畴，都属于档案管理的内涵。文件和档案之间具有必然的关联，推动文档一体化管理，需要积极建构完善的管理网络和系统，有效优化档案管理的效益，全面提升文档控制的水准。依托于计算机网络系统，能够将零散、繁杂的文件予以规范化和科学化，同时还能够在很大程度上提升档案管理的标准，为档案管理创设良好的条件。依托于计算机网络，能够实现文档之间的有效衔接，工程文件和工程档案在计算机网络中实现信息数据或者资源的共享和共存，只有这样才能推动文档一体化。

1.2 构建规范化的文档管理标准，提升档案管理的标准化

工程项目文档管理中，科学的文档控制工作，应该基于规范化的文档管理标准，以此来全面提升档案管理的标准化和规范化，全面优化档案管理的整体水平。在文件管理和档案管理中，应该确立规范化的原则，确立清晰化的标准，以此来整体优化文档管理的标准。因此，在文档一体化过程中，应该明确文件的分类管理，设置条理清晰、名目清楚的文件科目，同时处理好档案的分类管理工作，充分把握文件管理与档案管理标准的异同，为文件管理和档案管理树立清晰科学的管理规范，实现二者信息或数据的共享。因此，科学明确的文档管理标准，是文档控制工作的前提，是文档控制工作的关键。

1.3 做好文件管理的前端控制工作，优化文件的形成标准

在工程项目文档控制工作中，文档一体化的实施，在于前期文件的形成是否符合标准、是否统一规范，这是文档管理的基础。因此，基于文档一体化的管理目标，在文档管理工作中，有效提升文档管理的效益，全面提升文档管理的水平，必须率先做好文件管理的前端控制工作，从电子文件形成的源头抓起，使档案从形成到利用的整个过程成为一个协调有序的系统工程。基于此，为优化文档一体化管理，为全面提升档案管理的水平，应该优化文件形成的标准。在文件形成初期，管理人员就应该具备文档一体化的意识，做好文件的鉴定与归档工作，既要确保文件内容的科学性与整体性，同时也要监控文件管理的整个流程，实现文件管理与档案管理的有机协调。

2 工程项目文档一体化管理的实施措施

在工程项目中，科学的文档一体化管理，需要依托于完善的实施策略，有效提升文档控制工作的整体水平，全面优化文档管理的效益。工程项目的文件及档案是相对丰富的，文档管理中，为提升文档控制的质量，需要运用科学的控制方法，运用科学的实施措施，以此来全面提升文档一体化的程度，更好地为工程建设所服务。

2.1 努力构建完善系统的运作保障机制

在工程项目文档管理中，推动文档一体化，需要积极构建完善系统的运作保障机制，有效提升文档一体化的整体程度。特别是在工程项目建设过程中，各个项目部会出现大量的技术文件，同时也会产生大量的工程建设记录，这些文件或信息都是档案管理的关键和基础。但长期以来，在工程项目文档管理中，这些信息或者记录等并没有得到人们应有的重视，经常容易出现文件损毁或者信息数据的丢失。因此，在工程项目文档管理中，应该努力构建完善系统的文档管理运作保障机制，确保文件搜集与整理的科学性，从源头上来保障文档管理的水平与效益，从根本上来提升文档管理的整体质量。在文档一体化实践中，科学的保障机制，除确保各类文档信息整理过程和搜集过程的科学合理外，更要努力优化文档管理的整体水平，明确文档归档、整理、分析等规章制度。特别是对于一些重点难点工程项目，在档案管理实践中，还需要同步做好档案管理人员的培训，使得他们明确档案管理的标准，熟悉档案管理的流程。

2.2 明确文档控制部门的职能和要求

在工程项目档案管理中，基于文档一体化来做好文档控制工作，离不开各个部门的组织协调。统筹协调，只有明确不同部门的职能和要求及工作方向，同时确立部门之间的协调处理机制，提升文档管理的水平，真正优化文档管理的效益。因此，在工程项目文档控制过程中，应该明确文档控制的相关职能，全面推进文档控制的有序运行。首先，在工程项目建设初期会产生大量的文件，包括合同等诸多内容，对于这部分内容的管理，也应该成为管理部门的重中之重。工程项目建设初期的诸多文件，是整个工程项目的指导性文件，直接反馈和决定着工程项目建设的方向和目标。其次，在工程项目建设过程中，会出现一些技术性或工程项目的变更。因变更而产生的文件也是非常重要的内容，因此在文档管理中，应该做好这部分内容的管理，全面提升管理的效益，全面优化管理的质量。最后，在工程项目文档管理中，还应该做好电子档案的管理。特别是在信息技术快速发展的今天，电子档案的管理是非常关键的。科学的电子档案管理，需要便捷快速的信息网络，同时也需要高素质的档案管理人才。

2.3 科学全面地做好档案信息的收集

在工程项目文档控制工作中，推动文档一体化的实施，需要科学全面做好档案信息的收集与整理及档案信息的分类与管理。工程项目是系统复杂的大型项目，在工程项目的建设过程中会产生大量的原始资料，同时也会出现大量的变更资料和补充资料，这些资料都可以成为文档管理的重要内容，因此有必要做好全面的档案信息收集工作。特别是在工程项目的建设过程中，因技术条件的改进、施工条件的改良、采购合同的变更等都会产生大量的新的资料，这些新的资料都会成为文档控制的重要内容。同时，由于工程项目是繁琐复杂的，若未对这些新资料进行汇总与分析，极容易影响文档控制的成效。所以，基于文档一体化的工程项目文档控制工作，实时更新工程项目的相关资料，实时更新工程项目的相关内容，实时补充新的资料，并确保资料内容的完善原始且科学可靠。

3 工程项目文档控制工作的保障机制

在工程项目建设过程中，科学优化文档控制工作，全面保障文档控制的质量，有效提升文档控制的水平，应该落实完善系统的文档控制工作保障机制。在信息技术快速发展的今天，文档一体化的关键在于计算机网络，更在于科学的管理理念。因此，只有树立科学的文档管理理念，才能真正提升文档管理的水平，真正优化文档管理的效益。

3.1 积极更新文档管理的理念

在信息技术快速发展的今天，计算机网络运行速度及计算机网络存储能力突飞猛进空前提升，科学的文档一体化管理，需要充分依托于计算机网络。因此，在文档控制工作中，管理人员应该积极转变观念，积极优化自身的计算机思维，积极优化自身的信息素养，充分借助于便捷快速的计算机网络来开展文档管理工作，优化文档管理工作。管理人员应该及时将纸质类资料或文件，转变为电子文件，并做好电子文件的保存与管理，以有效提升文档管理的水平和效益。

3.2 明确文档转化的技术路线

在工程项目文档控制工作中，很多文档都是以纸质形式而存在的，虽然也存在电子文件的形式，但诸如合同、工程方案等仍以纸质文件最为完善。在信息技术快速发展的今天，推动文档一体化，管理人员应该明确文档转换的技术路线，尤其是树立科学的标准，推动纸质文件到电子文件的转变。同时，要树立科学的标准，保障纸质文件转换的质量，避免相关数据的遗失。特别是一些手写方式与电子文件方式之间存在着较大的差异，若盲目转换，很可能会产生较大的错误。