浅谈基建工程档案信息资源共享实践思考

2018-02-05熊丛文

智能城市 2018年20期

熊丛文

在21世纪，随着信息网络平台的不断完善，信息交融与共享效果也得到了大幅度提升。档案信息资源是基建工程项目的重要资料，该资料为基建工程施工建设提供了非常有价值的参考方案，从而有效推动了基建工程的良好发展。此外，为全面提升基建工程档案资源的实用价值，必须重视大力实现基建工程档案信息资源共享。本文将简单分析基建工程档案信息资源共享的可行性，并从保护知识产权、提高工作人员的保密意识、构建共享平台、加强档案信息化动态管理工作、做好基建工程档案的立卷归档管理工作、培养高素质档案管理人才等六个方面分层浅谈基建工程档案信息资源共享方案。

1 基建工程档案信息资源共享的可行性

从狭义视角分析，基建工程档案是基建工程项目建设活动中直接生成的文书、图纸、报表、音频与视频等资料，这些资料具有极高的实用价值，不仅可以在环境监测、房地产测绘等特定时期进行使用，而且能够在水文与气象的长期观测中予以有效应用。通常，在基建工程施工中，地质与水文条件大多较为稳定，在此观测活动中，可以直接参考前期档案资料，以此节约勘查时间与相关费用，提升档案信息资源共享效果。其次，基建工程档案能够为城建规划、房地产勘测、建筑设计、施工计划、企业房屋确权和各项房产纠纷以及突发事件解决提供参考依据，可以说基建工程档案是城建档案的重要组成部分。在信息时代背景的影响下，实现基建工程档案信息资源共享已成为基建工程档案管理的重要环节，简而言之，实现基建工程档案信息资源共享是提升档案使用价值与基建工程档案管理效果的核心。

2 基建工程档案信息资源共享方案

2.1 保护知识产权

当前世界各国已经纷纷致力于知识产权保护工作，对此制定了各项信息法律与相关政策，并将其用于实现信息资源共享。从微观视角来讲，基建工程档案资源属于技术资产，是技术人员的劳动成果，凝聚着他们的智慧，具有创新价值和技术优势以及竞争资本，因此，基建企业应该将基建工程档案作为本组织的知识产权和技术人员的专利，采用法律手段予以保护，在信息资源共享过程中，不得损害本企业和技术人员的合法利益。

2.2 提高工作人员的保密意识

实现基建工程档案信息资源共享，确保档案信息资源的安全运用，企业必须重视加强档案管理人员的职业保密意识，首先要从档案信息管理细节做起，引导档案管理人员全面优化档案信息资源共享管理流程，在日常工作中逐步提升自身的职业素养和保密意识。某企业就配合内部保密机构进行了涉密信息排查工作，逐台计算机进行检查，确保上网计算机上没有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平台宣贯了信息共享安全的重要性，提高了全员的安全保密意识。

2.3 构建共享平台

目前，互联网技术在不断发展，为实现基建工程档案信息资源共享提供了多种技术支撑，基建工程企业应充分运用互联网技术和先进的软硬件设施构建完善的档案信息资源共享平台，组建档案管理网络。需要注意的是，网络版基建档案管理能够在本单位内部或者多个网络用户的支持下，由不同角色合作完成基建工程档案信息的整合、鉴定、使用、编制等工作，同时，运用设置系统管理权限的方式来进行用户验证，确保基建工程档案信息资源的安全共享。另一方面，构建档案信息网络服务系统，必须重视促进基建工程档案信息资源共享平台和档案信息网络服务系统的对接，实现内网联动系统、外网联动系统、安全应用平台和数据传输设备的一体化。除此之外，要确保基建工程档案信息资源共享平台能够自动识别不同用户，完成所有用户权限配置与身份验证工作，在实现基建工程档案信息资源共享的同时确保不泄密。

2.4 加强档案信息化动态管理工作

开发有价值的档案信息，加强档案信息化动态管理。首先要确保数据库的安全和稳定，保证数据管理的规范性，将先进的计算机技术引入到文书档案的管理中以提高文书档案的自动化管理水平，使档案信息资源共享与本企业的信息化建设同步规划、同步发展，同时，要以档案利用为导向，按“存量档案数字化，增量档案电子化”要求，加快档案数字化进程，提高新增档案电子化水平和信息资源共享效果。另外，要全面改善基建工程档案管理的硬件设施和软件设施，引进新的管理理念，建立专属性档案管理网站，保证档案信息资源共享的安全应用，加快对内部网络信息平台的建设，从而全面创新档案管理模式，努力实现基建工程档案信息资源共享与信息化管理。

2.5 做好基建工程档案的立卷归档管理工作

所谓档案的立卷是在收集齐全有关档案的相关资料后，由文书处理部门和档案管理部门根据资料所属档案的类别分类管理，然后，编目装订，逐步成卷以形成完整的基建工程档案资料。从广义视角来分析，基建工程档案立卷归档管理工作的第一步是全面重审档案卷宗，查看档案文件是否齐全，对于不属于立卷归档范围的文件，要予以剔除，检查卷内档案文件是否有一定的联系，对于无联系的内容应及时挑出归入有关卷内。而且，档案管理人员要对卷内文件的排列进行系统的检查和调整，保持档案文件之间的联系，确保每份文件的位置相对固定。

第二步要做好案卷软封面的编制工作。调整好案卷之后，要重新编制封面，通常，封面包含的内容与预立卷时编制的卷宗封面内容相同，但是应该根据调整后案卷的具体内容、相关问题拟写标题和确定其他项。

第三步，要优化检索工具。所谓的“档案索引”是把反映一定内容或者某个具体问题的档案用一定的方法，以相对固定的格式编制成的一种便于查找的工具。对于基本完成立卷步骤的案卷，档案管理人员应通过编制并利用检索工具，使得整个归档管理工作有序而高效。在日常管理工作中，一般可通过设计索引目录，建立标准图、档、卡、册、表并利用计算机等多种途径进行检索。

第四步，要将立卷后的案卷排列上架，要维持调整、组合后的系统性和相互联系性。最后，做好档案资源的入库保管工作，在档案文件接收入库后，由档案管理部门进行统一保管。如果保管不善，不仅会损毁档案，而且会影响档案的利用，给本企业造成无法弥补的损失。

2.6 培养高素质档案管理人才

提升基建工程档案管理质量，实现档案信息资源共享。发挥档案资源的使用价值，离不开人才队伍的支持，基建工程企业要重视培养青年骨干精英，合理分配档案管理干部职位，在培训工作中，应秉承按需培训的方针，引导青年工作人员在短时间内进入本职角色，顺应信息时代的要求，在日常工作中发挥创新意识，保护档案机密，努力挖掘有价值的档案资源，全面推进档案管理工作的规范化、信息化、现代化与高效化。此外，企业应教导档案管理人员恪守职业道德，坚守档案机密，在实现档案信息资源共享的过程中不得消极怠工或者破坏档案记录。另一方面，基建工程企业在档案管理人员的培训工作中，应注意制定一份良好的培训计划，确保该计划是从企业战略和基建工程档案信息资源共享的角度出发，在全面、客观的培训需求分析基础上做出系统性的规划和方案，使得培训计划与培训活动能够有序进行和实施。与此同时，要注意精选培训课程，构建完善的课程设计与开发模型。目前，最常用的培训课程设计与开发模型有三种，分别是ISD模型、DACUM模型和ADDIE模型。其中，ISD模型属于系统化设计模型，是以档案信息资源共享理论、传播理论和学习理论为基础，并运用系统理论的观点和知识，分析基建工程档案信息资源共享需求与具体措施。DACUM模型是通过档案人员职务分析和基建工程档案信息资源共享分析来确定档案管理这一职业对人员的能力要求和基建工程档案信息资源共享所需要的系统方法。ADDIE模型综合性与系统性很强，要求档案管理人员在培训活动中应清楚地认识到自己所学习内容、学习方法以及准确判断自身的学习效果，并学会将所学知识应用于基建工程档案信息资源共享实践中。