浅析信息技术应用对勘察设计企业档案工作的影响

杨楠

摘 要：自上世纪80年代以来，以计算机和互联网为主要特征的信息技术被勘察设计企业广泛应用，在深刻改变企业管理工作模式，提升企业勘察设计水平和效率的同时，也对企业档案工作产生了深刻影响。本文结合勘察设计企业信息技术应用和发展历程，归纳其对档案工作带来的影响，总结信息技术广泛应用下，企业档案工作所面临的问题，工并提出相应的解决途径。

关键词：信息技术；企业档案工作；解决途径

1 信息技术在勘察设计企业的应用历程

信息技术在勘察设计企业的应用主要体现在计算机以及互联网技术的使用。其主要历经了以下三个阶段：

第一阶段。这一阶段从20世纪80年代开始至20世纪末结束。应用范围和实现功能较为有限。主要是实现了分析计算，统计检索、打印报表、计算机出图等。目的是解决涉及过程中复杂的计算和计算机的辅助设计问题，将设计人员从繁琐的手工计算和手工绘图中解放出来。

第二阶段。此阶段从20世纪末开始，随着互联网技术的广泛应用、专业应用软件以及CAD技术的广泛推广，各专业设计人员开始由“甩掉图板”阶段跨入到各专业的应用集成阶段，实现了专业间的信息共享，即“勘察设计一体化”。

第三阶段。高度集成，协同作业阶段。通过信息技术的运用将各专业的设计软件进行系统化的集成，促進企业业务流程优化重构，形成一个覆盖勘察设计全过程、各环节衔接、互相协调、资源高度共享、智能化的工作模式。其突出代表就是建筑信息管理系统（BIM）在勘察设计领域的运用。

2 信息技术应用对勘察设计企业档案工作的影响

（一）档案归档量成倍增长

随着信息技术的发展和应用，改变了勘察设计企业的管理与生产方式。以铁路设计企业为例，在七八十年代，勘测一条100公里的新建铁路需要导线组、基平测量组、中平测量组、地形组约60-70人，通力合作两个月才能完成测量，绘制出横、纵断面图提交给下序专业进行设计。而今，勘测一条100公里的新建铁路只需要1个8人的勘测组，一台全站仪利用10天左右的时间完成测量数据的采集，然后通过相应的横纵断面程序软件将全站仪中数据直接导入，生成CAD横纵断面图提交给下序专业开展设计。信息技术的运用，极大的提高了勘察设计企业的生产效率，同时，档案的归档量也出现成倍增长的态势。1987年我院的科技档案归档量为822卷，至1998年增长到了5006卷，至2016年就已经达到了12128卷，是1987年科技档案归档量的15倍。

（二）档案整理方式由手工整理向计算机录入转变

档案整理主要包括分类、标识写号、组卷、编制卷内目录、备考表以及编制案卷索引等。在计算机出现之前，所有的档案整理工作均需要手工完成，单个项目科技档案整理周期长，且整理过程费时费力。自二十世纪末，各勘察设计企业陆续将计算机引入辅助档案管理，开启了档案的信息化建设。档案整理方式也开始由单纯手工整理向计算机著录整理转变，并且在一定程度上提高了档案的整编效率。

3 信息技术应用给勘察设计企业档案工作所带来的问题

（一）待整档案积压严重

信息技术的进步，极大的提高了社会的劳动生产力。随着勘察设计企业设计出图周期的缩短，企业承揽项目在数量和规模上逐步增大，科技档案的归档量也在逐年递增。虽然档案与其他各专业的信息化建设是同步开始的，信息化建设相对滞后，档案整理方式没有得到有效改善，档案整理效率提升效果有限。这样一种劳动效率的不匹配，造成了待整档案出现了积压。档案部门是企业内部职能管理部门，近年来勘察设计企业大趋势是加强生产，精简职能。因此，从目前的档案整理方式和劳动效率水平上看，档案部门不论是在人员数量还是在人员结构上都对逐年递增的归档量力不从心。周而复始，若再不作出改变，企业内档案整理工作将步入不良循环，甚至影响整个企业档案管理工作。

（二）档案提供利用工作已不能满足需求

随着项目数量和规模的增大，企业内各部门对档案信息需求呈现出上升趋势。因此，从一定意义上讲，档案部门提供利用的内容、方式和效率，就成为了档案是否能够发挥其凭证、情报价值的试金石。但从目前情况看，档案部门提供利用的方式相对单一，借阅手续繁琐，借阅效率相对低下。虽然已经形成档案的文件级条目数据库，但是开放范围有限，仅供档案人员使用。提供利用内容仍与传统档案管理模式无异，以提供档案实体为主。没有对档案内容信息进行挖掘，没有提供系统的或经组织的档案信息。单一的内容、方式以及相对繁琐和低下的档案借阅效率，成为了制约档案价值发挥的因素。同时，也在一定程度上成为了制约企业发展的短板。

4 解决途径

（一）改变传统的档案管理思路

信息时代下的档案管理应该将传统档案管理思路进行转变，将注重档案实体管理逐步转变为注重对档案信息的管理，在做到“存量数字化、增量电子化”的基础上，对档案信息进行重新组织和挖掘，改变档案服务方式，将所创造出的档案知识产品提供给企业各业务部门，从而最大限度的发挥出档案的情报和历史文化价值。在这样的思路之下，档案部门就需要积极推进档案信息化建设，其工作重点应该包括：一、积极探索对各类电子档案的管理，建立或完善本企业的电子文件元数据管理体系，为电子档案的真实、准确、完整奠定基础。二、加紧对馆藏历史档案开展数字化扫描工作，从而充实档案信息，填补空白，为档案信息提供利用打下数据基础。

（二）对档案管理系统进行改造升级

目前，勘察设计企业所采用的档案管理系统多为单一管理系统，此类系统已经落后于时代的发展，需要进行改造升级。而新的档案管理系统应遵循以下的标准：首先，新的档案管理系统要与企业内其他行政管理系统、人力资源管理系统、财务系统、各专业的设计系统实现集成，最大限度的收集各类电子文件，为进行档案信息整理以及知识挖掘提供数据支撑。其次，利用信息手段提升档案实体整编效率，解放档案部门人力资源。新系统应实现利用前端收集电子文件信息，通过条码将前端信息与档案实体进行串联，实体归档后可通过扫描方式完成信息提取自动生成文件目录，从而提高档案整编效率。

（三）加强档案服务意识，引进和聘用专业技术人才

档案管理人员的专业素质决定档案管理工作的质量。因此，注重引进专业人才，培养综合素质强的技术员工，是做好档案管理工作的关键。对于档案部门各级管理层来说，就要扭转传统意识，加强员工基层服务意识，组织和聘请相关专业技术人员进行培训讲座，让员工积极创造新思路，为档案信息化建设作出贡献。

参考文献

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