现代企业档案管理模式与创新思考

曹磊

摘 要：档案作为企业管理中的的重要环节，为企业发展提供数据信息支持，在当前的发展趋势当中，对档案进行现代化管理已经成为了主流，但是由于技术的局限性和一些历史问题，在进行档案管理工作时，难免会碰到一些问题，对档案的管理工作产生影响，譬如管理人员的档案管理知识储备不足，操作不合规；标准化水平较低；另外，对于档案管理工作的重视不够，导致投入不足等。而如何改变现有的档案管理模式，进行档案管理的创新与发展成为了档案工作人员需要思考的问题。笔者根据相关文献，从档案管理当中存在的问题出发，对当前档案管理存在的不足进行讨论，并讨论如何进行档案管理模式的创新。

关键词：档案管理；现代企业；创新斯考

随着计算机和网络技术的应用，以及科技的突破和经济环境的改变，现代企业档案管理也发生了巨大的改变，网络化为档案工作的发展提供了巨大的空间，应用计算机网络技术使档案的服务功能得到明显提高。现代化档案管理是指在档案管理中注入现代化技术和管理理念，并借助现代化设备来进行档案的管理工作，以做到档案管理的高效和智能化，让档案管理工作的管理水平不断提高，为了让档案管理工作不断完善，我们需要对当前档案管理中存在的问题进行分析并提出解决对策，来实现现代化档案管理的进步。

1 现代企业档案管理存在的问题

1.1 创新意识不足

目前，许多档案管理人员受到传统档案管理思想的束缚，无法跳出圈子来看待问题，没有革新意识，没有改革觉悟，导致档案管理工作一直止步不前，没有突破。也正是因为档案管理创新意识的缺乏以及创新手段的匮乏，导致了目前档案管理出现瓶颈，严重的制约了现代企业档案管理的进步[1]。

1.2 企业的档案管理体制仍处于旧式传统管理

随着社会的信息化发展，知识管理和信息管理的意识在现代企业中所占的比重越来愈大，管理意识也越来越强，通过办公自动化及信息管理等手段应用来促进企业信息化的发展[2]。但现实的企业档案管理模式却一直处于传统、旧式管理，档案未实现信息化及共享，且分散管理于每个部门中，没有进行有效的档案整合及科学的规划。

1.3 档案工作人才缺口较大

随着档案管理的发展，对于档案管理人员的综合素质也有了新的要求，但是就目前档案管理人员的情况来看，综合素质偏低，在管理水平上比较欠缺，在档案管理上束手束脚，技术应用方面也存在较大的局限性，管理水平和档案业务精通的综合性复合人才更是少之又少。由于档案工作人员的技术水平局限性，在当前的网络环境下，无法使用当前的网络技术来进行档案的管理工作，使档案管理的效率大打折扣，也无法使当前的管理技术得到进步。

1.4 对档案管理工作不重视

现今，社会各界对于档案管理工作的认知不足，导致了对档案管理工作不够了解，也正是因为认知不足，对于档案管理也不够重视，在进行档案管理时资金投入不足[3]。导致在进行档案管理时要么场地不足，要么设备落后，更有甚者基本管理软件技术落后，导致在进行档案管理时，无法满足现有的工作需求，也无法进行数字化建设，这就让档案管理水平止步不前，严重制约了档案管理水平的提高。

1.5 管理软件缺乏统一标准，体制僵化

对于整个档案管理来说，其自身具有工作量大、工作分散性以复杂性特点，为了对其进行有效的管理，一般都会进行管理软件的应用，但是目前对于档案管理软件并没有一个统一的标准。在管理软件的开发上面，并没有以国家为主导的，标准化的软件出台，基本都是自主研发的一些管理软件，不仅不符合国家设计标准，功能单一，软件的一些筛选计算功能低下，数据库容量小以及共享性差。这给档案的管理带来了许多的困难，再加上管理体制的僵化，严重的阻碍了档案管理的发展进程[3]。

2 现代企业档案管理模式创新思考

2.1 加强档案管理工作的制度化和标准化建设

档案管理标准化是档案管理现代化的一项重要基础。档案管理现代化是建立在先进的技术、严密的分工和广泛协作的基础上的[4]。信息时代，档案信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准来进行规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、檔案资料的共享等，都需要通过制定和建立各类档案管理标准，形成档案管理标准体系，只有这样才能够确保档案管理现代化各项工作的有效实现，遵循标准，推进标准。

2.2 大力进行高素质的档案人员培养

在整个档案管理创新与发展中，档案工作人员有着极其重要的作用，为了提高档案管理的水平，提高档案管理的效率，加强档案管理的规范性，就必须从档案管理员工入手，来进行档案管理工作的建设。加强档案工作人员的工作能力，要定期对工作人员来进行培训，将现行的一些技术手段和先进设备的使用方法进行传授，还有在新形势下的档案管理所必须具备的网络操作技术，也必须进行教导，例如一些基本的计算机操作技术，多媒体技术以及一些微缩摄影技术等等，将一切涉及到档案管理工作的相关技术做好普及，确保工作人员在进行实际操作时能够不出问题，确保档案工作的顺利进行。

2.3 加大资金的投入，进行技术的引进和革新

数字化建设需要有较高的资金投入和较高的技术投入，尤其是在进行数据库建设时，需要投入大量的人力物力来进行新技术的开发和研究。数据库技术的应用是数字化管理的核心，也是实现现代化管理的重要环节。利用计算机技术，经过编程和处理能够让其对数据库中的数据和资料进行计算和分析，以检索出自己所需要的信息，从数据库技术的工作原理上，我们可以发现，它实际上是对数据进行管理和处理的一门信息处理技术。在进行实际应用当中，我们可以利用这门技术进行数据的分析、检索和处理并且能够对其进行不断的补充扩展和更新。因此，在建立数字化管理中心时，必须要加强数据库技术的使用，提高档案的管理能力和管理水平。为了实现档案现代化以及数字化管理，进行管理模式的创新，就必须要加大资金投入比例，进行技术的创新和引进，才能让技术和设备、人才到位，才能实现管理的优化。

2.4 对档案的工作机制进行开拓创新

在企业档案事业发展的几十年里，虽然已经有了一定程度的发展，也取得了一定的成绩，但随着社会的不断进步和发展，市场经济逐步的建立和完善，信息化和网络化时代也逐步的到来，档案管理工作开始面临一定的挑战和机遇。因此，档案管理者要进一步拓宽视野，对档案管理机制积极的进行探索和创新实践，不断的拓宽服务的领域和范围，对服务的方式和机制要改进方式，完善手段，大胆实践，让企业档案管理对企业经济发展发挥出应有的作用[5]。

3 结语

在当前的社会经济环境下，进行现代企业档案管理模式的转变和创新是时代发展的必然诉求，我们要正确的认识到现阶段档案管理的不足，并针对这些不足做出改变和调整，来促进现代企业档案管理的发展和进步，创新和突破，提高现代企业档案管理的水平。

参考文献

[1]吴芳.科技企业中的档案管理问题与创新思考[J].中国管理信息化，2017，20（04）：172-173.

[2]周宏.国有企业档案管理的创新思考[J].现代经济信息，2016，（02）：45.

[3]温碧梅.对企业档案管理创新工作的探讨[J].办公室业务，2012，（11）：61.

[4]巩颖勤.企业档案管理创新工作的思考[J].河南理工大学学报（社会科学版），2008，（03）：342-345.

[5]黄平.国有商业银行省级分行经营管理体制研究[D].西南财经大学，2000.endprint