探寻有效解决措施，加强人事档案管理

张晓双

摘 要 近年来，我国的社会主义市场经济发展迅速，人力资源逐渐成为现代企业发展中重要的核心资源。而知识经济时代的到来，更使得人们对现代人力资源的管理工作更加关注。人事档案管理工作，可以说是人力资源管理中最为重要的环节之一。因此，充分对人事档案管理工作中存在的问题进行分析，并深入探寻有效的解决措施，加强对人事档案工作的管理，以此来促进企业的进一步发展，已成为广大企业人事档案管理工作者亟待解决的重要课题。

关键词 人事档案管理 解决措施

中图分类号：D523.2 文献标识码：A

1当前档案管理中发现的问题

要想在激烈的竞争中获得生存与进步，首先要解决的就是传统的人事管理里的许多弊端。能在新形势下做好人力资源的档案管理，是每个档案管理人员的当务之急。长期以来，人事档案管理工作的重心是先有效控制人事的流动；其次才是在组织调动和人事流动为基础上，档案管理部门单纯地、一味地用管理意识去处理各类人力资源的存档工作，但从来不顾及单位运营和这些人的关系。由于轻服务、重管理，仅仅把员工看成被控制、被管理的对象，把各种人事档案看成控制人力资源流动和管理人的制约工具与主要手段。这种做法不能最大限度的激发员工的工作积极性，同时服务对象也容易对档案工作造成误解。同时，档案管理的工作人员和被管理对象时常产生对立的情绪。如果解开这个死结，需要有基本的初步认识。

2目前我国的人力资源管理体制方面存在的主要弊端

（1）下级机构人力资源档案常常归多头管理不但档案的隶属关系。十分混乱，而且多方档案管理对个人档案进行管理时，各方的管理方法杂乱，各种分割严重，总体来看，各类企业、事业单位档案管理的工作都是各自为政。多头管理很容易产生“死档”、“弃档”，数量会渐渐增多，不能很好的实行现代化及标准化管理，容易发生扯皮、相互推诿、职责不清的现象。

（2）目前的档案管理中，工作在一线的能手比例降低很多单位领导人为档案管理工作是无关痛痒的工作，乃至认为其可有可无，部分单位里从事档案工作的人员或是毫无工作经验的年轻人，或是年老体弱者。

3人力資源的档案工作特点

人力资源的档案管理与其他岗位的管理工作不同，首先，人力资源方面的管理和服务对象是人，人具有主观分析能力和判断能力，并且具有一定的流动性。档案管理工作主观性地决定了，无论处于何种条件，人力资源的档案管理都要比其他档案管理复杂，并且繁琐、多变。其次，在具体档案管理的实施时，服务的对象表面上具有很大共性，实际上又有很大差别，这不仅有社会因素，也有服务对象的个人因素。常常表现为对象间具有不同的定期目标、个人能力、工作水平、个人履历、工作态度等，人力资源的档案管理就需要引入过程化的管理，与此同时，从事档案管理的工作者要更敬业、更专心、更细心。最后，人力资源方面的档案管理工作具有普遍的社会性，人和人的相互交往及因此而产生各种内在与外在的联系。使工作者在实施管理过程中不但要顾及每个对象的个性，而且要考虑各个对象间的团队协作关系，也要注意这种关系对整个结构带来的影响。人本服务是档案管理工作的时代性特点，它展现了现代档案管理的核心。人本服务就是从每个员工角度出发，把人放在服务的第一位置，明确人在整个服务里的地位。人力资源的档案管理从业人员不能得到周围人所有的官位、薪资，得不到应有的社会认定。长期以来，就造成档案管理人员不断减少，导致档案的管理水平逐年下降，所以要深刻意识到，档案的管理工作任重而道远。

4要增强档案管理的规划与服务意识

首先，档案管理的重要主要部分是人力资源，人力资源的管理及服务对象包括单元人员的学历结构、数量和个人的素质能力。对档案进行管理时，人不但是主体，同时也是客体，不论是人员分类与定编，均是档案管理的对象。企业对员工的招聘、薪资计算工作、劳动合同签订、劳动关系办理、人力资源规划、绩效考核等都必须有明确的流程或制度做支持。同时通过实际的实施，再不断完善制度。其次，有关服务意识教育。档案管理工作者应该克服可有可无的观点，应该深刻认识到档案管理也是生产力，认识到做好档案管理是增加企业经济效益。如果某个单位不安排专门人员负责人力资源的档案规整，将导致企业没有人力资源记录，严重影响企业正常运转，从事档案管理的工作人员必须与时俱进，克服自己的管理误区，认识到自己工作的重要性，不仅要服务好每一个对象，还要服务好全局和大局。

5分析现存的档案管理问题

5.1缺少必要的法律

目前，我国的档案法律法规里还没有人力资源的档案管理概念及有关法条，法律里还有很多空白地带，严重的阻滞档案管理工作有序发展。

5.2档案管理与服务水平的提升关系

到体系建设和窗口服务这两个方面，这需要档案的管理人才在建立档案过程中，需要业务熟练、高素质的技能型专业人才，才可以立足管理工作的设计与规划；拥有服务性人才，才可以提供科学的服务，发挥好档案管理系统的功能，确保档案服务系统正常平稳运行。

5.3档案管理工作出现投入不足问题

依据市场规律，档案管理的前期软件开发和信息化切换，都要一定的资金投入。各个对此投入都十分有限，不能系统地开展档案的基础建设工作，严重影响人力档案工作的数字化推进。

6结束语

人力资源档案所提供的信息及服务的优劣都对单位管理工作的针对性与实效性产生一定的影响，人力资源的档案管理不但是一个部门、一个单位实行人力管理的重要环节，同时，也是主要的构成部门，同单位的发展壮大有着紧密联系。总而言之，档案管理给人力资源有关信息的开发式管理与社会化提供重要保障。人力资源的档案管理部门应该体现以人为本的中心思想，分析其中存在的问题，不断改善管理措施。endprint