工程资料与工程进度的同步收集及整理

武玉传

摘 要：本文主要论述施工单位在建设工程施工过程中，工程资料工作如何才能做到：“完整、准确、系统、安全和有效”，工程资料收集及整理日常工作与施工进度同步。

关键词：档案资料；工程进度；同步收集及整理

中图分类号：TU712 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）01-0115-01

1 前言

工程资料是工程在组织建设、管理、过程控制、竣工验收等工作的写实；是反映工程实施行为、安全质量控制状态、评定验收结果的记录；同时也是工程安全质量追溯的主要依据，工程竣工资料的重要组成部分。为此笔者根据多年工作经验，就施工单位在建设工程施工过程中工程资料工作如何才能做到：“完整、准确、系统、安全和有效性”，工程资料收集及整理日常工作如何与施工进度同步？等方面进行了总结、归纳和分析，供工程技术人员参考。

2 工程资料做到“完整、准确、系统、安全和有效”

根据多年工程资料工作经验所知，大多数施工单位项目部对工程资料工作的重视度不强，一心抓施工安全、施工质量、施工进度。对工程资料的所谓管理，往往重视不够，那么施工单位在施工过程中，工程资料工作如何才能做到：“完整、准确、系统、安全和有效”。下面将结合笔者所参与项目的档案管理实际经验进行浅略阐述[1]。

2.1 项目部硬件建设-独立档案室

在工程资料向建设单位移交前，项目部要配备档案库房、装具以及采取具备防火、防尘、防盗、防光、防潮、防高温、防有害气体、防有害生物（八防）等防护功能的措施，保证工程资料实体和信息的安全。

（1）项目部应有独立的档案室，档案库房与办公用房应分开。档案室面积不少于20平方米。（2）档案室的位置选择。首先应考虑避光通风良好的房间，不宜在最低层（档案库设于楼宇底层时，必须采取防潮、防水措施）。（3）档案室应配有温湿度计、防虫防霉药品。档案库房应配备干粉灭火器，禁止在档案库房及办公区存放易燃易爆物品及食品。禁止在档案库房及办公区无人情况下使用各种电器。（4）统一采用钢制的封闭式排列架规格存放档案盒，排列架排放应与墙壁保持不小于0.08m的距离，不能直接靠在墙上。（5）档案室应配备具有除湿功能的空调或独立的除湿机。（6）档案室库门要随时关闭，入门处安装防鼠板。（7）根据文件材料选择厚度适宜的档案盒。档案盒质量应符合档案要求规定。（8）档案室应安装防盗门、防护栏和遮光窗帘，门窗要加装防尘密封条。（9）档案管理制度、档案管理网络图统一上墙。（10）档案室配备专用的复印机及激光打印机，专人使用，以保证归档工程用表打印质量，同时也能更好地对激光打印机设备的维护。（11）档案室应配备计算机，同时配有足够大的移动硬盘，定期对电子文档进行备份。

2.2 编制项目部工程资料管理工作实施细则

根据建设单位《工程文件归档及档案整理管理办法》中对施工单位的有关要求，编制本项目部工程资料实施细则。编制原则：条理清晰，简单实用，责任到人，工作同步，有序可控。本细则在日常工作过程中，要求相关部门及人员高度重视，责任到人，切实做好日常工程资料的收集、填写、汇总、定稿等工作，并在项目部成立以项目经理为组长工程资料管理领导小组，领导小组进行定期检查，发现问题及时内部整改总结经验，对工作表现好的进行适当奖励，对工作中确实因个人责任心问题，影响工程款结算的，予以警告、罚款、清退三级处罚管理。

2.3 工程资料日常管理工作做到闭环管理

实行领导负责制，确定各部门及档案工作人员的岗位职责。制定可行的规章制度，对工程资料实行统一管理，确保工程资料工作与工程建设同步进行。项目部工程资料管理领导小组每月20日对本月的工程资料工作进行内部检查，并形成会议纪要，闭环管理。如本月有验收、验工项目的，22日向现场指挥部档案室移交正式工程资料。项目部根据档案工作突发事件应急处置预案中规定，定期进行档案工作应急演练，确保工程资料收集及整理过程中的工作人员应对突发事件的应变能力，确保工程资料收藏安全。

2.4 工程资料收集及整理入档过程控制

应及时收集、整理已完工的分项工程资料，做好已完工的分项工程档案的预立卷。在分项工程完工后一个月内将收集、整理好的工程资料移交现场指挥部档案室，并做好移交手续。

（1）应在工程竣工验收后6个月内，及时向现场指挥部档案室移交完整、准确、系统的，能够全面反映工程建设活动的全过程的工程档案资料。（2）档案工程材料种类多，数量大，项目部各部门部长主责，部门内设置专人与档案员对接，对施工各阶段工程档案材料进行收集，整理，按合同要求将工程档案资料数量齐备、整理规范，及时向建设单位移交。每次工程资料打印前必须各方确认无误后方可打印。并填写内部档案资料接收互签确认表（3）工作流程如：部门专人填写→部门负责人审核→档案员收集汇总。

2.5 工程资料收集及整理入档过程的巩固和提高

档案工程资料收集及整理进度原则上与施工进度同步，那么如何确保同步性呢？针对现场发现的这个问题，我们在以下几个方面予以巩固和提高：

（1）项目部主管领导高度重视档案工程资料收集及整理日常工作，必须将该项工作与施工安全、施工质量、施工进度一起抓。并且要將档案工作纳入项目部周例会及月度生产例会中。档案负责人要在项目部周例会和月度生产例会上单独汇报档案工作的开展情况及存在问题。（2）项目部设置专职档案员，项目部各部门、各专业必须配置专职资料员，并且要分工明确，职责清晰。各专业资料员需具备本专业的基本专业知识。（3）项目部领导摒弃资料工作岗位不重要的传统观念，适当提高从事档案工作人员的待遇。（4）为确保档案工程资料所需的内业资料的完整性、准确性。各专业资料员在工程部的领导下，在项目开工前，加强与建设单位档案部门、监理单位沟通工作，并将档案入档所需的各专业：施工日志、施工月报、施工安装记录、检验批、分项、分部、单位工程等资料，先做一个样表（电子版），报审监理及建设单位档案部门予以审核，审核通过后再做正式内业资料并报审。这样可确保档案资料的完整性、准确性。因为现阶段国内地铁工程验收标准各城市不统一，档案资料表格填写的不规范，所以该条是在地铁工程内业资料收集及整理工作中，显得尤其重要。（5）各专业资料员需加强和项目部各部门、作业队的内部沟通协调工作，时刻掌握现场施工进度和物资材料进场批次和时间。提前做好有关内业资料并报审。

2.6 工程影像资料收集及整理

工程影像资料收集在施工开展过程中，具有真实性、时效性，与施工进度同步，通过工程影像资料可真实反映关键工序和隐蔽工程的施工现状，也为展现施工单位的整体施工水平展现，提供了一个良好的平台，项目部需转变管理理念，高度重视该项工作，专业资料员必须具备一定的专业常识知识，加强专业资料员的技能培训，在开展工程影像资料收集工作前，必须进行专项档案技术培训[2]。

（1）项目部成立以总工为组长，各部长为副组长的工程影像资料管理小组，组员：各主管工程师，作业队长，各专业资料员，档案员。（2）工作分工明确，责任到人，形成闭环管理。项目部总工主责协调技术问题，各部长负责本部门日常工程影像资料收集工作，主管工程师制定本专业样表，档案员负责对上级档案部门进行专业对接，确认样表的标准性，可行性。作业队长负责现场施工分项作业的施工安排，资料员负责现场拍摄工作，按照工序先后，重点留影每一重要步骤的作业状况，并形成完整无缺的安装过程影像资料，资料员做好工程影像资料样表后及时移交档案员，并经档案员审核后归档备案。

3 结语

随着工程施工管理工作的不断深化，对工程档案资料的管理也提出了更高要求，实行档案资料的标准化，对加强工程项目管理，提高企业的管理水平有着十分重要的意义。我们应该在具体的工程管理实践中继续探索和总结，使企业的规范化管理迈上新台阶。

参考文献

[1]张慧.浅析工程竣工资料的整理[J].科技风，2011，（21）：191.

[2]成渝.建筑工程资料收集与整理策略探究[J].建材与装饰，2016，（17）：213-214.endprint