职业院校教学档案数字化管理探析

李姗姗

摘 要：随着计算机信息技术的不断发展，人类社会的信息量呈现出迅速增长的趋势。为了加速职业院校档案管理现代化建设，提高职业院校教学档案信息的服务水平，就需要对档案资源进行数字化管理。论文对职业院校教学数字化建设进行了分析，以期更好地为广大师生服务、为学校发展服务。

关键词：职业院校；教学档案；数字化

引言

雖然各高校在运用计算机管理档案工作方面，不论是档案信息存储、目录检索，还是案卷调阅，都取得了许多成果，有力地推动了档案管理信息化建设的进程。但是如何在档案管理观念、方式手段等方面进行有效的变革，使之既符合目前高校档案管理的现实，又适应未来档案管理的发展和建设，实现档案管理工作现代化，已成为各高校广大档案管理人员共同关注的问题。

一、档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术等数字技术发展而产生的一种新型档案信息形态，它具有科学计算、数据处理、实时控制，辅助设计、智能模拟、文字处理等功能。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技加工成数字档案形式，通过局域网、政府网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，提升了档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及客户服务提供高效率的全面服务。总之，档案数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来。逐步依托信息技术，使档案工作更为有效地为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务，已成为今后一个时期档案发展的必然趋势。

二、数字化档案的特点

第一，数字化档案依赖于数字化设备而存在，依赖于计算机的软硬件、数据库和网络系统。离开了计算机及相应的软件，数字化档案就无法生存、传递、识别。

第二，数字化档案的不稳定性。数字化文件的不稳定性决定了数字化档案的不稳定性。

第三，文字、图形、声音、影像等多媒体信息均可以单独或相互搭配构成数字化文件的内容，使得数字化档案的组成和结构要比纸质文件复杂得多。

三、基于B/S的教学档案资源数字化平台设计

（一）平台系统组成

在对教学档案资源需求进行充分分析的前提下，将基于B/S的教学档案资源数字化平台分为两个子系统：档案信息查阅平台和后台业务管理平台，各子系统功能模块见下表1。

四、教学档案资源数字化平台信息安全管理

随着教学档案信息化、网络化进程的不断加快，教学档案数字化信息所带来的安全问题是不容忽视的，在实际工作中需要从平台系统组成多层面加强管理，逐步防范，逐层解决。

（一）加强平台数据安全管理

平台系统中存储数字档案资源数据的安全问题是平台数据的安全问题，要确保平台数据的完整性、真实性和保密性，就要从数据库管理系统、平台操作系统等多方面加强管理，同时也要制定教学档案数据存储数据格式转换、数据备份以及电子文件保管和异地存贮等操作管理制度，使教学档案数据安全得以保障。

（二）加强平台网络安全管理

基于B/S的教学档案资源数字化平台是在互联网上进行档案信息发布、实现档案资源共享的，而网络存在着许多的不安全因素，教学档案资源数字化平台难免会受到电脑病毒、“黑客”入侵等影响，为确保平台的正常运行，必须加强网络级安全管理，建立相应的网络安全防御体系。

（三）加强平台应用安全管理

教学档案资源数字化平台系统在实际应用操作过程中会出现师生安全意识不强、口令选择过于简单、将自己的账号转借给他人或与别人共享账号等问题，造成教学档案信息泄密、甚至原始信息被篡改等严重后果，为避免这些平台应用出现问题，需加强平台应用级安全管理，尤其是用户管理层次的规范管理。

五、结语

总之，信息化时代的到来，要求职业院校建立教学档案数字化管理平台，从而提高职业院校的教学档案管理水平，促进教学档案的现代化发展。

参考文献：

[1]罗杰红，郭卫霞，张汉梅.高职院校教学档案资源数字化平台建设的研究[J].电脑知识与技术，2013，9（13）：2957-2959.endprint