提升水利工程档案管理水平的对策研究

姚甜甜

摘 要：工程档案是指从工程项目提出、立项、审批、勘察设计、施工、监理、验收和运行管理过程形成并归档保存的文字、表格、声像、图纸等各种载体材料的记录，是在工程建设过程中形成的具有价值的历史记录，水利工程也不例外，加强对水利工程的档案管理，是项目建设管理工作的需要，也是国家和水利部的共同要求。因此，探讨提升水利工程档案管理水平的方法对水利工程建设与维护具有非常重要的意义。

关键词：水利工程；档案管理；重要性；提升对策

“档案”一个从古至今都非常严谨的词汇，它展现着人类文明的荣与辱兴与衰，它的重要绝对不亚于GDP的增长，也绝对不亚于火箭的发射，“档案”的多样化展现出人类辉煌文明的进程。如今所有的行业都有属于自己的档案形式和要求，水利工程建设涉及的信息量大，档案分类复杂，参与单位众多，所以建立规范化的水利工程档案管理对于工程的顺利完成和后期的维护都具有举足轻重的作用。

1 水利工程档案管理在水利工程建设中的重要性

水利工程档案能够详细记录水利工程建设的全过程，并把建设、勘察设计、监理、施工企业的相关材料归纳分类保管起来，保证工程建设信息资源的完整并具有实用价值。在水利工程档案管理过程中，不断完善管理方式和采用先进的管理方法是档案管理的核心内容，要遵循水利工程的特点和规律，将档案有序化建档，统一管理，提高档案的可利用价值。水利工程档案管理的目标是标准化和规范化，要达到这一目标就必须把档案管理与水利工程建设保持同步，甚至要优先于工程建设，通过点滴资源的整理和应用，能够为项目决策、项目勘察设计、项目施工、项目监理和项目维护提供直接参考。水利工程档案贯穿工程建设和后期管理的全过程，所以每一个小参数的准确性都是项目成败的关键，因此在档案管理中，细节尤为重要，要保护档案的完整性，才能发现问题并及时找到解决问题的方法，从而提高水利工程的质量和效率。

2 目前水利工程档案管理过程中存在的问题

目前水利工程档案管理工作在诸多水利工程项目中已经纳入计划之中，并且成了了专门的档案管理室，有效的提高了工程建设信息的收集和整理能力。但是，由于一些水利工程管理工作不到位，人员配置不合理，档案使用制度不健全，导致档案管理水平低，操作失误和档案丢失问题时有发生。具体问题如下：

2.1 水利工程档案管理质量问题

水利工程档案管理的质量与水利工程的质量有直接关系，因为档案是质量监督和检查的重要参考依据，通常完整的水利工程档案都是由各个阶段、各个相关单位、若干个子项构成的，根据进度的要求，每完成一个阶段，都需要相关部门进行检查和评定，这时工程档案则是重要的评定依据，然而一些档案却不可用，主要是由于档案建设与工程建设不同步，这就导致了档案内容与工程建设的实际内容不相符，数据不准确，从而加大了工程质量的评定难度，同时，档案的分类与案卷形式不规范，造成在对工程进行针对性分析时档案无法起到有效的参考价值，甚至一些单位不能及时上报档案材料，导致部分工程无法找到评定依据。

2.2 水利工程档案管理人员缺乏实践经验

水利工程与其他工程在过程和管理上有不小的差别，这就要求水利工程档案管理人员必须要对水利工程的相关工作足够熟悉，能够把档案科学分类，根据项目过程进行有序的管理。而现实工作中，水利工程档案的管理人员往往都是临时抽调的非专业人员，档案专业知识和相关的专业技能缺乏，被动的，由企业将档案移交过来，才开展档案的分类和管理，没有积极参与到工程项目建设之中，这往往会导致档案出现内容缺项、漏项等问题，对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的。

2.3 水利工程档案管理手段落后规范性问题

水利工程档案的管理与领导的重视程度有直接关系，如果领导的重视程度不够，对档案的管理规定宣传不够，下级部门贯穿不到位，就导致工程档案流向不明确，或者档案管理不连续的问题出现，另外水利工程人员流动性比较大，参与单位众多，对与档案的调用没有明确的制度约束，导致借出去的档案无法收回，给档案管理工作造成很大的损失。这些問题归根结底都是由于水利工程档案管理不规范所造成的，所以提高水利工程档案的管理水平必须从流程和制度上建立科学和强制的体系才能提高水利工程档案的管理水平。

3 提升水利工程档案管理水平的对策

水利工程档案的管理水平直接关系到工程的建设、勘察设计、施工、监理、评级与后期的应用和维护，所以提升水利工程档案的管理水平要循序渐进，逐步完善档案管理体系，并在工作中不断创新、不断发展，使水利工程档案管理工作发挥其应有的价值。

3.1 建立水利工程档案管理规范化体制

水利工程档案管理的规章制度和管理办法是提高档案管理水平的重要指导，要建立符合工程档案自身发展规律的规范化体制，从档案管理的操作、监督和使用三个方面建立具体的申报审批制度，保证档案的及时采集与整理归档，并有效地进行监督。在使用过程中，必须主管部门领导审批才能够调用水利工程档案，调用后要对档案进行跟踪，按照档案的使用期限及时收回档案，保证档案不会丢失。

3.2 建立层级责任制档案管理组织结构

档案管理要由专门的部门进行管理，由工程项目的主要领导具体抓档案管理业务，通过层级的责任任务分配，提高档案管理的统筹安排水平，档案管理要上下级逐层监督，保证档案的完整性和有效性，在项目竣工后能够档案与工程一一对应，为工程项目的质量保驾护航。此外，要加强档案管理人员能力水平的培养，使其档案管理水平与实际工作能力相匹配，保证档案管理跟水利工程项目建设在同一水平线上，能真实的展现水利工程建设的全过程， 更好地完成现实与历史的重任。

3.3 建立信息化档案管理体系

随着信息技术和网络技术的发展，在水利工程档案管理中利用信息技术，提升档案管理水平已经成为一种趋势，将原有的人工操作转化为计算机操作，这样不仅降低了档案管理的失误率，同时提高了档案管理的效率，并且提高档案分类和使用等方面的技术水平。目前，水利工程档案管理系统已经在很多水利工程中应用，以电子形式进行档案管理更加便于管理和应用，这对于提高档案管理水平具有非常重要的价值。

3.4 加大档案管理的监督力度

为了能够更加有效的开展档案管理工作，应该注重强化档案的监督管理工作，应该受到各个部门和相关人员的高度重视，这就需要水利工程档案管理人员要深入一线，对于档案管理工作的必要性进行宣传，同时应该强化监督力度，切实保证档案管理工作的有效性。

4 结论

不同的水利工程在档案管理中都有其特有的特征，要根据具体项目采取有效的档案管理方法提高档案管理水平。当然规范化的档案管理体制和健全的组织结构和信息化的档案管理体系是档案管理水平提升的核心内容，作为水利工程档案的管理者，必须将这三方面充分完善，才能够更好的为水利工程提供有效的信息服务。

参考文献

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