利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力

岳胜男

摘 要：大数据时代人们对档案数据资源的使用需求越来越多样广泛，优化大数据时代的档案管理体系，科学配制档案资源，形成完善的档案管理工作体系，对于促进档案事业发展，满足人民群众使用需求有重要意义。

关键词：大数据；档案管理；数字化

大数据时代的档案管理还要更新档案管理理念，提高档案管理工作的服务意识，着力构建完善的档案管理体系，促进档案管理工作的快速发展。

1 大数据时代档案管理工作存在具体问题

1.1 管理人员问题

管理人员应当具有数据信息意识，大数据时代突显档案管理人员的信息水平较为低下，档案管理人员不掌握科学化的档案管理操作方法，不能有效的挖掘数字化信息资源，因此影响了档案管理工作的效率与质量。

1.2 档案技术问题

档案技术不过关，缺乏大数据时代的档案数字化处理设备，不具备优质的档案管理系统，因此影响了档案管理工作效率。目前，基层单位的数字化档案设备还有待完善，还要在大数据理念下加快档案设备的更新力度。

2 大数据时代提升档案管理质量基本原则

2.1 依法治档原则

提高大数据时代档案管理工作质量，解决传统档案管理工作中的问题，应当贯彻依法治档原则，不断加快档案管理工作的标准化与科学化进程。首先，完善档案管理工作模式，档案科学的档案管理工作体系，在全面加强档案管理工作定位的基础上，构建新型的档案管理工作格局，重点取消档案管理的行政模式，围绕着数字化档案管理需要构建业务模式。其次，科学设定档案管理工作岗位，明确合理的数字化体系下的档案管理工作分工，强调优化岗位绩效模式，发挥专业档案管理人员价值。第三，完善档案管理机制，构建档案数据信息的运行机制，做到专兼职合理分工，部门门密切配合，形成完善的档案运行体系。

2.2 共享服务原则

提高档案管理工作的科学化水平，在大数据时代依靠档案管理手段的创新提升档案管理服务质量，还要建立共享服务的档案管理工作体系，提高档案服务公众水平。首先，建立档案的实时服务体系，树立档案服务理念，把服务用户作为档案管理部门的重要使命，满足公众的档案应用价值。其次，完善档案数据信息的共享渠道，构建全面的档案资源体系，合理开放档案管理制度，尽量发挥档案管理的数字化与文化教育功能，全面提高档案的服务民生水平，为公众提供便捷的档案服务。第三，明确档案管理工作使命，强调服务绩效，重视依托大数据技术提高档案服务工作效率，解决传统的档案服务工作存在的效率低下问题。

2.3 主导联动原则

大数据时代的档案管理部门应当建立服务联动机制，由传统的纸制档案管理向信息化档案管理的方向快速发展。首先，应当提高宏观层面的档案管理作用，注重完善档案运转机制，发挥具体档案管理部门与用户平台建设作用。其次，开发微平台，以现有的新媒体技术提高档案运转的效率，解决传统档案管理中的问题，着力满足用户的智能化微档案运用需求。第三，解决典型与个性化问题，在完善运转系统的基础上，着力提高数据个性化供给服务能力，不断提高档案管理质量。

3 依托大数据技术提升档案管理质量策略

3.1 完善大数据档案管理思维

更好的依托大數据提高档案管理工作质量，还要完善大数据环境下的档案管理工作思维，丰富大数据时代的档案管理理念，全面提高大数据时代的档案管理工作改革效率。首先，加速普及大数据的基本理念与工作方式，强调提高档案管理人员的信息化意识，促进档案管理人员掌握大数据时代的档案管理工作方法。其次，健全大数据时代的档案管理工作队伍，围绕着档案数据资源开发构建优质的档案管理工作团队，在完善数据库的基础上，不断保证档案数字化项目在安全稳定的环境下运行，全面优化档案数据化管理工作制度，形成新的档案管理工作标准。第三，进一步调动基层员工的积极性，在依托档案管理部门的基础上，发挥基层档案管理连带责任部门的作用，形成完善的档案数据供给机制，推动档案数字化工作快速发展，并且依托集体力量促进档案数字化工作的全面创新。第四，重点围绕着档案数据信息应用与查询进行创新发展，在建立智能化检索平台的基础上满足用户档案及时检索需求，形成科学的档案运行机制，确保档案数字化管理高效运行。

3.2 创建大数据档案管理机制

促进档案数据信息管理机制的快速发展，还要构建完善的数据信息管理机制，确保档案数据运行环境的安全，提高数据信息档案的运行效率，更好的实现数字信息的共享，从而不断推动档案数字信息改革的快速发展。在加强档案管理平台创新的基础上，进一步整体档案管理工作体系，发挥不同机构的促进作用，着力在技术保障的基础上提高档案数字化的力度。具体应当做到加强不同类型档案之间的有效联系和深度交流，针对不同来源、不同类型、不同管理模式档案的有效分析，找到档案数据信息之间的关联因素，构建完善的档案数据交互系统。在满足档案数据系统性、综合性发展的基础上，发挥档案数据信息的业务工作支持价值。在档案数据信息数字化发展的过程中明确档案管理标准的差异性，做到在具体辨析不同档案业务差异的基础上，提高档案管理的个性化水平，从而形成完善的档案数据信息的管理、储存、交互与共享原则，共建科学的档案管理机制，为发挥数字化档案的价值提供基础条件，更好的形成档案运动体系，促进档案管理工作快速发展。

3.3 开发大数据档案管理平台

大数据时代的档案管理不仅要实现档案数据化目标，还要在有效存储、分类的基础上，进一步提高档案信息的智能化服务水平，开发可用于档案自动上传存储、自动检索校对、自动满足用户需求的智能化档案管理平台。档案管理者只有围绕着大数据技术不断进行档案管理手段的更新，才能提高档案管理水平，不断运用大数据系统辅助提升档案管理工作效率。具体来说构建基于云平台的档案管理机制应当发挥分层管理的作用。首先，强化数据信息传递层与存储层的管理能力，利用计算机构建完善的数字档案存储机制，确保档案可以实现多元化与多形式数据存储。其次，加强对数据存储层的管理与优化，重点针对第一层数据信息进行调节与监控，保证数据信息质量，提高数据信息的运转效率，加强对数据信息安全保障，解决数据冗余与数据全面性、准确性不足问题。第三，根据用户的个性化需求对现有档案数据信息资源进行开发，全面挖掘档案数据信息的新增价值，从而更好的发挥档案数字化系统的信息检索与服务供给优势。第四，提高档案数据信息的灵活性，进一步优化档案数据信息管理机制，不断完善和开发系统化的数据平台，在实现对数据信息的高价值存储同时，全面完善档案数据信息的供给周期，延伸档案服务链条，实现个性档案化数据推送。

3.4 确保始终坚持数字化方向

大数据时代提高档案管理工作质量，还要从根本上坚持数字化的档案管理方向，坚持由传统的档案管理向数据信息化的方向坚定不移的发展。在现有硬件条件水平下，贯彻大数据理念，不断完善大数据时代的档案发展计划。首先，探索档案数据信息化与智能化的改革方案，在传统纸制档案数据化存储的基础上，进一步提高档案数据分析与处理技术的更新及新技术引进工作，做到档案管理基础工作向数字化方向的快速发展。其次，充分利用智能化的档案管理技术，对已存在的数字档案的状态、服务模式、运转机制等进行智能化管理，提高档案数据信息的跟踪、存储、优化、监管与统计分析能力，从而提高档案的服务质量。第三，还要根据用户的快速检索需要，考虑用户能否得到高价值的档案信息，进一步开发档案数据管理系统，做到将数字化档案与数据检索技术相结合，提高档案数据信息的综合化管理水平，并且不断提高数字化档案服务标准，满足人们对档案数据个性化使用需求。

4 结论

大数据时代应当进一步创新档案管理制度，开发档案管理工作系统，围绕着数据共享的档案使用需求，完善档案数据信息的传递运转机制，着力优化档案个性化服务水平，满足档案管理建设的时代需要。

参考文献

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