浅议从档案管理理念入手实现档案管理信息化

高靓

摘 要：随着大数据时代的到来，国家不断加强对档案管理的重视程度，并对传统的档案管理模式进行了创新性调整，将信息化技术融入档案管理的过程中，以此来让档案管理工作更好顺应时代发展潮流的同时，提升档案管理质量和效率。对于现阶段的档案管理工作而言，科学合理的档案管理理念尤为重要。因为独特的管理理念不仅是管理工作开展的基础，更是保证管理工作质量的重要条件。本篇文章从档案管理理念入手浅谈实现档案管理信息化方面的内容，希望对国家档案管理信息化的发展有所帮助。

关键词：档案管理；理念；信息化

就目前的发展状况来看，新型的档案管理理念虽然给档案管理信息化的发展带来了明显的帮助，但同时也为其带来了不小的挑战。以网络安全为例，电子档案在管理的过程中就会由于信息傳输不当或者存储设备损坏而造成档案信息的破坏或丢失，给档案管理工作造成严重的影响。因此如何从档案管理理念入手实现档案管理信息化的发展，成为了档案管理部门需要面对的问题。

1 档案管理信息化的优点

1.1 有利于提高档案管理效率

传统的档案管理方式十分复杂而且速度较慢，因为输入与管理档案信息全部需要人力，人难免会出现一些错误，导致传统的档案管理方式的可靠性不能得到保障。现代信息技术的发展，互联网的普及，为档案管理方式提高了技术保证，档案管理方式可以摆脱传统的人工管理，创新管理方式，实现管理的信息化。传统的档案管理工作主要是手工管理，因此容易受到人为因素的影响，常常出现漏写或者漏抄的现象发生，影响了档案的全面性和谁确性，同时由于档案管理工作对于用笔以及笔迹有着严格的要求，因此对于人员的要求比较高，不利于档案管理工作的可持续发展。

1.2 资源共享更加方便和快捷

传统的档案管理，因为档案管理是纸质的，查阅不方便，没法进行资源共享，并且档案管理的内容不可以复制，所以要查阅档案要去档案管理部门，这样十分复杂。传统的资源管理，档案资源的传递以及共享的困难较大，因此多数价值较高的资源都处于闲置状态，造成了资源的浪费，也造成了我国资金的浪费，提高档案管理工作的信息化进程可以提高资源的利用效率，人们运用资料和查找资料也更加方便，档案管理部门将现有的档案进行系统管理，并且不断提高管理系统的完善性，同时将档案管理系统利用网络实现资源的共享，提高了档案资源的利用率。

2 档案管理信息化面对的挑战

2.1 网路媒介影响档案管理的保密性

网络的快速发展，为信息共享带来方便的同时，也为档案管理的保密性和安全性提出了挑战。由于档案管理人员信息管理的安全意识不够，以及计算机技术的不成熟，和黑客的恶意攻击，使档案管理的安全受到了极大挑战，因此必须从管理人员与管理技术方面寻求改进措施。

2.2 案管理部门之间合作意识不高

档案管理工作中，由于竞争激烈使内部工作人员缺少合作意识，影响了管理档案的沟通与交流。档案管理人员互相协调，实现信息处理自动化，提高信息管理效率和技术是现阶段档案管理信息化需要处理的关键问题。因此，提高档案管理部门之间的合作意识十分重要，这关系到档案管理的安全与效率。

2.3 电子档案管理方式存在缺陷

电子档案的大量存在使人们必须认真地思考其管理方式，从电子档案的数据处理方式和数据保存方式及如何保证网络流通中的安全进行创新。因此，要建立一个正确完整的科学管理方式，使档案管理朝着更加快捷、安全的未来前进。传统的文件传递方式，文件在传递的过程中受到人为因素的影响，造成文件的丢失，同时用邮寄的方式来传输文件，也会影响传输的及时性，这就给档案管理工作带来了困难，但是利用网络技术进行文件的传输，可以有效地缩短传输的时间，保障了档案资源的安全性，提高了档案管理工作的效果。

3 实现档案管理信息化的措施

3.1 完善档案管理信息化制度

要想有效提升档案管理信息化的运作水平，就需要相关管理部门对档案管理信息化制度加以完善，并根据管理内容的需要，对档案管理理念进行适当的创新，这样才能对实现档案管理信息化有所帮助。在传统的档案管理过程中，工作人员的管理流程没有得到明确的规范，相关的管理制度也不全面，所以会导致档案管理工作开展的过程中，出现这样那样的问题。面对新时代下的档案管理工作，就需要管理部门摒弃传统的档案管理方式，建立一套符合时代发展需求的管理方式，完善制度中存在的不足之处，以此为档案管理信息化的发展奠定良好的基础。另外，针对不同类型的档案，管理部门还有制定出不同的管理制度，让工作人员意识到档案针对性管理的重要性，还要间接提升工作人员的档案管理水平，这样才能让档案管理信息化制度实现真正的价值。

3.2 提升档案管理信息化的意识

根据相关调查结果显示，很多工作人员不重视档案管理工作的重要性，常常以一种事不关己的心态面对工作，从而使得档案管理工作出现很多问题，间接的导致档案管理信息化一直得不到明显的提升。所以为了有效提升档案管理工作的质量，就需要相关工作人员提升档案管理信息化的意识，认真对待自己的本职工作。另外，在进行档案管理工作的时候，工作人员要对档案的类型或者重要信息有所了解。对档案进行分类管理的时候，有效利用信息化的优势，提升档案分类管理质量。

3.3 确保档案管理信息化的安全性

安全性是开展档案管理信息化工作的重要前提，所以相关管理部门需要对这方面内容加以重视。因为在现阶段的发展过程中，信息化的档案管理模式被广泛的应用，所以很多档案会以电子数据的形式存放在计算机或者存储设备中。虽然这种方式在很大程度上提升了档案管理的水平，减轻的档案管理工作人员的负担，但是却降低了档案管理的安全性。例如，存储档案资料的设备由于因为原因出现损坏，而且档案管理人员没有对这部分档案信息进行备份处理，那么就会导致档案信息的损坏或者丢失，不仅给档案管理工作造成严重的影响，还会给人们造成困扰。所以要加强对档案管理信息化安全性的重视程度。

结束语

从文章上面的内容可以发现，档案管理理念在档案管理信息化的实现中不仅起着引导作用，还是档案管理信息化开展的必要条件。虽然近年来，相关科研人员对档案管理理念进行了适当的调整，并加入了一些创新性元素，但是实际的效果并不明显，从而影响了档案管理信息化的发展。因此，要想有效的提升档案管理信息化的运作水平，就需要相关科研部门对档案管理理念和档案管理信息化之间的关系进行深入的研究，根据实际情况，对管理理念进行新的变革，以此为档案信息化的发展提供保障。

参考文献

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