浅谈档案数字化信息的收集与利用

王莹

摘 要：档案收集与利用对社会的发展和人们的生活工作有着非常密切的联系，近年来国家相关部门不断加强对档案管理的重视程度，并将一些优质的档案管理理念和技术应用其中，以此来提升档案事业整体的发展水平。数字化信息时代的到来在一定程度上促进着档案事业的发展，还为档案信息的收集与利用提供了便利条件，因此很多档案管理单位逐渐加强了对数字化信息的重视，并对相关内容进行了深入的研究。本文就档案数字化信息的收集与利用进行了简单的论述，并提出了一些观点，仅供参考。

关键词：档案数字化；信息；收集；利用

与过去相比，现如今的档案信息收集和利用已经发生着巨大的改变，除了传统老套的档案信息收集方式和利用理念已经有所改进与完善，数字化、智能化的引用也在很大程度上促进着档案事业的发展。档案数字化信息的出现不仅给人们的生活提供诸多便利条件，还为社会可持续发展提供着有利的保障。因此国家以及相关数字化信息研究部门不断提高对档案收集与利用的重视并不断深入研究档案信息收集、利用和数字化之间的关系，以此来发挥两者的最大价值。另外，有效的了解和掌握数字化技术和信息收集技术，还能在很大程度上为相关研究团队提供可参考的信息，以便分析市场经济的发展情况，从而更好的配置资源。

1 档案数字化信息收集与利用存在的问题

档案数字化档案信息收集和利用工作中的第一项工作就是认识档案信息的价值登記，档案中很多信息记录是由多种格式记录的，有的采用办公室软件记载，有的采用图片，或者加密的特殊文件保管。在这些不同种类的文件中分别出档案的价值登记是一项较为困难的工作。特别是一些科技场所档案的信息，档案的形式众多，同时记载大量的科研信息，关乎着相关企业的知识产权。所以在档案的收集和利用中，要采用多种模式。但是这就造成了档案读取的困难，档案的利用较为困难。

1.1 信息安全问题

如今，档案信息管理、收集和利用的过程中，都会借助电子技术和数字化信息管理技术来进行相应的操作，这种方式不仅能有效的提高档案收集管理工作的效率和质量，还能在一定程度上减轻工作人员的工作负担和压力，提升整体档案管理工作的水平。但是档案数字化信息收集和管理的过程中，会由于很多因素的影响而威胁到档案信息的安全，主要体现在以下几个方面：第一，档案信息在收集和管理的过程中，会受到网络病毒的影响而降低信息的安全指数，而且这些病毒很难被发现，如果处理不当，还会威胁到其他档案信息的安全。第二，一些工作人员在对档案信息进行收集或管理的过程中，会由于操作不当或者掌握程度不够而出现问题，导致档案信息丢失或损坏情况的出现，不仅影响着档案信息收集工作的正常开展，还会提升档案信息的安全问题。第三，有些电脑程序人员，能在别人没有察觉的情况下改变信息文件数据，造成数据的利用错误，从而带来无法预知的损失。

1.2 双重管理机制

虽然数字化技术能为档案管理工作的顺利开展提供便利，但是在实际运作的过程中，还是会存在一些问题和不足之处。因此很多档案管理部门会将传统的管理方式和数字化管理方式进行科学合理的融合，从而形成新型的管理模式，技能保证档案信息安全管理的可靠性，又能体现档案信息管理的技术性。但是这种双向管理模式其实也会存在一定的问题，如当相关档案管理部门采用这种方式的时候，会增加工作人员的工作量，因为工作人员既要处理纸质档案，又要处理电子档案，同时还要对两者之间的档案信息进行准确的核对，费时费力。另外，这种方法的使用范围有限，只能在一些特殊机构的档案信息管理工作中发挥出真正的价值。所以这种管理方式还需要进行深入的研究和探讨。

2 提高档案数字化信息收集与利用的措施

2.1 提高档案信息资源利用率

借阅、查询和编辑出版档案史等是传统的馆藏档案的利用方式，容易造成大量信息资源埋没，不能很好的得到利用。档案信息数字化可以突破传统档案管理的局限，在数字设备的环境中生成电子文件，借助计算机存储并且阅读、处理、传送这些文件，完成电子文件的归档管理，还可以使纸质档案数字化，把文字、图像等通过文本录入和图像录入变成数字，方便文件的保存和利用。

2.2 建设档案信息资源数据库

检索性数据和文件性数据是数据库的两种常见的类型，提示馆藏内容，介绍档案的开放范围和目录，提供上网检索途径等是检索性数据的主要作用，使人们可以通过网络而很好的获得档案信息。因此在利用数字化档案信息资源的时候，建设档案信息资源数据库是十分有必要的。

2.3 实现档案信息资源共享

目前很多的电子文档管理文件出现在社会上，所有在选择管理软件时，一定要结合自己的档案管理的特点和要求，选择适合自己的档案鬼案例软件，使档案信息资源可以很好地共享。

2.4 培养档案信息管理人才

人才的培养始终是事业发展的关键，是一项长期的广泛的工程。在数字化档案信息资源的利用中，培养这方面的人才能够提高数字化信息资源的利用率，为各项决策计划的制定提供依据。

3 数字化档案信息的利用

3.1 借阅

档案信息最基本的利用方式就是借阅服务。数字化档案可以准确的定位用户所需的信息，利用网络技术使异地检索和获取的困难得到解决，向用户提供多种检索方式和获取方式。目录查询、缩略图查询、全文检索是数字化档案提供的三种检索方式，使用户方便快捷的检索到所需要的信息。

3.2 参考咨询

档案馆满足利用者的一种经常性的重要的服务方式是参考咨询服务。档案数字化使这种参考查询的服务不再是传统的面对面的交谈或者通过信函、电话的方式，而是可以直接利用网络进行一对一的参考咨询，使咨询服务的对象更加广泛，增加了咨询的种类，方便又节省时间。

3.3 编研

编研服务是一项标志着档案部门对社会需求预测水平的主动提供的服务。数字化档案的编研让我们更多的去思考如何提供有用的档案信息，不受媒体出版发行的限制，快速的将信息传播到出去。

结束语

虽然很多档案管理部门在发展的过程中已经能很好的掌握数字化信息的使用方式和技巧，并能根据管理需要对管理模式和理念进行合理的调整与完善，以此来提档案管理整体的发展水平。但是在实际档案数字化信息的收集和利用中，相关管理团队还是不能很好的掌握数字化信息技术，在档案信息收集与利用方面还是需要得到进一步的提升。所以，这就需要档案管理部门在日后的发展中能够不断提升对数字化信息的认知和掌握，同时还要提升相关工作人员收集档案信息的能力，合理有效的利用档案信息。这样才能保障档案管理工作的顺利开展，为人们提供优质的服务。

参考文献

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