“互联网+”时代档案工作的挑战及策略分析

(天津电子信息职业技术学院，天津 300350)

“互联网+”的浪潮正在冲击着传统行业，新业态“互联网+”的颠覆和创新作用为档案工作带来了巨大机遇，档案界正在积极布局谋划应对新的机遇。受“互联网+”作用的影响，档案工作已构成“互联网+档案”平台搭建的基础条件、技术支撑条件、社会(政策)基础条件。

据中国互联网络信息中心(CNNIC)第39次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2016年12月，中国网民规模达7.31亿，互联网普及率达到53.2%。互联网参与度的增加说明，互联网资源的共享性给社会经济生活各方面提供了便利。“互联网+”已成为一种发展趋势。面对机遇和挑战，各级政府积极筹备启动“互联网+”项目，许多传统行业都在“互联网+”平台上大胆尝试。“互联网+智慧档案馆”也呼之欲出。地方政府档案机构正在积极研讨“互联网+”档案平台架构体系思路。这种可期的共同思维，成为“互联网+档案”新模式的推动力。青岛市档案馆已率先启动“互联网+智慧档案馆”的建设项目。2014年3月11日在杭州召开的“智慧档案”建设研讨会上，各省市的档案专家就“互联网+”对未来档案事业的影响，一致认为“互联网+”新技术应用于档案是今后档案事业发展的方向。“互联网+”战略已上升到国家层面。同时也应该看到“互联网+”时代给档案工作带来的机遇同时，档案工作面临的挑战也是巨大的，档案工作者应转变观念，采取对策应对新问题，通过“互联网+”档案平台建设使档案信息安全、档案数据整合、档案信息共享更加优化，推进“互联网+”时代档案工作管理模式的创新升级。

一、“互联网+”时代档案工作面临的挑战

(一)档案信息安全存在的问题

1．管理系统不完善缺乏档案信息安全保障。档案管理部门在开发档案管理系统时，缺乏调研、论证，盲目使用不完善的档案系统软件，造成后期使用过程中出现档案信息安全漏洞，笔者在档案业务实践中了解到，某单位为了加快信息化建设，更新升级了办公信息化软件，涉及到档案管理软件，为了加快项目进程，在不做充分论证、调研情况下，与使用者缺乏沟通、协调，就盲目验收，结果软件的开发不符合国家《归档文件整理规则》及档案管理的要求，使用过程中带来了许多麻烦，给档案的管理造成许多困难，使档案信息安全得不到保障，存在安全风险。

2．电子文件元数据带来的档案信息安全问题。缺乏对档案软件的管理与数据维护，档案管理部门或档案工作管理者，档案信息安全防范意识淡薄，出现了档案信息安全问题。(1)日常缺乏对网站和系统的维护。跨站脚本病毒攻击、文本上传时出现漏洞不能及时修补，用户登录访问权限过于简单。缺少系统应用程序和数据的维护，制度和监管不力。(2)系统技术安全的漏洞。如数字认证、电子签名、密码认证、密钥管理、数据加密技术、访问权限、防火墙等技术安全保障问题。这些系统技术对档案信息安全管理至关重要，但目前有的档案管理部门存在系统技术不完备，有的虽采取了一些系统防范措施，但不够完备，系统容易被黑客攻击，致使数据泄漏与丢失，甚至造成系统瘫痪。由于对系统管理不善，缺乏有力的防范措施，给后者留下安全隐患，结果造成系统瘫痪，恢复起来十分困难。

3．硬件设备配置及管理不符合要求。就目前而言除了国家级或市级档案馆外，其他基层档案馆(室)一般都隶属所在单位统一配置硬件设备，这就使得档案信息管理“受制于人”，档案信息安全问题无法控制。以笔者所在单位为例，全院办公网、校园网及外网都归属学院信息中心管理控制，统一使用一个服务器，有时服务器出现故障，可能会造成系统不确定。另者从计算机的硬件配置及操作系统与档案管理软件的不兼容，会使档案的数据遭到破坏和丢失。有的档案管理部门在使用硬件设备时，由于设备之间的不兼容，在档案数据传输及档案资源的利用过程中，给档案信息的安全带来风险。

(二)“互联网+”新技术给档案数据整合带来的问题

目前大部分档案管理部门，对于档案数据的整合流于传统管理模式，不适应“互联网+”背景下档案信息化建设发展要求，技术手段滞后，在档案数据整合实际工作中缺乏新技术、新手段的管理。如何利用当今大数据、云计算、云存储新技术，对档案数据进行挖掘、分析，实现档案数据有效整合，是摆在档案管理部门的关键问题。随着档案事业的发展，对海量的数据处理和复杂的数据整合已显得力不从心，对于庞大容量档案数据整合无法胜任。伴随着物联网、云计算、大数据、移动物联网等技术的发展，如何挖掘“互联网+”档案，同样面临着互联网信息技术的多重挑战。做好对档案数据的整合进行存储与密钥安全，利于归档、保存、检索、利用的安全保障，达到服务优化最大化，是“互联网+”时代档案工作管理模式延展上的挑战之一。

(三)“互联网+”背景下档案信息资源共建共享程度不高

1．档案信息资源不丰富。共享资源匮乏，缺少个性化档案信息数据，在档案管理过程中没有将原有的档案数据进行全文数据库处理与转换，造成数据的不完整，说明对于传统的纸质档案没有完全收录到档案信息资源库中，使得档案信息资源缺失。给后续的档案信息共享制造了困难。再者档案部门档案信息资源比较分散。以天津电子信息职业技术学院为例，由原来三所职业院校整合合并而成，全院所有的档案资源需要整合，一旦疏忽就会造成档案资源缺失，使得档案资源不完整，不便利用。

2．共建共享平台不完善。档案信息共享平台架构上存在不完善问题，架构体系缺少技术支撑，共享平台不够优化，平台运行不能满足用户利用者的需求，表现在档案信息共享基础平台不扎实，有的没有将档案的收集、鉴定、整理、保管、编研、统计、检索、利用全部纳入档案信息共享资源库。缺乏馆际之间的融合，跨界合作与交流，不能将最前瞻信息化技术成果，引用转移到档案信息共享平台上。

3．共享机制不健全。档案信息共建共享管理机制、技术支撑保障机制、数据整合机制、信息安全防范运行机制等不健全，某一项的不完善都会影响档案信息共享的实现。

4．缺少共享个性化。当今互联网档案信息已渗透到档案领域，网站建设也比较成熟，能够提供档案信息共享个性化服务存在很大差距，不能满足社会公众对档案利用的个性化需求，档案信息共享个性化服务理念不够创新。

二、“互联网+”时代对档案工作挑战的策略分析

(一)完善档案信息安全管理提供技术保障

1．完善档案信息安全管理系统。档案部门在使用档案管理系统软件时要特别慎重，要做到周密调研和充分论证，根据档案管理使用的需求，对档案系统管理软件开发者提出不同要求，要经过多次测试、试运行，达到性能稳定，符合使用的要求，同时还要做好数据的备份工作，以防数据的丢失。科学开发数据库语言，数据库应采用Access、SQL Server、Oracle。这样不论安全性和系统功能都会有很强的保证。网络环境下采用基于C/S与B/S相结合的混合模式，这样可取长补短、优势互补，实现系统的最佳性能

2．加强档案信息安全技术措施。采取档案信息安全多重技术手段，如数字认证、电子签名、密码认证、密钥管理、数据加密技术、访问权限、防火墙等技术，采取优中选优的防范手段。进而利用“互联网+”下的新技术并举的措施，如云计算、云存储，但也要注意新技术的不确定性带来的信息安全隐患问题，是保障档案信息安全的重要途径。档案信息安全防范要实施多层次、多级别加以监控。进行档案网络安全漏洞测试，确保档案网站安全性。由于档案网站后台数据库中所蕴藏数据具有的珍贵性、凭证性等特质，档案网站对安全性的要求比一般网站要更加严格，必须严防黑客利用网站安全漏洞进行攻击。因此，档案部门应通过对自身网站开展安全测试，确定其是否存在安全漏洞。如发现漏洞，应及时与专业人员联系，加以维护，确保安全。

3．提供硬件设备档案信息安全保障。档案部门要纳入本单位整体规划之中，优化档案硬件配置资源，不能“各自为政”，以防硬件配置的不兼容，造成系统的不稳定、数据的丢失和损坏。同时还需要对设备采取硬件防火墙、硬件密钥防护手段，以防非法用户及黑客的入侵攻击，保障档案信息的安全性。

(二)通过“互联网+”档案新技术手段提高档案数据整合的有效性

搭建多重并举、相互兼容档案信息资源数据库。做好档案数据整合，首先要对档案基础数据进行全方位整合，这是档案数据整合的基础工作，即将档案的收集、鉴定、归档、编目、检索、开发、统计、编研，包括图表、图像、音频、视频、电子文档等基础数据，通过计算机信息处理技术进行数据转换，符合档案管理信息化、规范化的要求，从而达到档案数据的集中、完整。其次要求档案管理人员熟悉掌握“互联网+”时代档案管理的新技术，转变档案管理模式，运用大数据挖掘、分析技术功能与云计算、云存储新手段对档案数据优化整合，提高档案数据整合的精准性，使档案的利用更加方便快捷。

(三)优化档案信息资源搭建共享共建平台

1．丰富档案资源搭建“互联网+”档案信息共享平台。(1)“互联网+”档案信息平台，需要丰富的档案信息资源，这是实现“互联网+档案”目标的前提条件和基础，因此，加强档案资源建设显得尤为重要。(2)“互联网+”档案需要具备搭建的“资质”条件。在夯实档案基础、整合档案资源前提下，档案还需要检索、鉴定、解密、归档，进行数字化转换处理，做好档案数字化平台基础，搭建好“互联网+档案”构架体系和关键技术，为大数据处理打好基础。要用大数据思维来考量平台架构体系，使档案基础与数字化信息平台相互依托。做好、做实“互联网+”下的系统工程。做好支持这个平台的技术支撑。(3)网上开放档案，为公众提供优质便捷的服务。不断充实网站内容，优化更新网页。把人们需要的、特别是有关民生的档案信息放到网站上，使其更新动态化，来保障“互联网+”档案的优化融合，使得“互联网+”档案的共享性、交互性更强。

2．优化共享平台，提升公共及个性化服务。目前的档案信息资源共享平台有待进一步优化，公众及个性化服务需要提升，“互联网+档案”融合是通过“互联网+”新技术进行信息集成、数据挖掘、数据分析，使档案服务内容、服务范围、服务对象共享平台得到丰富充实。通过“互联网+档案”进而创建智慧档案、智慧档案馆，促进实现跨界、跨境融合。实现“互联网+档案”一站式服务、档案资源的优化整合、感应、泛在智能的个性化、多元化的服务。提供档案信息共享个性化服务。借鉴“020”模式开放档案信息服务，让线上、线下互为补充，使线下纸质实体档案信息资源活跃起来。充分借助“互联网+”技术优势。当今社会公众利用移动通信设备分享互联网信息热度越来越高，档案部门通过“微信”公众号，及时向社会公众发布档案信息，例如天津市档案馆通过创建“微信”公众号，让社会公众了解参与档案信息的动态，既能提供档案信息共享个性化服务，又能满足社会公众不同群体对档案信息服务的需求利用。

3．创建档案信息共享机制。创建档案信息共享机制是实现档案信息共享的重要保障，档案部门需要协同组织。积极创建档案信息共建共享的管理机制、技术保障机制、数据整合机制、信息安全防范运行机制。

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