行政单位档案管理的电子化建设

夏春杰

摘 要：随着社会的发展和信息化时代的到来，我国行政单位在建设的过程中，也逐渐应用了电子化信息设备，提升了工作效率，促进了行政事业的发展。但是在档案管理的过程中，由于信息化设备不健全，工作人员对档案的信息化管理不够重视，难以提升答案管理的效果，影响了行政单位的办事效率。本文主要研究行政单位档案管理的电子化建设。

关键词：行政单位 档案管理 电子化建设

中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）07（a）-0119-02

行政单位中的档案是对单位各项工作的备份，以文字、声音和图像的形式，记录很长一段时间内行政单位的工作情况，因此，促进行政单位档案管理的信息化建设，依托电子计算机载体，将这些内容记录在电脑中，不仅可以防止信息的失真，还能扩大存储量，分类简单，操作便捷，节省了以往传统档案管理的时间。因此，行政的单位的档案管理人员需要认识到信息化建设的重要性，采取科学的方法和技术，促进档案管理的高效化和信息化。

1 促进行政单位档案管理信息化建设的重要性

1.1 能够有效提升档案的服务效率

在行政单位的发展和运行过程中，档案管理是一项重 要的工作内容。随着信息化的发展，实现的档案管理的信息化建设，能够有效提升档案信息提取的便捷性，提升行政单位的服务价值。同时，与原有档案管理方法向比较而言，电子化的建设也可以减少管理者的操作时间，使信息的传输和存储更加安全快捷，大大扩容了档案存储的内容，也提升了这些档案的实际运用效率，从而方便行政单位为社会提供更加完善的服务。

1.2 有利于节省行政单位档案管理的成本

在传统的档案管理过程中，行政单位一般都需要建立专门的档案管理部门，配备的人员也需要具备法律、出版和后勤等方面的知识，这对于行政单位来说是相当大的成本。但是通过电子化的建设，能够将这些人才储备解放出来，从事更高难度的工作。通过计算机的操作，能够减少档案管理的成本和时间，同时还省去了信息加工和合成的环节，提升了档案管理的效率。

1.3 有利于提升电子档案利用的时效性

在传统档案管理的模式下，从文字的整理到信息的加工需要一段很长的时间，如果想在该时期内使用档案信 息，就会影响查找效率，造成信息的延迟甚至失真，不仅 影响了档案的使用效果，同时也阻碍了行政单位发展的效 率。但是通过电子信息化的建设，如今的档案都是以电子 文档的形式进行传输，速度快，信息量大，还能对这些信 息进行智能分类，有效提升了档案使用的时效性。

2 当前行政单位档案管理存在的问题

2.1 缺乏对电子化建设的认识

当前人类进入信息时代，很多行业和部门的档案管理工作也朝着信息化的趋势发展。对于行政单位来讲，促进电子档案的信息化管理，也能节省人力和物力资源，提升档案的真实性和时效性。但是，当前依然有很多行政单位的档案建设，难以达到基础的信息化水准，主要表现就是部门临到和 负责人对信息化建设的重视度不足，导致单位引进的信息化设备不足，也没有引进优质的计算机操作人才。在体制上，档案管理工作也没有建立统一的信息化管理标准，信息化档案建设工作形同虚设，不仅大大增加了档案管理的风险，也不利于行政单位自身的发展。

2.2 档案信息化管理人员的素质不高

大多数行政单位内部的档案管理人员都是老员工，甚至有很多都是别的部门临时调任的，本身对档案管理工作的认识就不足。再加上这些员工没有经过专业档案信息化管理的培训，在实际管理中仅凭自身的经验办事，很多文献的分类都毫无章法，不仅工作的周期长，后期想要查找也需要耗费很长时间。尤其是一些单位老员工，没有跟上时代的步伐，对计算机知识一窍不通，依然沿用传统人力档案分类和管理模式，信息在此过程中很容易失真，档案的管理水平也一直上不去[1]。

2.3 档案的后续利用率不足

行政单位的档案，基本都是对以往工作的整理和备份，以及指导后续工作的文献等，具有很强的参考和利用价值。但是当前的现状缺失，很多行政的单位的档案部门形同虚设，虽然每天都有各式各样的档案资料入档，但是与其他部门基本没有交流，对这些档案的利用也不高。其中一些资料由于条件的限制并没有被列入到信息公开的范围之内，难以发挥自身的利用价值。

3 促进行政单位档案管理电子化建设的措施分析

3.1 建立全面的档案管理电子化体制

该体制的建立既要走自上而下的老路，同时上级部门也应该听取员工的意见，建立统一的信息化档案管理体制，规范档案管理的工作流程，制定科学的电子化建设目标。首先，档案管理部门应该针对档案的特点以及行政单位的性质，建立科学的档案使用周期以及各项保密制度等。其次，利用单位统一的网络系统，建立电子文档、文件归档和文件利用的机制，使公开信息能够在局域网中共享，方便其他部门员工的随时查找，突出时效性和便捷性。最后，对数字档案的建设加以重视，管理者应该将利用网络化信息，分析怎样更加高效和全面的建立数字档案管理系统，提升对该项工作的重视程度。

3.2 全面提升档案管理人员的信息化素质

电子化的档案管理工作，也需要人工的输入和维护，因此提升相关从业人员的素质也同等重要。在实际的工作中，单位的管理者应该高薪引进一批具备专业化素质的过硬计算机能力的档案管理人才，组建一支高效化的档案管理团队。招聘的时候就应该提升准入门槛，尽量以专业和经验为主要的考核内容，同时也要兼顾其道德素质，考察其是否具备崇高的奉献精神。对于单位的老员工，则需要定期为其设置信息化档案管理的培训课程，不断提升其计算机操作水准。除此之外，还需要建立科学的赏罚机制，为档案管理工作注入新的活力，对兢兢业业表现良好的员工给予物质奖励，对工作怠慢、态度不认真的员工施以惩罚。

3.3 建立有效的部門间沟通渠道

想要提升行政单位的服务质量，很大程度上取决于其信息的掌控能力。因此，在档案管理工作中，应该努力实现信息资源的即时共享。面对不同服务对象的需求差异，各部门应该掌握不同的档案信息。基于此，管理者不能将档案管理部门分离出去，需要加强各部门与档案管理部门之间的信息联动和沟通，在网络设置和平台设置中，为员工提供更多交流的就会，打破交流的壁垒，让档案管理人员能够即时将有是侥幸的档案信息传输到内部平台中，从而提升行政的单位的服务质量[2]。

3.4 强化电子档案的收集和开发工作

档案管理应该力求信息的完整性和全面性。因此，在实际的管理工作中，应该建立全面的档案数据库，通过设置检索目录，编排系统以及图像导入等功能，完成对各式各样信息的扫描工作。数字化档案系统的建设，还应该保障档案信息的完整性和真实性，因此在导入之前还需要专门审核，如果需要权限控制，还应该做好加密处理。除此之外，档案管理人员在对资源信息进行录入和扫描之后，还应该对其中更深层次的内容进行开发和研究，经过层层确认和审查之后，将更加准确的信息记录其中，还应该随时观察档案的状态发展和变化趋势，及时更新时间和内容等，这样才能方便行政单位管理层做出科学决策，提升整个行政单位的服务水准。

4 结语

促进行政单位档案管理的电子化建设，不仅能够减少传统档案管理的时间和流程，还能提升档案使用的时效性。因此在电子化建设的过程中，应该建立全面的档案管理电子化体制，全面提升档案管理人员的信息化素质，建立有效的部门间沟通渠道，强化电子档案的收集和开发工作，在提升行政单位档案管理质量的同时，促进整个社会服务系统的建设和发展。

参考文献

[1] 李福来.事业单位档案管理的电子化建设[J].黑龙江科技信息，2017（15）：258.

[2] 于月.事业单位档案管理的电子化建设分析[J].信息记录材料，2017，18（2）：63-64.