国库会计档案电子化潜在的风险及对策建议

雒妩珍 宋和平

（中国人民银行甘南州中心支行，甘肃 甘南 747000）

一、国库会计档案电子化是国库高质量发展的必然需求

国库会计电子档案是通过磁介质储存，利用微型机等终端设备进行管理的新型档案管理模式。电子档案依托网络传输借阅，通过网络进行请求，档案保管人审核档案密级和借阅人身份，确定是否符合借阅要求。电子档案省去了传统纸质档案传递时受时间、地点的限制，使档案传递变得更加方便快捷、省时省力；由于电子档案使用软件进行管理，利用磁介质进行存储，通过计算机将两者有机结合，更加便于管理便于调阅便于传输。可见，实施国库会计档案电子化，将大大减少档案形成、整理和管理人员的工作量。但任何事物的存在都具有两面性，我们在看到电子档案先进性的同时，其管理风险不容忽视。一是存储不稳定。电子会计档案利用磁质介质存储，磁质存储介质的存放条件不适或使用方法不当容易受外界干扰而磁化或损坏，从而导致档案损坏，造成数据缺失。而且存储磁介质磁化或物理损坏后，原数据很难恢复。这是利用磁质介质存储电子档案致命的弱点。二是对设备依赖性较强。电子档案的管理必须借助计算机或其他终端设备进行，如果缺少终端设备将无法进行管理，而且终端设备的运行需要使用电源、网络。

二、国库会计档案电子化管理潜在的风险

（一）制度风险

会计档案电子化作为新兴的档案存储、管理方式，其规章制度建设滞后于档案电子化发展进程，就目前来说，上级行还未制定科学完善的电子化档案管理办法。究其原因，主要是规章制度滞后的风险主要体现在工作人员在电子档案存储、管理的过程中怎样才能形成规范、正确的档案管理、调阅、归档等一系列更加合理的电子档案管理流程。日常工作中，国库工作人员接触的都是纸质档案的存储与管理，面对国库会计电子档案的执行标准和管理规定需要在学习中提升、在提升中规范管理，还有一段较长的适应过程才能实现国库会计档案电子化。

（二）管理风险

国库业务对口部门有财政、税务、海关、商业银行等，涉及业务有预算收入缴纳、财政拨款、收入更正、退库、集中支付等。国库会计档案电子化存在资料种类多量大的问题。财政、税务、海关、商业银行相关部门在相互配合过程中国库部门如何协调好“财税库银关”之间的联系，如何正确、合理的调节好各部门之间对应的业务种类，如何保证接收的电子信息符合电子档案相关标准是面临的一大难题，需要国库部门积极与各相关部门进行沟通协调、统一标准，规避操作管理环节潜在的风险。

（三）传递风险

国库部门业务系统包括国库会计数据集中系统（TCBS）、国家金库管理信息系统（TIMS）、国库信息处理系统（TIPS）、国库会计核算系统（TBS）、财政支出无纸化项目、国库监管子系统-事后监督（TSIS）等。目前，除TBS系统作为备用系统不发生业务外，其他系统每天都有业务发生，无形中产生电子信息需要传递保管，而国库部门使用系统多，系统类型差别较大，电子信息保管传递难度较大，电子信息传递更是难上加难。比如TCBS、TIMS、TBS是以窗口形式进行操作的软件，而TIPS、TSIS是基于web浏览器使用的系统，而且使用的编程语言不同，造成各系统接口衔接困难，电子信息难以传递，通过磁介质传递风险会进一步加大。

（四）安全风险

电子档案使用软件管理，依赖于网络进行传输。在计算机网络各层级安全防护措施不当的情况下，电子档案存在较大的安全风险。并且电子档案在管理过程中很容易被修改，且不易被发现，这在很大程度上威胁到国库会计档案数据的正确性。

三、对策建议

（一）健全国库会计档案电子化管理制度，为科学规范管理提供制度保障

国库会计电子档案作为国库高质量发展的档案存储、管理方式，建立健全其规章制度十分有必要。档案管理人员应积极参与到规章制度修订的全过程，对档案管理岗位发现的问题、容易产生风险的环节提出建设性意见和建议。制定的规章制度需要在电子档案试行过程中逐步完善、修订。同时要借鉴成功应用电子会计档案的单位进行取经学习，制定一套适合央行国库会计档案电子化管理的工作流程，在此基础上，制定切合实际的电子化档案管理制度、管理办法等，按照国库部门的实际需求，将本部门的规章制度、管理方法运用到电子会计档案管理中，切实提升电子档案管理效率。

（二）建立有效的信息安全风险防范体系势在必行

在电子化条件下，信息安全风险成为电子档案面临的又一挑战。一方面，国库会计电子档案利用软件系统进行管理，需要使用计算机等终端设备进行专机专用操作管理很有必要。为保证电子档案数据安全，可以通过设置防火墙、配置加密卡等途径保证终端设备的硬件安全。为防止计算机病毒的侵蚀，央行的两网分离可以为此做出强大的技术支撑。另一方面，还应对电子档案形成的流程进行梳理和提炼，将档案处理过程的具体工作环节、内容纳入工作流程，创建安全合理的权限制度。做好国库会计档案的数据安全还需做好档案管理人员的安全认证，保证数据不被篡改和删除。

（三）形成合力，促进档案电子化建设进程

基层国库部门对口外联部门多、业务杂，实现电子信息共享存在一定难度。国库部门要充分发挥财税库银横向联网机制作用，积极联系对口的财政、税务、金融机构各部门，通过联调测试，利用目前已经成熟的国库信息处理系统（TIPS），联合多方平台，形成科学规范管理的电子会计档案。

（四）大力改善运行环境和基础设施

国库部门业务系统多，软件类型、编程语言不尽相同，通过引入影像化模式，改造目前的档案整理过程，通过自动扫描原始凭证，形成利于保存的电子档案。同时电子档案的存储需要与之相匹配的外部保管环境，根据电子档案的特点，保持机房的温度、湿度及磁场的稳定是关键，做到防火、防水、防盗、防磁化，建立符合标准的电子档案室。加之电子档案磁介质很容易被消磁，需建立相应的备份系统，确保国库会计电子档案数据安全管理。