中等职业学校档案管理的问题及对策

张志伟 河南信息工程学校

引言：通过优化中等职业学校档案管理工作，能够提高班级学生的管理水平，帮助学生实现更好的就业，满足社会的需求。但是目前在中等职业学校档案管理工作中，还存在一系列的问题，严重影响和制约了班级管理的质量，有鉴于此，需要针对存在的问题，探索有效的解决办法。

一、中等职业学校档案管理的现状

现阶段，职业教育发展迅速，不仅为社会输送了大量的技术人才，同时还促进了教育体制的改革，但是值得注意的是，职业中等专科学校在进行档案管理工作时，还存在很多问题，主要体现在以下三方面：

（一）收集不及时

中等职业学校学校的教学档案以及学生档案收集工作都比较滞后，收集的内容比较松散，比如教师的个人资料、职业履历、教学方案以及论文著作等，都没有分类去收集，至于学生的获奖情况、学习成绩、金工实习以及毕业设计等，也没有做到及时归档。这些档案过于分散，加上学校没有建立科学的档案管理制度，使得这些档案流落到各个部门和科室，一旦需要查找，十分费力。比如毕业生毕业几年后，想要继续学习深造，提出申请的时候需要提供在中职院校学习的档案，而毕业生去学校查找档案时，常常会遇到档案不在学校的情况，或者查不到学生本人的信息，即使最后查到也是费劲周折，尤其是外地的毕业生，更是耗费巨大精力才能够找到属于自己的档案。这说明中等职业学校院校在档案管理方面存在很大的漏洞，不仅没有管理好档案，连最起码的登记工作都没有及时跟进，严重影响了学生的前途。

（二）人员素质低

目前，很多中等职业学校院校的档案管理人员不固定，经常是一些代理人员进行管理，这些人员档案管理的专业知识几乎为零，对于档案管理工作也不重视，常常擅离岗位，玩忽职守，一些学生去查询档案时，常常找不到接待的教师，闭门羹事件屡见不鲜。还有一些人员根本不知道档案立卷的标准和方法，尤其是每卷的目录，胡乱进行书写，这使得档案管理工作十分零散，无法进行系统工作，另外这些管理人员变动十分频繁，交接工作形同虚设，给档案管理工作造成了恶劣的影响。总体而言，大部分中等职业学校院校的档案管理工作没有得到应有的重视，档案管理人员也是不思进取，得过且过，制约了档案管理工作的发展[1]。

（三）手段不科学

随着科技的不断进步，很多管理手段都开始更新和升级，但是中等职业学校的档案管理还是默守陈规，沿用传统的落后方式，尤其是缺乏现代化的设备和计算机软件。即使一些学校能够进行档案文件的扫描处理，形成电子文件，但是在这些电子文件的归档上更是一塌糊涂，丢失和残缺的现象十分普遍，虽然也有一些中等职业学校院校配备了现代化的设备，但是在搜索功能上还不是很完善，查找比较吃力。

二、优化中等职业学校档案管理的策略

（一）完善管理制度

想要从根本上规范中等职业学校院校的档案管理工作，需要完善相应的管理制度，明确管理人员的职责和工作内容，并且制定科学的考核体系和奖惩制度，从而提高档案管理工作的科学性。值得一提的是，档案管理工作涉及很多个部门，需要这些部门加强沟通，紧密合作，并且理清档案归属范围，哪些档案由教学部门整理，哪些档案由学生部门整理，只有分工明确，才能协调一致，避免相互推诿的现象。教学档案也就是与教学有关的档案，包括教师的授课情况、教学的成果以及教学道具等，学生档案指的是学校的招生、学生的转学以及毕业去向等，以上这些环节都需要认真对待，不能疏忽大意，并定期做好核对和清册工作。

（二）提高人员素质

当今社会需要的是复合型人才，尤其是档案管理人员，必须既懂得档案管理方面的知识，又能够熟练运行计算机进行操作，只有这样才能够胜任中等职业学校档案管理工作。要想建立高素质的档案管理队伍，首先，需要在人员筛选上做足功课，只有那些具有扎实的档案管理知识基础的人才，才能担当档案管理这一重任，做到从源头上杜绝滥竽充数的情况。其次，需要定期对这些人员进行培训，并鼓励他们进行自学，帮助他们掌握最新的档案管理方法以及计算机技术，以便适应现代化的管理需求。最后，需要对他们进行思想道德教育和法律知识的普及，加强宣传工作，帮助他们树立起责任心和荣誉感，转变他们的观念，重新认识和重视档案管理工作，让他们在工作中牢记爱岗敬业，乐于奉献的时代精神，并且遵纪守法，保护好档案[2]。

（三）应用现代科技

中等职业学校院校的档案管理工作需要与时俱进，紧跟时代发展步伐，应用先进的现代化技术，是时代发展的必然，这不仅是由于传统的档案管理技术以及远远落后于时代，满足不了社会的发展，更是因为应用先进技术能够使档案管理工作更加科学和高效，显著提升管理的水平。学校应该建立电子信息储备库，比如近年来很火的学生管理系统这款软件，就是专门辅助学校使用计算机进行档案管理的先进工具，所以中等职业学校院校需要在做好纸质档案管理工作的前提下，大力开展电子档案的管理工作，两项工作齐头并进，相辅相成，这样才能够有助于档案管理迈向新的台阶。这不仅需要人员素质的提升，更需要学校加大设备和设施的投入，也就是要采购计算机设备，并做好网络规划工作，将网络信息技术与档案管理工作有机融合，为档案管理人员提供有利便捷的工作环境。

结论：总而言之，加强中等职业学校档案管理工作，能够显著提高学校的管理质量，对于学生毕业找到理想的工作也有着积极的意义。为了提升中等职业学校档案管理的质量和效率，需要教师提高档案管理的意识，并积极探索高效的管理方式，从而为学校的发展提供稳定的支撑。