浅谈学校档案的利用工作

摘 要：学校档案利用工作是档案工作的组成部分，利用才能发挥价值，本文依据档案利用工作的重要性，对学校档案利用工作的内容、提供利用学校档案信息资源的途径、工作中应遵循的原则、影响学校档案利用工作开展的因素及对策进行了阐述。

关键词：学校档案；利用；因素

学校档案产生于学校的办学过程中，是学校开展各项活动的反映。学校档案利用工作是学校档案工作的重要组成部分和赖以生存、发展的基础。

1 学校档案利用工作的含义和内容

学校档案利用工作是学校档案工作者将经过科学系统整理的档案通过各种方式提供给档案信息利用者，用于参考、依据等目的，以满足其需要的过程。其工作内容主要有两点：

1）健全和改善检索手段，介绍学校档案室的内容与成份，主要在学校档案基础工作中完成，包括开发有效信息，对检索工具的编制，例如综合档案室指南、全宗介绍等，以从各个不同的角度反映档案室藏的内容、结构及全貌，多层次、多渠道地开发和拓展学校档案信息资源，提高有效使用率。

2）根据学校内部和外部对各类档案信息需求，通过有效的途径方法，如照片，复印件等，向利用者提供所需档案材料。

2 提供利用学校档案信息资源的途径

1）咨询服务。以学校档案室藏档案信息为依据，通过解答问题的方式，向教职工提供档案及相关信息，对利用过程进行指导，提供检索和成果的服务。

2）文本服务。以提供各种形式的档案资料文本为教职工服务，开发和利用信息资源以满足学校各项工作和教职工使用的需要，这是学校档案工作的根本职能。要使学校档案的作用得到全面的发挥。不能只限于形式上的整理，必须深入到档案内容中去研究和挖掘，通过汇编档案专项资料，编写档案室指南，编辑档案材料选编、汇编，向教职工提供高水平的档案信息。

3 在学校档案利用工作中应遵循的原则

《中华人民共和国档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”在学校档案管理利用工作中，应以国家档案法为指导。

3.1 尽量满足教职工利用的需要

要从教职工利用需求的角度出发，在工作中尽量简化档案利用手续，保证学校档案的利用途径和渠道通畅，最大限度地满足全体教职工的需求。

3.2 维护学校档案的完整与安全

维护学校档案的完整与安全，才能维护学校发展的历史真实面貌，这是学校档案工作的基本要求。

1）维护学校档案的完整。学校档案要做到材料收集齐全，档案整理系统。收集齐全是指凡有保存价值的学校档案，都要尽量收集齐全到位，实现学校真正有保存价值的档案的完整。只有这样，才能完整反映学校基本活动的面貌。整理系统是指学校凡有保存价值的档案，都必须按照它的形成规律，组成有机联系的整体，这样才能反映出学校活动的过程。

2）维护学校档案的安全。包括实体安全和内容安全两方面。实体安全可以在档案管理上采取相关的规章制度，运用管理手段，并在档案保护技术上采取保护措施，如避光，防潮，防“四害”等，使学校档案在利用中不受破坏，延长档案的寿命。内容安全是对需要保密和需要控制利用范围的档案实行严格的管理，注意做好保密工作，确保这类档案不丢失，内容不泄露，不超范围扩散。如学校档案中涉及的试卷、教研成果、人事类等档案含有大量秘密事项或个人隐私，不宜公开，在提供学校档案利用工作的同时，档案工作人员要注意正确处理利用与保密的关系，维护和谐的校园档案环境。

3.3 保证满足校内教职工利用的同时可以扩大利用面

我国档案工作的根本目的经历了由“便于本机关利用”到“便于党和国家各项工作的利用”，再到“便于社会各方面的利用”。学校档案管理人员也要与时俱进，在提高工作水平的基础上，依据学校实际，尽可能地满足社会的需要。要具备完善的服务手段和服务水平，不仅能满足被动查找的需要，同时能主动地将有关档案信息提供给教职工和外来利用者，把档案信息服务的社会化作为學校档案工作的发展方向。

4 影响学校档案利用工作开展的因素及对策

学校档案利用工作的效果好坏涉及很多因素。我认为主要有三个方面：

1）学校环境。学校有关档案管理的规章制度的制订与实施，档案室的设施设备、及可能提供档案范围大小的程度，都对档案利用有很大的制约作用。

2）学校教职工的档案意识。在实际工作中可以看到，在档案意识比较强的学校，有完善的规章制度，档案工作人员意识强，学校档案利用工作开展得系统规范，档案的价值就实现得比较好；反之，有的学校不重视平时对档案的保管和整理，档案的完整和齐全不能保证，学校档案的价值就难以形成和实现。

提高全体教职工的档案意识，档案工作者要经常进行学习，提高自身档案业务素质，并在校内开展广泛的档案宣传。一是宣传学校档案工作的重要意义、取得的成就、经验，普及档案工作的基本知识，宣传学校档案室及其他部门和个人保存档案的状况、价值，以及通过它们所产生和实现的工作效果，使教职工更好地了解、认识和熟悉学校档案，懂得利用所需要的档案材料。二是可以通过校内展览、书刊、黑板报等形式宣传学校档案室藏中有普遍利用价值的档案信息内容。使教职工能借此直接利用档案信息。

3）学校档案管理水平。学校档案管理水平的高低直接影响到利用工作的开展和满足教职工对档案利用的能力，以及获得所需要的档案的可能性。学校档案工作者需要具备良好的专业素质，能够科学制订和实施档案业务的具体原则和方法，建立档案实体，规范实施对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用、编研等工作。如果基础工作做不到位，需要的档案收集不齐全，整理不科学，保管不善，拒借率高，在利用时查询时间长、手续繁琐，不能高效率地完成利用工作，就对学校档案利用工作有所影响。因此，运用各种手段提高学校档案的管理水平，深入开发学校档案信息资源，提供优质高效的服务，是促进学校档案利用工作开展的重要条件。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].中国人民大学出版社，2006.

[2]郭莉珠.档案保护技术学教程[M].中国人民大学出版社，2008.

作者简介

郭耀华（1982-），女，汉，山西晋中介休，研究方向：档案管理。