高校教育中教学档案建设的几点思考

孟文文

摘 要：阐述了大数据背景下高校教学档案建设的现状及存在问题，提出了新形势下如何更好地发挥教学档案的辅助功能，充分满足教学发展的需求。

关键词：教学档案；高校教育

教学档案是高校整体建设与发展的重要组成部分，是教学评价与改革不可或缺的宝贵资源，高质量的教学档案建设与开发运用，关系着高校教学和人才建设的纵深发展。随着数字化校园发展和大数据时代来临，迫切需要教学档案工作在不断探索研究和运用中加强建设、提高质量、推进改革、拓展功能。

1 当前教学档案建设存在的问题

档案建设是集各种信息收集整理、立卷归档、应用服务、研究开发于一体的系统工程，要求做到资源完善可靠、存储正规有序，使用方便快捷，管理安全保密。但在实际工作中，教学档案建设还存在一些问题，与现代教学需求还有差距。

1.1 档案建设工作重要性认识不足

教学档案不仅是对教学过程的记录和反映，也是教学评估、教学研究和改革的坚实基础和宝贵资源，但在实际工作中存在着对教学档案建设认识不足、重视不够的问题。有的单位归档工作重形式轻内容、重数量轻质量，导致档案资料不系统、不完善，资源信息不好用、不能用；有的单位只注重保存课表、设计和方案等计划性文书，对教学实施过程中有价值、有特色的细节以及总结评估等信息搜集整理不完善，归纳总结不到位，档案的质量建设只是在实用价值很低的预案、设计完善上下功夫。

1.2 档案管理规章制度不完善

教育部令第27号《高等学校档案管理办法》颁发于2017年3月，办法中规定教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。但在实际工作中，因各院校各专业在教学科研、人才培养等方面均有不同，未能建设与之相应的档案管理细则，致使在实际操作中存在档案管理不完善，档案管理程序不规范等问题。

1.3 教学档案管理过程不规范

现实档案管理工作中由于缺少明确而细化的责任分工和有效的评价、评估体系，致使规章制度落实不严格，档案建设各自为政、各行其是现象普遍。有的单位大量原始性资源长期停留在仓储式堆积阶段，没有及时归纳整理和建账登记，资料流失和损坏严重，影响后续档案建设；有的虽然对档案资料进行了整理和归档立卷，但操作过程不规范、不严密，档案资源可信度低、兼容性差、使用受限；有的档案管理人员对一线教学情况既不了解也不參与，档案质量一味取决于教研室提供的应付性资料，并且在后续整理归档过程中也时常出现有始无终、张冠李戴、相互矛盾的问题；还有个别单位或人员将一些珍贵的教学过程资料据为己有，不能做到资源共享。

1.4 档案信息开发应用不充分

教学档案工作的核心目标是开发利用资源，为一线教学提供服务，为教学研究和改革提供支撑。但在现实工作中，一些单位的档案建设长期停留在盲目搜集、被动接收和应付堆积的低层次，造成了教学信息供需不匹配的局面；档案管理部门有大量宝贵的信息资源被长期闲置，而教学管理部门在监察、评价等业务中所用信息又需要重新收集和总结。有的单位虽然注重了档案资源的开发及应用，如已经将教学档案信息纳入电子管理系统平台，但受人力、财力等制约，研究工作缺乏深度和广度，仍然存在检索不方便、开放不全时和服务不周等问题，远远满足不了教学需求。

2 几点建议

档案建设的基础应该是有健全的管理制度，建立专职档案管理队伍，切实发挥档案资源服务功能。

2.1 健全教学档案管理制度

以教育部27号令及国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》作为依据，从本单位实际出发研究制定与之相适应的档案管理规章制度与管理细则。成立教学档案领导小组，主抓教学档案的建设，明确岗位职责。加强对新时期档案建设、管理和应用课题研究，注重日常教学组织、管理和实施的时间，深入探索新时期智慧化环境下教学档案建设的方法和途径。

2.2 加强档案人才队伍建设

档案工作不仅是档案管理人员的责任，所有档案形成者都是立档的一份子，因此建立以专职档案人员为骨干，教学骨干与学生为主任的档案工作队伍，使教学教辅相关部门及人员能够积极配合、主动作为，共同建设。一是加强专职档案人员对档案政策、档案规定的学习理解，对档案收集整理、归档使用的认知及熟练，全方位提高专职人员档案素质及水平；二是充分发挥老师和学生的积极主动性。将教学相关辅助资料、好的教学设计教学方法及时进行归档整理，为教学档案提供有时效高质量的资料来源；三是定期组织有重点、有针对性的档案业务指导评比，通过专题培训、业务指导、奖惩激励等手段不断提高档案管理人员的业务素质，促进档案管理的智能结构升级。

2.3 发挥档案资源服务功能

档案的留存不仅仅是做到有据可查有史可依，更多的是依托档案资料更好的发挥其服务教学建设的功能。在大数据和智慧校园普及的数据化时代，能够使静态的馆藏资料变为动态的数据库资源，更好的服务于教学和人才培养建设，才能够真正发挥其效用。一是以扩展档案资源多维利用为切入，通过对内容的充实、完善、规范、关联以及数字化平台的智能优化，将单一繁杂离散的资料转化为内容丰富、功能多远、针对性和有效性强的资源信息，为一线教学和各类评估、评价活动提供完善的一站化服务。二是深入开展档案全方位、深层次综合利用的课题研究，借助大数据技术充分挖掘档案资源潜力，使其准确反映在教学实施过程的基础上，向着承载教学规律、引领办学方形、支撑改革决策的纵深发展。

参考文献

[1]范文，吉俊虎.新形势下加强院校档案信息建设的对策[J].武警指挥学院学报，2012，154（11），21-22.

[2]丁敬校，祝前旺.军队指挥院校专业系教学档案建设探索[J].海军院校教育，2016，134（4），41-44.