企业档案管理体系成熟度评价及改善方案

2018-01-26向媛媛

卷宗 2018年36期

向媛媛

摘要：档案管理体系以集中统一管理，实现档案的有效利用为基本工作原则，为企业的经营生产提供信息支持与信息保障。企业档案管理体系的建设是一项具有全员性和全过程性的系统工程，需要各个部门通力合作，合理配置资源，才能确保档案管理工作逐步实现精细化、规范化和自动化，确保档案信息能够体现出企业经营活动的真实状态。

关键词：领导重视；人员素质；业务能力；工作考核

1 企业档案体系管理现状

1.1 档案管理体制

组织机构明确，档案人员岗位职责清晰。以“集中统一管理、分级负责”的档案管理体制模式，各负其责，分工协作。成立“档案工作领导小组”，负责人是副总经理，成员由企业管理部、计划财务部、监察审计法务部等部门领导组成。

档案工作领导小组以联席会议的方式开展工作。部署和落实各项档案工作；审定档案工作规划、计划和规章制度；审批档案鉴定意见。档案主管部门企业管理部负责制定、修订、解释有关档案工作的各项规章制度；对专兼职档案人员进行业务培训；负责日常档案事务。档案业务部门档案室负责收集、整理、保管各类档案；负责所有保管档案材料的安全和保密；起草相关档案管理办法及规章制度；对兼职档案员的工作业务指导和帮助。各职能部门配有兼职档案资料员，负责本部门的档案管理及文件材料的形成和归档工作。

1.2 档案规章制度

依据国家相关法律法规和主要业务标准，以及上级部门有关档案工作管理规定，制定的有《电子档案管理办法》、《技术资料管理制度》、《设备仪器档案管理办法》、《晒图、复印管理办法》、《档案工作管理制度》、《档案技术资料调拨管理制度》、《档案库房管理规定》、《档案资料突发事件应急处理管理制度》等。在实际工作中，能够严格按照上述制度和规定执行。

在档案工作制度建设方面，没有将其细化为工作规定、业务管理办法、业务标准和操作细则。档案归档制度、档案鉴定制度欠缺，档案奖励与处罚制度内容制定不够全面。

1.3 主要业务内容

档案工作主要的业务内容是产品档案、文书档案、干部档案、财务档案、质量档案、声像档案等文件材料形成、积累、整理的过程管理。各类资料按照文件材料的形成规律和程序，经传递、使用和变更，形成合规合法的文件材料闭环。通过收集、整理、鉴定、保管和统计，为企业科学管理、安全保护、提供利用档案创造有效的条件。

由于多方面的历史原因，文件登记受控的记录有待规范；由于档案部门的指导业务能力欠缺，形成了档案部门收什么说不清，业务部门交什么搞不清的现象；需改变各业务部门归什么，档案部门就接收什么的被动式归档管理。

1.4 主要工作流程

制定有《产品技术文件分发路线》、《外来技术文件分发路线》、《技改设备档案资料验收工作总流程图》、《年度技术文件归档计划表》、《固定资产项目档案归档明细》、《产品文件材料归档程序》等工作流程。

需完善企业文件材料清理工作流程，以文件材料清理结果为依据，细化文件材料归档范围表。

1.5 档案人员

由企业副总经理（分管档案工作的领导）、企业管理部部长（档案负责人）、企业各部门相关领导、专兼职档案人员组成。专兼职档案资料员持证上岗。积极派员参加各项业务培训。企业档案管理体系由不同层级的负责人和档案人员根据其责任范围逐级落实。

1.6 档案管理设施

档案部门配置有电脑、服务器、打印机、复印件、晒图机、传真机、除湿机、空调等设备设施。

2 公司企业档案管理体系成熟度评价

有设置独立的档案管理部门和专门的档案管理岗位，有专职档案人员具体从事档案工作，岗位职责缝明确。档案工作主要是收集归档材料和入库档案材料的手工整理和保管。档案管理体系处于由档案部门或档案人员“单打独斗”的状态，没有形成全员性参与和全过程控制的理念和机制。

综上所述，目前企业档案管理体系成熟度为可重复级。档案管理水平主要依靠档案人员手工管理的积累和熟练程度，通过传帮带的经验方式，把档案工作方式重复传递使用。

3 企业档案管理体系改善方案

通过学习和个人工作经验的总结，认为概述方案有以下三点：

3.1 领导重视

领导应将档案管理工作“纳入”到档案关注和监督范畴中，将文件材料的形成、积累、整理和归档的要求纳入企业工作流程，将档案管理的职责纳入企业工作的考核。使档案管理的每一项工作都有明确的要求，都有明确的目标，都有明确的检验标准，改变粗放式的管理方式，建立责任明确、标准详细、指引清晰、流程受控、数据翔实、管理科学、利用高效、运行流畅的档案管理体系。

3.2 人员素质

档案管理人员是档案工作的主体，只有档案人员熟悉档案工作制度和业务内容，才能有效地具体控制和实施各项档案管理内容。

档案人员需要不断提升工作协调能力，与企业各部门进行经常化的沟通，对各部门的工作内容、工作职能、主要工作流程进行调研和了解。对自身的业务内容和要求他人做到的工作要求能讲得出、讲得清、会归纳。

作为档案人员，还需更新和提升档案意识，逐步掌握企业主要业务进程的各类数据形成的特点和规律，明确企业档案工作的目的和意义，探索精细化管理的方式，做一个明白的档案工作者。

3.3 业务能力

规范档案工作制度，不是生搬硬套地把制度当摆设，而是从档案工作的实际出发，制定切实可行的档案工作管理规定和方法来规范整个档案管理体系。

档案信息化建设是必然趋势，先把基础的准备工作做好，按照拟定的档案信息管理系统的布局，有计划、有目标地一步步实现公司档案信息化管理体系。

规范各部门出入的文件材料登记目录，保证企业文件材料账目清晰、传递发挥正常。对企业各部门产生的文件材料进行清理，使企业各类信息数据类有所依，运行路线清晰，相关责任明确。依据国家档案局令第10号的要求，细化公司文件材料的归档范围和保管期限表。在细化的“文件材料的归档范围和保管期限表”的基础上，确保收集完整、准确的档案资料，以充分发挥档案的凭证和查考作用，为各项经营生产服务。

以遵循档案的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，对档案进行系统整理和编目，通过编目将其内容与成分揭示出来，便于保管、保密和提供利用。

通过归档鉴定和管理鉴定，鉴别档案的现实和历史价值，检查和促进档案业务管理的各环节的工作，以提高库藏档案的质量。

贯彻方便利用的原则，科学地做好档案保管工作。从全局出发，对重要的档案进行重点保护。

认真统计库藏档案的收进、移出、实存、封存、借出、阅览、复印、利用等工作量，提高工作质量的同时，为今后改进工作进行决策提供科学的量化依据。

通过有效的方式方法，提供和开发档案资源，为利用者提供信息查阅和使用。在档案利用工作中发现问题、解决问题，提高档案业务管理水平。

开展专题专项编研工作，将历史形成的档案重新组合成适应需要的知识产品，使档案得以在更大范围内使用，达到广泛的技术交流。

3.4 工作考核

科学合理地开展档案工作考核，制定档案工作考核细则和档案工作考核标准。促使各部门积极准备，认真自查，通过考评和奖惩，达到以评促建的目的，促进部门之间各相关人员之间的档案业务交流与学习，从而整体提高企业档案工作水平。

4 后记

檔案管理体系以集中统一管理档案，维护档案完整、准确、系统、安全，实现档案的有效利用为基本工作原则。实现档案信息资源的有效利用，为企业的经营生产提供信息支持与信息保障。

企业档案管理体系的建设是一项具有全员性和全过程性的系统工程，需要各个部门通力合作，合理配置资源，才能确保档案管理工作逐步实现精细化、规范化和自动化，确保档案信息能够体现出企业经营活动的真实状态。

参考文献