大数据环境下高校档案数据管理面临的机遇与挑战

曹琳 李华 朱玉明

摘 要：随着信息社会的快速发展，人们信息意识的快速增长，推动了大数据时代的来临.高校档案馆的数据资源随着信息化的发展与高校“双一流”推动下的大力发展，呈现出大数据的特征，大数据管理需求也随之而生。如何在大数据环境下抓住机遇与挑战，高效管理高校档案馆数据资源成为当今高校档案馆职业发展重点之一。

关键词：大数据；档案馆；数据管理；机遇与挑战

基金项目：本文系2017年国家档案局科技项目“大数据背景下内蒙古地区高校档案工作信息化建设及蒙古文檔案管理方法研究”（项目编号：2017-X-38）阶段性成果。

近年来，随着社会的进步、信息技术的发展，人们信息需求的多样化需求，推动了档案界大数据时代的来临，在国家档案信息系统整合与资源共享的政策的相继出台及大数据的冲击下，高校信息管理系统从C＼S到B＼S的发展，使其不再局限于过去简单的业务管理单一模式，而是朝着整个高校乃至社会提供业务支持，这表明未来高校档案馆中的数据资源内容不但包含本馆所有的电子文件，而且还要包含对数据变化的元数据、以及记录各类数据变化结果的档案、记录运行状态的日志等非直接面向业务的数据.只有对这些数据的有效管理，才能把握高校档案数据资源本质属性，挖掘数据之间的关联属性，发挥档案数据的真正价值，满足社会需求。恰逢大数据时代蕴含着高新信息技术的飞速发展，解决了许多以前档案数据管理中不能解决的难题、为目前大数据下高校档案各类数据的管理来了机遇和挑战。

1 大数据环境为高校档案数据管理带来的机遇

1）近些年随着社会信息量的增长，高校档案馆每年收集档案资源数据量逐年增长，收集数据的方式也逐年多样化，而高校有限的存储空间使得对档案数据有效管理困难重重.大数据环境下云虚拟存储技术的发展为海量数据的存储提供了技术解决方案，为高校档案大数据的存储创造了广阔的天地。

2）在大数据环境下，云计算、云存储、微服务、云服务、大数据挖掘和分析等技术的出现，使人们深刻感受到信息时代的进步，信息技术的发展，有助于高校档案馆员工及领导大数据、大档案意识观的建立，促进大数据环境下高校档案信息化建设与数据规范管理相应政策的出台。

3）大数据环境下分布式挖掘技术和云计算技术的快速发展，为高校档案馆的各类业务数据的挖掘和价值发现提供技术方法，并在数据的后期利用上通过大数据分析技术，为档案馆大量非结构、半结构数据及非业务数据的处理和分析提供技术平台。

4）大数据环境下从纸质档案为主到数据档案为主的变革，从根本上改变了高校档案管理的方式，使人们不再认为档案数据是纸质资源的辅助工具，档案数据资源已经成为了大数据时代一种商业资本，一项重要的经济投入，不仅可以创造新的经济利益，而且可以产生更多的利用价值，人们越来越认识到对自身产生和拥有的大量数据进行有效管理的必要性和迫切性。

5）大数据环境下档案数据从集成模式到融合模式的转变、OA技术的发展，使得档案信息系统的功能拓展成为高校档案数据管理的必备条件。过去的信息管理系统在人们的眼中只是简单数据堆砌、简单查询的工具。大数据环境下数据资源跨部门、跨高校、跨地区的融合、共享需求发展，打破了过去档案数据的单一管理局面，信息系统功能的拓展成为大数据融合发展的根本条件。

6）大数据环境下档案从单一服务到多元服务的发展，展现出大服务的特性，极大提高档案数据转化为信息和知识的速度与能力。微博、微信、移动app等大平台的相继出现，数据资源的高效管理与整合保障服务平台的长期稳定运行就成为档案馆发展的重心。

7）大数据环境下档案利用从参考服务到决策借鉴的变革，要求档案馆对采集到的零乱、冗余、复杂的，甚至错误的数据管理更系统更科学更有前瞻性，能够为领导和管理者的相关决策提供更精准、更有说服力的信息，发挥档案真正价值。

2 大数据背景下高校档案数据管理面临的挑战

1）对信息化建设基础设施的挑战：大数据环境下，要对高校档案海量数据进行分析与处理必须要配备具有高性能数据存储能力、数据挖掘能力、数据处理能力且速度响应快的先进设备及环境，然而就目前一些高校档案馆发展状况来说，由于资金及重视度的缺乏，不仅出现实体库房出现“胀库”现象无法解决，软件配备上使用盗版、硬件上设备陈旧且更新慢等现象严重滞碍高校档案馆的发展。

2）对高校档案管理体制及员工思维模式的挑战：大数据环境下要求高校档案资源能够跨部门与地区实现资源整合与信息共享，管理者要有大档案、大数据、大平台等开放性思维，但长期以来我国档案部门一直是政府机构的附属，为行政服务是档案部门的历史使命，为此在传统档案管理意识的影响下，高校档案馆发展得不到学校领导的足够重视，档案管理一直是“以藏为主”、“重藏轻用”、“闭门造车”为主的建设模式，对新事物，新技术方法接受能力差甚至排斥，同行业沟通与交流少；同时由于自身缺乏相应奖惩机制，档案员工消极怠工、缺乏探索创新意识，致使得档案馆在数据资源收集与管理上缺乏前瞻性。

3）对档案人才技能与高新技术的挑战：在大数据背景下，云计算、云存储、微服务、及大数据挖掘和分析等技术的出现，实现了档案“收”、“管”、“用”的全流程控制、全技术支持、全智能服务，网络与信息化技术成为档案事业发展主流，这就需要档案管理人员具有更高的信息化技术与档案管理能力。而目前大多数高校档案馆由于自身条件限制，档案馆人员结构非常不合理，知识结构差异大，平均年龄层次偏大，学历层次结构不一，缺少专业人才与复合性人才，难以形成一股中坚力量，无法将高新技术运用于档案数据管理方面。

4）对档案信息系统的功能架构与开发提出挑战：大数据环境下面对不同结构、形式各异的海量数据，一套功能强大且可二次开发的信息管理系统对于数据管理与整合起到至关重要的作用。而当前市面上，由于软件设计人员对档案管理流程和最终目标理解上存有偏差，导致档案信息管理系统在功能上、通用性和共享性上均存在很大的差异。尽管各档案信息管理系统中相似、共用的数据很多，但由于相同内容的信息，没有执行统一标准，没有规范的数据交换格式，不经过数据的整合和二次修改，根本无法实现各信息管理系统中的档案数据无缝交流与共享，大量档案数据面临着跨越技术平台的变迁而不能有效读出的困境[1]，为数据管理与开发带来很大困扰。

5）对档案数据应用方式的挑战：大数据时代随着信息技术的快速发展及传播，用户对档案信息需求朝着多样化、深层化、全面化方向发展，档案数据应用广度在不断延伸。而目前大多数高校档案馆档案信息服务能力基本处于你来我查的被动局面，信息利用工具简单，档案数据只是作为查询备用，缺少数据资源有效挖掘和价值利用，不适应于大数据环境下信息服务需求。

6）对档案数据隐私与安全方面的挑战：在大数据背景下由于信息量的急剧增加，档案各类数据的隐私和安全问题更加令人堪忧，大數据管理在数据使用过程中会出现数据丢失、敏感信息泄露、网络侵权及数据恶意使用[2]等问题，同时档案管理者在档案利用时缺乏严格审查制度与监管制度，面临着比传统档案管理时期更加严重的信息泄密问题。

7）对档案数据管理范围及方式的挑战：在大数据背景下档案馆的数据资源朝着多元化趋势发展，且数据量逐年增加，涉及到的数据范围不仅是所有的业务数据，信息系统中的数据，而且包含对数据变化的元数据、以及记录各类数据变化结果的档案、记录运行状态的日志等非直接面向业务的数据的管理，这些数据所占比例越来越大且处理困难，这就对数据的管理方式产生巨大的挑战。

3 大数据背景下高校档案数据管理应对策略

1）打破传统高校档案管理模式，健全大数据下高校档案数据管理指导方针和政策，为高校档案馆大数据管理创造可行性空间。为适应高校档案大数据时代的来临，档案馆领导及员工要转变传统被动思维，接受新事物、新技术方法，要确立“网络为体，创新为用”[3]的档案管理新模式。以开放的心态、担当的勇气拥抱大数据，摒弃“数据小农意识”，利用大数据带来的机会，突破“传统为体，网络为用”的原有工作模式和状态，运用大数据、大档案思维管理模式，改善档案目前职业发展软、硬件环境，完善构建新环境下档案数据管理理论与政策、法规，为大数据下档案数据管理的实施创造条件。

2）利用信息化技术优化档案工作人员的思维模式，提高工作人员的大数据、大档案、大服务、大平台观，增强他们数据安全管理的意识。档案馆工作人员是档案数据的管理者，他们信息化思维观念的强弱直接关系到数据管理的水平。为此利用信息化多媒体技术定期对档案工作人员进行业务和知识培训，加大信息化宣传力度与信息保密安全知识，多让工作人员走出去开阔视野，学习国外及其它院校数据管理先进经验，积极让每个人员参与到本馆信息化建设当中，让他们充分意识到大数据、大档案、大服务观念的重要性；同时大力培养员工信息化专业知识与信息技术技能，使工作人员多方位，多才能发展；增强工作人员创新性思维及安全防护意识，使得他们在数据资源管理和存储上能够群策群力，集思广益，能够充分利用与开发信息化工具性能，为档案数据安全规范管理打下基础。

3）利用信息技术对档案数据库服务器优化，开发拓展信息管理系统功能，搭建云存储平台，实现数据资源由外及内规范性管理。档案数据库服务器与信息资源系统是高校数据是否安全高效管理的关键。利用信息技术方法对它们进行优化管理则对高校数据管理第一道屏障起到重要作用。例如对数据库服务器则可采取选择一款相适应的服务器操作系统，另外通过采取设立二级身份认证来用以封堵隐私漏洞，特权账号、系统转存等漏洞；安装防恶意代码软件，并及时更新防恶意代码软件版本和恶意代码库；随时在网络边界处监视端口扫描、留意木马攻击、IP碎片攻击和网络蠕虫攻击等攻击行为等技术方法对服务器性能进行优化来保障数据的安全；对信息管理系统则各高校档案馆可以根据高校自身数字资源特点来选择可二次开发的管理信息系统，利用信息化手段拓展其功能，巧妙将各类功能结合起来进行优化配置，与高校OA平台实现对接，最大程度提高信息系统数据安全及规范性管理；最后在服务器外部通过搭建云存储平台，即可以缓解数据库服务器的存储压力，又可以保障数据的安全。

4）拓展数据管理范围，挖掘数据之间关联信息，实现数据全面高效管理。在大数据背景下，“双一流”、信息系统整合及资源共享相关政策推动下，高校档案馆信息资源的收集向着多元化、多方向，发展预示着形成相应的数据量及数据类型也在扩大，且不规范的数据范围越来越多，且重要性也越来越重要。所以为更好的了解数据特性、挖掘数据之间关联及价值，档案馆在数据管理上不但要加强所有的业务数据的收集与管理，而且更要重视在业务数据全生命周期所涉及的应用过程中数据的管理，即对数据变化的元数据管理、以及记录各类数据变化结果的档案、记录运行状态的日志等非直接面向业务的数据的管理，只有通过对这些数据应用的数据管理才能实现对各类应用业务需求的加载、变化、记录、复用等过程的管理，才能实现挖掘数据之间关联信息、提高数据全面高效管理。

5）利用大数据系列技术对高校档案数据资源进行开发，拓展档案信息个性化服务创新。利用大数据挖掘技术对档案数据资源整合分析，以用户档案知识需求为导向、为用户提供综合集成的数字档案资源并以解决用户问题的集成服务[4]；优化网站结构增加档案网站服务内容和形式，充分考虑利用者的利用需求，依据不同用户的利用特点，开发数字资源开展多层次、不同类别的档案信息个性化服务，实现信息推送与定制的自动化；利用移动技术实现实现信息的可移动、远程化获取，营造了一个“任何时间、任何地点、任何内容”进行信息利用的氛围，满足统一检索、全文调阅、远程文献传送、后台管理等功能，实现利用者的移动信息利用需求。

总之，大数据下高校档案馆数据管理是一项长期、艰巨的任务，如果能够在大数据下充分把握机遇，迎接挑战，克服各类难题，高效管理数据，对于档案管理者及利用者将无疑是巨大的帮助。

参考文献

[1]戴中秋，赵宁燕.档案信息化建设中的数据管理[J].档案建设.2012（3）：23-25.

[2]林平.大数据发展对档案管理带来的挑战[J].城建档案.2016（12）：85-86.

[3]武云.利用大数据创新档案管理模式和提升服务能力[J].档案建设.2015（1）：34-36.

[4]王兴娅.基于要素分析的高校数字档案信息服务模式研究[D].2013.

作者简介

曹琳（1972-），女，馆员，主要从事档案信息化建设，数据管理

工作。