档案信息化与档案利用

朱召展

当今社会，档案信息化已在世界范围内广泛使用，与此同时，档案信息化建设对技术水平的要求很高，在建设过程中会遇到诸多问题。那么如何实现档案信息化让档案资源得以利用，正是当前档案工作管理人员急需解决的问题，也是这篇文章所讲述的问题。

档案信息化的根本即是将档案信息进行数字操作以保证转移信息的可靠性和完整性，在进行信息化操作的过程中，工作人员所做的每一步都至关重要。档案信息化时代的到来也标志着我国档案现代化管理水平的进一步提高，由此可见，快速全面实现档案信息化是时代发展的产物，更是提高信息服务水平的重要选择。档案信息化有利于高效地保存和处理信息，将档案信息处理方式向社会公开，也有利于实现全民共同分享信息。

了解档案信息化的重要内涵是所有工作的先决条件，它简单来说就是利用现代发达的高新技术将纸质档案、书面文档信息进行整合，多角度管理，在需要信息时第一时间能找出所需要的内容，实现资源的共享。这种技术主要面向现代化，对技术水平的要求高，将档案实体信息提取出来为社会提供了更多便利。

实现档案信息化对我国档案业的发展有非常重大的意义和必要性。就检察系统而言，党务政务工作及案件材料等均对电子信息资源需求量大，行政部门每天需要接受大量政务文书、政策纲领，同时需要进行上传下达，检察人员每天同样需要对处理过的案件进行梳理，写成案卷进行归档储存。因此，一个单位的工作人员对档案的保存不能仅限于档案实体，不仅因为档案实体体积大，占地面积大，而且会增加查询资料的人员的工作量和工作难度。此时，若实现档案信息化建设即可轻松解决问题，行政人员及其他部门人员皆能快速接受和发送资源信息：当需要寻找过去重要信息资源时，工作人员可通过信息资源的整合顺序快速找到所需内容。与此同时，实现档案信息化建设还有利于提高档案资源的价值；有利于将陈日而无法翻阅的纸质档案资源信息重新整合使用，以保持原始材料的可用性和真实性；有利于实现内容共享，社会人士可根据自己的需求寻找相关的档案资料，这样以提高资源信息的利用率，从根本上实现资源信息的自身价值。

档案信息化建设是面向现代化的重要举措，因此，档案管理人员需要更新自身的管理理念，万万不能把档案管理工作看成简单的档案资料保管工作。管理人员自身首先要树立良好的工作态度；坚持正确的法制意识；积极举报利用档案资源信息从事非法事务的不法分子；最后树立科学的效率意识，利用信息资源联通的功能，快速准确地查询到所需信息。

紧随其后，讲一讲档案信息化建设过程中有哪些注意事项：

首先，檔案信息化建设中要与时俱进。此过程中要与时俱进、同步创新，在本单位的信息资源基础上，为其添加现代化元素，增强档案信息的实用性和新鲜度，在管理人员观念和信息资源同步创新的基础上，促进档案信息化建设的更好推进。

同样地，档案信息化建设过程中也要严守重要信息。此过程中需要开通安全传输渠道，档案信息系统内部有相应防护网防止信息泄露，以国家保障的相关法律为依据严厉打击不法行为，制定详实周密的档案资源安全计划。更加重要的是，档案管理人员必须先树立基本的信息保密意识，不泄露相关档案信息，时刻关注档案信息动向，防止犯罪分子利用非正常方法偷窃甚至篡改机密信息，保证信息的真实性和准确性。

鉴于档案信息化建设过程中仍然存在着诸多隐患尚未解决，由此我想了一下几点基本对策，仅供参考：

1）集中处理档案资源，保持其协调性。档案信息化建设作为难度与信息量极大的工作，需要建立统一的档案资源处理机构进行信息的整合、分类及信息资源合理分配，要保证工作的合理安排和稳步进行就需要有一个强有力的指挥部门发挥作用，各部门明确分工合作，负责网络传递信息的部门提高工作效率，让人们快速接收到所需信息，满足人们对档案资源的基本需求。

2）建设过程中坚持把握工作方向。在档案信息化建设的过程中需时刻把握工作方向，即充分利用档案资源，一切从实际出发，相关单位可以结合单位发展实际和信息需求，对某方面的档案信息重点开发使用，稳步推进信息化建设，避免资源的浪费。

3）培养、提高档案工作者的良好品质和专业素养。档案资源信息化建设对技术要求高，因此需要保证档案工作人员的基本素质，首先就是树立建设过程中所需要的“三观”，相关企业可根据档案资源信息的不同分类开设不同的档案管理培训班或带领工作人员参与相关科研所的重要讲座，吸取经验，注意发现和培养人才，同时提高工作人员在基本的信息管理、信息筛选方面的技能。增强档案信息化建设的实际操作性。

新时代，档案信息化极大提升了档案管理效率，从各方面来说都有利于提高档案资源的利用率和基本信息的整合，因此，我们需要稳步推进档案信息化建设，实现档案信息化与时代同步发展，为全民提供更加便捷的档案信息服务。