浅析新形势下档案管理工作的规范化

吴迪

摘 要：伴随着社会的进步与发展，档案管理的方式也在不断更新，与时俱进。而在这种新形势下，档案管理的规范化至关重要。它不仅记录着人事走向，也保存着国家社会的重要信息。促进档案管理的规范化，是社会主义文化建设的需求，本文立足于档案管理工作的发展现状，探析在新形势下如何使档案管理工作更加规范化。

关键词：新形势；档案管理；规范化；文化建设

中华上下五千年，在历史的轨迹中许许多多的人事物都留下了宝贵的“财富”，并推动着社会的发展，通过档案管理，这些人事物会被永远的记录、保存下来。所以，档案管理工作在整合社会资源、梳理社会动向的方面起着重要作用。而在信息化时代高速发展的新形势下，档案管理工作也越来越重视其规范化的发展，以便于使档案管理工作更加完善，提升工作效率。科学化规范化的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应改革开放的需要，开创档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。多年来，档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，完善档案管理工作的新要求，激发档案管理工作人员的历史责任感和使命感。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路，为经济建设和社会进步发挥更大作用。

1 档案管理工作的发展进程

档案可以说是对过去发生的事情的总结与记录，从古至今，都发挥着不可替代的作用。“档案”一词是在清朝以后才广泛应用，在此之前，历朝历代都有不同的称谓，像我们熟知的“史册”、“典籍”等都是档案管理的一种，只是当时档案主要记录在甲骨、帛书或竹简上，记录费时费力又不便于查找。随着造纸术的产生，历史“典籍”开始记录于纸上，使档案的管理有了便于记录的方式，由此，档案的雏形产生。

经历千百年的发展，现如今的档案管理已经不再只流行于纸面这种形式，它有了多元化的发展，1950年以后，产生了以光盘、磁盘为载体的档案形式，而网络化时代的来临，真正为档案管理工作带来了质的飞跃。电子档案的集中性与易查性改变了原有档案管理工作的运行方式，使档案管理工作更加理性化、省时省力。

2 新形势下档案管理工作中存在的问题

1）专业人才稀缺，技能欠缺。每项职业都需要专业人才的培养，但是现在高等院校和大众普遍不会接受一些偏门、冷门的专业，所以像档案管理这种少为人知的专业，很少有院校设置，导致专业人才供给不足，人才队伍素质良莠不齐。即使专业培养的人才也未必会专门从事本行专业，现在很多专业都拥有共通性，而大部分人认为档案管理工作只是简单地整理、记录，所以一般企业不会重视从事档案管理工作是否是专业人才。

其实不然，档案管理是一项复杂的系统，对于档案实体管理和档案信息的整理划分不是一朝一夕能够学会的。随着网络的盛行，档案管理工作也更多的向网络信息整理为主，但是大部分档案管理人员计算机实操技术并不纯熟。所以，在当今档案越来越多的前提下，对于档案管理人员的各方面要求都越来越高。

2）档案管理工作的两极化。档案管理工作包括政治、军事、文化、社会等各个方面的内容，所以，在国家政府部门从事档案管理的人员专业性强、学历高，管理体系相对完善。但是一般企业却不会强调专业性的人才，认为档案的管理工作很轻松，只需将人事档案抄录保管就好，以致一旦文件丢失就会给公司和个人造成巨大的损失。这种两极化的选人方式是影响档案管理工作规范化的一大阻碍。

3）网络信息的应用化不够完善。虽然现在网络时代给工作生活带来了方便，也提升了档案管理工作的效率，但对于网络信息的整合却并未得到完善应用。一是现代网络信息内容杂乱，在档案管理过程中容易混淆错误信息，影响档案的精准性。二是电子档案存在一定风险性，因为电脑的硬件设施一旦崩溃，所有的档案信息也会出错，虽然可能有纸质备份的部分，但是电脑数据库的体系庞大，人为可能无法修复或查找到全部文件，而且一旦出错，需要花费大量精力与时间来弥补错误，造成严重的后果。

3 新形势下加强档案管理工作规范化的策略

1）档案管理各大部分体系化。档案管理工作包括档案收集、整理、保存等8个部分，每个部分都应有规范化的管理体系。比如：（1）在保存的过程中，要保证温度、湿度、通风等细节方面符合标准要求，以延长档案保管的时间。（2）分层管理。现在的档案管理工作大部分都是统一领导，分级管理。但是有一个弊端，就是分级导致档案管理的连接性不强，跨级查阅资料时，审批手续费时费力。所以，可以在分级的基础上，对档案同时进行分层管理，相关人员根据档案的性质、类型等不同，将档案分层统一保管。但是要注意应该对相关人员签订保密协议，完善对档案管理的保密性。

2）电子数据与人为保管紧密结合。电子档案的发展方便了查阅，也比人为保管更加完整，但是电子档案依赖于计算机的软件、硬件功能，不如人为保管安全。所以，在进行电子档案的管理时，應该与人为保管齐头并进，对于电子档案信息进行存档与备份。并且，档案管理人员要时刻检修或观察计算机的系统，以保证计算机不会出现系统错误。

3）培养专业化的档案管理人员。在各行各业都需要专业化人才的新形势下，档案管理人员的技能素质也需要规范化的培训。现行国家政府部门对于档案管理人员要求高，所以会有专业化、系统化的培训。但是大部分企业对于档案管理人员不重视，由于企业的这种态度，使档案管理人员也不会主动学习档案管理的方法。所以，要提高档案管理工作的规范化，应该有完善的自上而下的管理体系。例如：（1）管理者定期培训。社会在不断变化，档案管理的方式也不能一成不变，定期培训可以总结以往经验的优点与不足，针对以后的工作做出规划与建议。（2）提升自身能力，学习电子档案知识。对于计算机的应用，要有精通的信息化处理能力。网络硬件、软件都在不断更新换代，档案管理人员也应学习新技术，使档案管理工作更加轻松。档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

4 结语

在社会管理逐步趋向于规范化发展的新形势下，各行各业都开始重视档案管理的规范化发展。在网络化的背景下，档案就相当于人“身份”的象征，规范化的档案管理工作可以达到“人尽其才，物尽其用”的效果，不仅可以提升工作效率，也可以保持政府或企业的良好运作，加快经济的发展速度。所以，解决现如今档案管理工作中存在的问题，使档案管理工作规范性发展，不仅是政府和企业的要求，也是整个时代的需求。

参考文献

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