会计核算系统：会计循环全过程

文/中兴财务云

会计核算系统是整个财务系统的中心，处于核算层会计核算系统的核心位置，与业务系统、财务运营系统、资金管理系统均存在数据交互关系。

会计核算系统在一般情况下，前端业务信息会通过业务系统、财务运营系统进行收集，由业务系统和会计核算系统对接生成相应的核算数据，并向资金管理系统下达支付指令，核算完毕后将凭证信息传递至电子档案系统归档，形成的单体财务报表传递至合并报表系统进行自动合并。会计核算系统架构（如图1所示）。

会计核算系统特点

1、高度集成与融合，确保业务处理准确、及时。会计核算系统作为ERP系统中的重要模块，与各模块高度集成，确保会计信息能够满足自动更新的要求（如图2所示）。以产品的销售为例，产品销售之后，营销人员便会将此记录在电脑中，产品销售之后库存产品减少、应收款增加等事件便由系统读取原始业务信息生成记账凭证，自动进行财务核算。同时，会计核算系统可以在记账完毕后，及时查看凭证、科目余额及相关科目的清单，也可以立即对资产负债表和损益表进行分析，保证业务处理的及时性。

图2 会计核算系统和业务系统高度集成

2、信息提供灵活多样，便于决策支持及外部交流。会计的最终目标是提供信息，为政府提供税收信息，为投资者提供决定企业发展的信息，为管理者提供进行决策的相关信息。融入在ERP的会计核算系统，提高了传统会计核算工作效率，当财务部门需要这些数据时，可直接从数据库中读取，无需业务人员为财务人员提供。此外，会计核算系统还为用户提供同业务伙伴之间的电子化数据交换功能，可以通过标准的数据接口传送信息，或生成各种对外报表，便于与客户、供应商、银行等机构的业务往来，进行企业之间的交流。

3、适用范围逐步拓展，为企业全球化核算提供支持。目前会计核算系统普遍提供汇率维护、多币种报表等支持企业进出口业务的功能，同时可依据各国会计法规进行相应定义，满足国际化企业的核算要求。

会计核算系统流程

1、 总账模块（GL）

总账模块是会计核算系统的核心，为财务人员提供了企业所涉及会计科目的全面图景。在一个与公司其他所有经营部门高度结合为一体的信息系统中记录所有业务往来，从而保证了会计数据总是完整且准确的。总账模块的业务处理流程（如图3所示）。

（1）凭证录入。凭证是会计核算系统运行的根本，在会计核算系统中，每一笔业务会至少产生一个凭证。凭证编号、公司代码、会计年度的组合是一个财务凭证的唯一标识。各种不同的自动记账业务，如收货、发货、销售开票等在自动记账时会自动确定相应的凭证类型（如图4所示）。这种自动确定是可以配置的。如果是手工凭证的录入，系统会提供默认的凭证类型，操作员也可以在输入时更改。

对于定期发生的一些重复性分录的处理，如费用的预提和分摊、待摊、税金的计提等分录的定义和生成，总账模块的解决方案是定义重复性分录，在定义之后，定期运行这些公式即可得到所要分录，避免了重复性的手工录入工作。如果会计核算系统对接网上报账系统，则网上报账系统可将报账信息自动导入至会计核算系统中生成凭证。

（2）凭证复核。记账凭证是登记账簿的直接依据，为了确保账簿记录准确，必须严格按照要求填制记账凭证，同时要由专人对填制的记账凭证进行复核。复核人员应该按照会计制度的要求，对制单人填制的记账凭证进行复核，主要复核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确，记账凭证内容是否完整无缺等。总账模块支持两种复核方式：凭证编制人自审批和编制人的上级审批。如果系统设置凭证编制者可以自审批，当提交审批后，系统会直接进行审批，并显示审批已通过。否则，系统会将该笔记账凭证按照设置提交给审批者，由其进行审批。

图3 总账模块业务处理流程

图4 凭证录入和凭证类型

（3）凭证冲销。对于记账错误的会计凭证，需要通过“冲销”功能实现。需要注意的是：由业务模块产生的会计凭证的冲销需要业务模块冲销业务，不能通过会计模块直接冲销会计凭证。以Oracle ERP为例，Oracle ERP提供两种冲销方式：更改标志或者切换借贷项。

（4）会计报表。总账模块的标准报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表、试算平衡表等。标准报表往往包含非常多的选择条件，而选择条件往往不是单选的，可以使用多区间法、排除法等来进行选择。同时，会计核算系统提供了一些工具，方便企业从各个维度对数据进行分析，可以提供实际与计划比较、目前与历史比较等，这些报表能够根据企业需要进行格式上的局部修改。会计核算系统能够通过“钻取”的方式，进行多维的分析和不断深入的挖掘，直至进入原始凭证。

（5）多币种处理功能。对于多币种的处理，总账模块提供两种不同的选择：报表折算和设立平行货币。报表折算是指企业平时按照本位币来记账，到了月末时进行报表的折算，并折算成其他货币。比如银行账户按照月末时的汇率，资产按照历史汇率，损益表科目按照平均汇率来折算。这种方法可以称为报表级的折算。

设立并行货币是指设置交易货币、本位币和并行货币。并行货币又可以细分为首选并行货币和次选并行货币。我们假设在新加坡的子公司有一笔出口泰国的业务，按照合同以泰铢来结算。这家子公司对于此单合同：

交易货币：发生结算时实际使用的货币（泰铢）

记账本位币：公司货币（新加坡元）首选并行货币：集团货币（人民币）次选并行货币：通用结算货币（美元）

在触发销售业务时，系统会自动选择泰铢（交易货币）来记账。但这张凭证中的数字会同时折算成新加坡元、人民币和美元，这种方法可以称为凭证级的折算。

（6）平行会计。为了满足多项会计准则的会计核算和报表需求，会计核算系统提供平行会计的功能，即：会计核算系统同时为每一种会计准则管理单独的一个分类账，主账簿（Leading ledger）和普通账簿（Nonleading ledger）自动进行平行业务处理。

主账簿一般用于满足集团管理层面或公司最高层次组织机构的财务数据核算和报表输出的需求，代表合并财务报表的会计准则；普通账簿是主账簿的平行账簿，一般代表本地的会计准则，集团公司的分支机构和下级单位一般使用普通账簿进行财务核算的本地报告报表管理处理。

图5 应收账款模块业务处理流程

2、 应收账款模块（AR）

应收账款模块主要用于对客户应收款进行检测与控制，在此模块中，账户分析、逾期清单以及灵活的催款功能，使用户可以方便地处理客户的未结清款项。

（1）业务处理流程。销售到收款流程是指与提供产品和服务并收回款项相关的一组业务活动及信息处理过程。从业务流程上来看，包括接受订单、检查可用库存、发货、开具发票、记录应收、收入确认和收款等环节。与此相对应，应收账款模块的功能包括：信用管理、发票处理、应收记录、收入确认、收款管理和催款管理。对于实现了业务系统和会计核算系统一体化的企业，在业务系统中完成发货或开票动作时，会自动生成存货成本凭证、应收收入凭证（如图5所示）。

（2）信用管理。客户信用管理是根据对客户信用程度的评估，即通过信用限额决定是否接受订货。如果超过了限额，系统就会发出警告或差错信息。

（3）发票处理。应收账款模块支持以下三种方式的发票开具：

手工录入：系统支持利用默认值快速准确地完成手工录入以及输入发票的附加信息。

从订单管理系统中自动导入：将订单管理系统中的销售订单导入应收账款模块，形成销售发票。

创建经常性发票：对于固定格式的发票，可以创建经常性发票模板，在发票开具时选择一个发票模板和开票间隔，自动创建经常性发票。

（4）应收记录、收入确认与税款计算。应收记录功能支持根据发票处理的结果计入应收账款。同时，应收账款模块支持随时确认收入。根据现金或权责发生制的会计方法，将贷方和借方账目从明细账转到总分类账，并提供标准报表，将未付款的客户余额、交易、收款与账户余额等汇总信息展示出来。在收入确认的同时，对于销项税的计算，应收模块支持通过税组和税码的设置，自动生成涉税分录，计算应缴纳销项税。

（5）收款管理。用户可以在应收账款模块输入以下两种类型的收款：

现金（银行存款）收款：从客户处收到的有关货物或劳务的付款，通常是有相应发票的收款。

杂项事务处理：从投资、利息、退款和股票销售中获得的收入，记录与组织日常事务处理活动无关的收款，通常无相对应的发票。

（6）催款管理。对于部分客户，需要使用应收账款模块中的催款管理功能，生成催款建议，发出催款信。

3、 应付账款模块（AP）

应付账款模块用于对所有供应商的财务数据进行管理。它是与采购模块集成的一个不可分割的部分，为每个供应商记录收货和发票。在应付账款模块中，这些凭证的相关记账会依照这些业务自动执行。

（1）业务处理流程。应付账款模块主要处理采购循环。采购循环的流程触发点有两类，一类是采购，一类是员工费用报销。对于采购业务，需要先进行采购申请，然后创建采购订单，基于采购订单进行收货，在收货之后进行“三单校验”（即采购订单、收货订单和发票是否一致），最后财务部门对供应商的应付账款进行付款处理。第二类是员工费用报销，即员工发生因公支出以后，提交费用报销单，财务部门审核发票并完成付款。应付账款模块业务处理流程（如图6所示）。

图6 应付账款模块业务处理流程

图7 资产会计模块业务流程

（2）发票处理。当对一张发票进行支付时，（自动）付款程序会从供应商主数据中确定所有付款的信息（付款方式、银行详细信息、供应商地址等）。一般情况下，与库存相关的采购是通过采购订单来完成的，而与非库存相关的采购则是通过发票直接处理的。系统还提供重复发票检查的功能，如果一张带有相同信息的发票已经存在于系统中了，那么系统就将对重复发票进行校验并会产生一个系统警示消息。

对于员工费用报销流程，以差旅费为例，如果不断向业务前端延伸，可以使用时间管理系统完成差旅申请，使用商旅管理系统完成订票订房、结算，使用网上报账系统完成报账申请，使用应付账款模块对员工费用进行费用核算、发放和分析。

（3）付款处理。付款处理可以由用户选择是手工还是使用自动付款程序来完成。付款凭证是与发票凭证相匹配的，它会将未支付的AP发票转变为已支付的项目。如果对发票或供应存在疑问时，可以在系统中冻结发票，这样就能确保与之相关的付款不会被支付。

4、 资产会计模块（FA）

（1）业务处理流程。资产会计模块的业务处理流程（如图7所示）。

（2）在建工程。在建工程是一类特殊的资产，不允许计提折旧，且在建工程必须单独显示在资产负债表中。资产会计模块对在建工程专设账户进行管理，在建工程与投资项目实时集成。在建工程完全或部分完工后，将进行资本化。此过程自动进行，资产会计模块将资产值结算到一个或几个资产主记录中。

（3）资产增加。固定资产增加用于处理企业新增加的固定资产及附属设备的信息，以保持固定资产管理和核算的连续性和完整性。同时，系统提供批量增加数据的功能，可以集中完成资产的创建。

（4）资产转移。资产会计模块可以处理单个资产或一组资产进行成批转移，并对资产的转移保留有相应的历史记录，对于所有的转移业务，资产会计系统在每月运行折旧时生成一张资产转移会计分录。

（5）资产变更。固定资产模块支持对于资产变更的各项处理：

如果对固定资产分类的进行调整，在资产的分类改变时，资产的成本和累计折旧将转移到新的资产分类所对应的科目上。

如果对固定资产原值进行调整，资产的价值可以依据购买资产部件的采购发票，通过手工输入资产的来源来增加资产的价值，如果没有明确的发票，也可以直接更改资产的成本来调整其价值。

资产价值调整时，调整的金额所产生的折旧差异，可选择将差异计入当期费用或根据资产的使用年限、已折旧月份，从调整月开始逐月摊销。在对固定资产的价值进行调整的时候，其增值部分的账务处理，视同于资产的增加。

（6）计提折旧。每个会计期末运行折旧和摊销时，资产会计模块将在资产明细账层面对每一个资产按照折旧范围、折旧码、使用年限自动计提折旧，并根据不同的折旧范围来决定是否需要更新总账科目。为了解决不同会计准则下对折旧范围及折旧方法的不同要求，资产会计模块提供平行折旧的功能。

（7）资产报废。在资产会计模块中，报废业务处理的操作非常简便，一般只需要输入资产卡片、日期、数量、金额，系统会实时地产生报废所需要的财务记录，而且系统会自动计算出报废需要转出的累计折旧，实时地更新固定资产的价值。

（8）固定资产报表。固定资产会计模块具有丰富的报表分析功能，包括但不限于：资产原值、累计折旧、账面净值的报表；资产购置、销售、报废和转移的查询；资产折旧分析和预测；资产存放地点、使用年限、规格、状态的清单；资产账面库存盘点报表；按资产分类显示的资产价值报表；资产被修改的历史记录。

会计核算系统功能

会计核算系统通常分为总账、应收账款、应付账款、资产会计，其涵盖从发票管理、收付款管理、资产新增折旧处置、过账结账等多种功能。会计核算系统各功能实现的基础是会计核算系统的主数据，一般包括组织结构、会计科目、会计期间、记账本位币、供应商、客户、资产等，都在会计核算系统的各个模块中进行设置。会计核算系统功能框架（如图8所示）。

图10 会计核算系统和网上报账系统的对接

图8 会计核算系统功能框架

会计核算系统信息对接管理

由于会计核算系统的基础是企业资源管理理念，在企业内部具有高度的集成性，与财务运营系统对接，实现会计核算的自动化；与资金管理系统对接，实现资金收支的自动化处理；与合并报表系统对接，实现合并报表的自动出具，与管理会计系统对接，实现核算数据向管理数据的加工和转换。会计核算系统对接框架（如图9所示）。

图9 会计核算系统对接框架

1、与财务运营系统的对接。财务运营系统包括合同管理系统、发票管理系统、营收稽核系统、网上报账系统、电子影像系统、电子档案系统。会计核算系统主要是和财务运营系统中的网上报账系统对接，对接点主要为基础数据同步和会计凭证生成。核算系统将基础数据同步至网上报账系统，基础数据包括员工、供应商、客户和会计科目等，从而确保网上报账系统的报账信息与核算信息的一致性。网上报账系统中需要预设报账业务与会计科目的映射关系，从而实现自动生成会计凭证的功能，同时网上报账系统会对导入数据进行自动校验，只导入合格的数据并能够出具例外情况清单，以方便相关人员修正。当会计凭证在会计核算系统中成功入账后，核算系统会将核算信息反馈至网上报账系统中，报账单状态将被更新为“已入账”。会计核算系统和网上报账系统的对接（如图10所示）。

2、与资金管理系统的对接。会计核算系统与资金管理系统的对接，存在双向的数据交互。会计核算系统向资金管理系统发出支付指令，包含收款账户信息、付款方式、付款条件等；资金管理系统向会计核算系统传递收款信息或支付结果。收款信息包含收款账户、付款方信息、付款金额、付款方式、付款时间等（备注：一般资金管理系统可支持收款认领），支付结果包括是否支付及支付账户信息等。

以付款流程为例，网络报账系统中的费用报销、税务核算系统中的应付税金、业务系统中的工程结算款等，在会计核算系统中形成应付款项，对接到资金管理系统完成付款。付款完成后付款状态反向传递，在会计核算系统中自动完成账务处理。同时，资金管理系统中的账户变更，信息会传递到会计核算系统，完成会计科目的添加，保证账实相符。

3、与合并报表系统的对接。会计核算系统向合并报表系统输入各类系统集成凭证、手工凭证、会计核算系统后台生成的各类序时账、分类账、总账等，是合并报表系统的数据源头。通过维护会计核算系统同合并报表系统之间的数据转换格式、对接方式、映射关系、映射规则，合并报表系统可以实现自动从企业的会计核算系统中抽取所有的会计核算信息，通过系统接口传入合并报表系统，保证子公司的账、表数据一致性。

4、与管理会计系统的对接。管理会计系统对应财务信息系统整体框架中的管理层，具体包括：绩效管理系统、成本管理系统、预算管理系统和内控&风险管理系统。会计核算系统将各类明细核算信息按照系统预先设置的数据格式传递至管理会计系统，例如生命周期后各阶段的核算成本传递至成本管理系统，将费用实现金额传递至预算管理系统等。