自动化办公环境下企业文书档案管理研究

王晓琳

(中国原子能科学研究院，北京 102413)

企业的档案文书是企业建立、发展及各种决策和会议等相关资料的一种记录方法，其内容在企业发展过程中起到极重要的作用，通过研究及分析企业的档案文书可深入了解企业的发展历程及发展过程中自身的不足之处，分析企业的财务档案可更好的展望企业未来的发展方向。随着我国新信息化技术的不断发展，在企业日常档案文书的管理工作中运用自动化办公环境，可显著提高企业文书档案管理工作的效率及整体质量[1]。

一、企业档案文书管理中运用自动化办公具有的优势

在信息化的时代大背景下，办公自动化已经成为企业文书档案管理发展的必然趋势。随着市场竞争的不断加剧，各个企业对日常管理工作的效率性及准确性问题注重度更加高，因此需要企业各个部门不断提高自身管理效率，促进企业的发展。现笔者将企业档案文书管理中运用自动化办公具有的优势总结如下：①可有效促进档案管理工作一体化水平的提高。企业档案文书管理工作的内容涉及面较广，可涉及至企业多个部门、各时间段及各个事件的相关文件及资料，因此资料的收集、整理、分类及归整的过程较为复杂。在文书档案管理过程中运用自动化办公的方式进行，不仅可有效提高文件收集及整理的效率，还可使各个环节的数据分析变简单有效，因此显著提升企业文书档案管理的一体化水平。②文件保存的安全性更高。传统的文件保存方法不仅消耗大量纸张，安全性也较差，极易受到天气、保存环境湿度及其他外在因素的影响。而自动化的办公管理，在收集资料环节更加便捷，同时可根据文件的分类、统筹及加密方式进行保存。并且可以通过备份相关资料与信息，以确保企业信息的安全，提高企业管理工作的有效性[2]。

二、自动化办公环境下企业档案文书管理存在的不足

与传统的企业文书档案管理相比，自动化办公在企业加强档案管理工作中的运用具有很多的优势，但在实际工作过程中还存在很多不足之处，在日常工作中不断找出文书档案管理在自动化办公环境下的不足，提升高度关注此类问题，并探讨相应的解决措施对有效提高企业管理工作有着非常重要的现实意义。虽然很多企业意识到办公自动化运用至企业文书档案管理中可带来的便利，但多数企业在运用自动化方式开展文书管理工作时，欠缺文件管理的风险因素，保存各类文书信息的方法及方式较为简单，使企业档案及有关信息被盗取的风险增加。同时在文书信息传输环节极易出现因为人文因素造成文件丢失现象，如果在这个过程中没有做好文件的备份工作，则可能造成企业的大量信息漏失，严重威胁企业的利益。同时，文书档案管理工作人员缺乏专业性，部分企业的文书档案管理工作人员由秘书兼任，其对文书档案管理的重要性及相关操作缺乏重视，极易在工作中发生疏忽及错误操作现象，这种现象的发生将会对企业的各类电子档案的收集、传输及存储环节带来严重的信息安全隐患，因此需要企业的管理人员注重这个问题，确保企业文书档案的安全[3]。此外，部分文书档案管理工作人员的观念还停留在传统的观念中，但现阶段我国大部分企业对于文书档案管理工作还存在较为严重的“重藏轻用”思想，即企业档案管理工作人员将工作的重点放在收集、整理及保管文书档案上，而对内在价值的挖掘度不高。

三、在自动化办公的环境下提高企业档案文书管理效率的措施

(一)注重人才培养，提升专业素质

在企业相关资料与信息进行自动档案管理的过程中，相关企业应积极提高相应人员的业务能力，促进相关管理人员采用自动化的方式更好地进行办公管理。可通过定期开展计算机技术培训、思想素质教育和技术培训等方式，提升企业文书档案管理工作人员的综合素质。还可根据企业的实际情况对各种信息进行实例分析，从实际操作的角度不断强化相关工作人员的综合能力。此外，相关管理人员还需要加强经验交流，以丰富自己经验及阅历积累，从而提高管理工作的效率。

(二)优化档案管理环节，提升档案安全性

信息技术为现代化办公带来新的活力，同时有效促进了企业文书档案管理的发展，同时也带来档案风险问题。为了更好地保存相关档案信息内容，企业在自动化办公过程中，不断提高网络信息技术的应用效率，同时提升企业的信息风险意识。在日常工作过程中，要注意重要信息的分类，同时注重备份的保存。除此之外，企业还应该建立信息处理团队，对信息技术问题进行严格的培训和研究，提高各种数据库和企业服务器管理工作的稳定性。