文书档案管理工作中存在的问题及对策分析

刘春燕

(黑河市职业技术教育中心学校，黑龙江 黑河 164300)

一、文书档案管理工作中存在的问题和不足

(一)文书档案管理工作人员能力有限

文书档案是综合了政府机关和事业单位所有的事务存储和事迹记载，其中包含着许多方面的内容，包括上级文件、正式文件、单位签订的各种合同协议以及许多关于单位内部资料的文档和照片。因此，这就需要文书档案管理人员对文书档案的要求进行充分的了解，并且能够根据文书档案的不同内容进行非常详细的分类和整理，以便在以后的政府机关和事业单位查阅单位资料和档案的时候能够节省非常多的时间，同时也提高了政府机关和事业单位工作人员工作的质量和效率。

(二)各文书工作部门配合不够协调

文书档案管理工作不是简单地只依靠文书档案管理部门就能够解决好的，它同时也需要与文书工作进行密切的联系。因为，文书工作中的文件的收集和整理是文书档案管理的基础。也就是说，只有将文书工作做到最好，才能够保证文书档案工作更上一层楼。然而，由于政府机关和事业单位管理部门之间的不协调或者有一定的冲突摩擦，导致政府机关和事业单位各个工作部门之间不能够资源共享和工作同步。这种现象在文书档案管理部门和文书工作部门之间同样存在，一旦文书工作中的工作不能够及时的报告给文书档案管理工作人员，就势必会导致最终的文书档案管理工作出现问题，并且这种问题如果不能够在上一层的文书工作环节得到解决就不能够得到有效的缓解。因此，政府和企业文书工作部门之间不能够友好的沟通和配合也是现在文书档案管理工作并不能快速发展的原因。

(三)对文书档案的收集和整理不够规范

对我国的文书档案管理来说，政府机关和事业单位的高层管理人员对于文书档案的管理工作不够重视，导致了下级在制定文书档案管理规范时就对档案管理的要求有所疏忽大意，这就使得文书档案管理人员在对文书档案进行收集整理的时候不能够很好的约束自己，造成文书档案管理工作会出现许许多多的纰漏。由于在制定规范的时候不够严谨，导致有些检索人员在对文件进行检索时只注重文件档案的数量，而忽视了文书档案的质量，使得文书档案管理工作的质量大大下降。文书档案管理人员的不规范，就会使得文书档案文件容易出现文件不完整的问题，这些问题是通过细心处理和规范是完全能够避免的，但就是因为对文书档案的收集和整理不够规范就导致了文书档案管理工作质量不能得到有效地提高。

二、针对文书档案管理中问题得出的对策分析

(一)加强对文书档案管理人员的培训

由于文书档案管理工作比较复杂，所以文书档案管理人员在工作中暴露的问题也是非常多的，这就需要单位人事管理部门对文书档案管理的工作人员进行合理的培训，让他们更加深入地了解文书档案管理工作，充分明白文书档案管理工作的重要意义。文书档案管理的工作人员是单位进行档案整理和分类的基层人员，因此加强文书档案管理人员的培训能够更有效的促进政府机关和事业单位文书档案管理工作的顺利进行。同时，作为单位的文书档案管理的工作人员，也要不断地学习新的管理经验，多与有丰富经验的领导者进行沟通，学习他人的文书档案管理技术，使得政府机关和事业单位的文书档案管理工作更加规范化，从而不断提高其工作效率。

(二)加强各部门之间的协调和沟通

文案工作是文书档案管理工作的基础和前提，这就要求这两个部门能够协调工作。最重要的就是在文书工作人员将文件档案整理好之后交给文书档案管理人员的衔接过程，在这个过程中就必须要注重两个部门之间的信息共享，使得文书档案管理工作能够更加协调、顺利、连续的进行下去。文书工作部门和文书档案管理部门之间能够相互协调和沟通就使得单位整体的文书档案整理过程能够一体化，保证工作人员在文书档案管理工作中能够更加顺畅的工作发展，促使政府机关和事业单位的文书档案管理工作的质量得到提高和进步。

(三)完善和规范文书档案的管理体系

不管任何的工作，建立一个完整的管理体系能够很大程度的提高工作的办事效率以及工作人员的工作积极性。文书档案管理工作同样也要建立一套完整合理的文书档案的管理体系。文书档案最复杂的就是在进行文件档案检索时不能够快速的锁定目标，这就需要工作人员对文书档案立卷归宗，将文件档案按照特定的规则进行分类整理，保证单位文书档案的完整性和全面性。完善单位的文书档案管理体系，将文书档案管理工作进行的更加有规范性，使得在政府机关和事业单位检索文件档案的时候能够更加简便的寻找出想要的文书档案，使得文书档案管理工作更加完善的进行。

三、结语

文书档案是政府机关和事业单位了解内部环境和单位现状最直接的现实依据，所以对文书档案的管理工作就自然而然的得到了单位领导的重视和发展。虽然现实中的文书档案管理工作中存在着许多的问题和不足，但是经过档案管理人员的分析策划，加强文书档案各个管理部门之间的工作协调和配合，都能够使得这些管理中的问题和不足得到良好的解决。只有通过这样不断地策划分析，不断地改进体系模式，才能不断地提高文书档案管理工作的工作质量，从而更加清晰、条理的处理和整理内部的文书档案，促进单位内部工作的有效发展和顺利进行。

[1]李道逸.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].经济与社会发展，2008.01.

[2]梁军萍.如何做好文书档案管理工作[J].十堰职业技术学院学报，2010.08.