事业单位人事档案管理存在的问题及对策

樊欣

摘要：本文主要分析了事业单位人事档案管理的重要性，重点介绍了事业单位人事档案管理过程中存在的问題，因为其直接关系着事业单位的发展，关系着社会的发展和稳定。通过对事业单位人事档案管理过程中常见的问题进行分析，并制定有效的解决对策，以期为事业单位人事档案管理工作的开展奠定良好的基础，进而创作出更大的经济效益与社会效益。

关键词：事业单位；人事档案管理；问题；对策

人事档案管理属于事业单位管理工作中比较重要的组成部分，人才信息的主要载体，其能够对事业单位员工的历史背景、个人经历、行为轨迹、工作表现、奖惩情况及所经历的重大事件等进行反映，同时也是知人善任、选贤举能的主要参照。要想更好的提高事业单位人事档案管理工作的效率，就需要对其常见的问题进行分析，并制定有效的解决对策，促进人事档案管理朝着规范化、科学化、制度化的方向发展。

一、人事档案管理概述

（一）人事档案管理含义

人事档案管理主要是把员工的人事档案信息进行科学、合理的收集、整理、鉴定、统计、保管和利用，其不仅具有重要的社会价值和记录价值，同时也是确保事业单位高效、有序进行的前提和基础，提高事业单位管理的效率和质量。

（二）事业单位人事档案管理的重要性

（1）单位人力资源管理工作的好坏将会直接决定事业单位办事效率的高低，科学、合理的事业单位人事档案管理不仅可以对单位人员的流动情况有个全面的了解和掌握，而且还可以通过人事档案的统计来更好的掌握单位员工的年龄层次、性别比例、婚姻状况等基本情况。（2）人事档案管理工作可以为单位的信息调控和人事补给提供参考标准。同时，事业单位管理者也可以根据单位的实际运作状况来做好人员的调整工作。此外，人事档案管理也可以更好的反映事业单位人力资源的空缺情况，以更好的满足事业单位对人才的需求。

二、事业单位人事档案管理存在问题

（一）对档案管理认识不足

目前，我国大部分事业单位把人事档案管理放在其他工作的后面，缺乏对档案管理的认识，致使档案管理出现滞后性和形式化的现象。如今社会经济体制进行了不断的改革和完善，但是人事档案的管理却未能跟上人事制度改革的步伐，从而导致一些档案管理人员身兼数职，对档案管理工作缺乏系统性的认识，无法更好的开展人事档案管理工作。

（二）人事档案管理信息化建设有待完善

目前，虽然大部分事业单位已经配备了“人事档案管理系统”，但是由于对其缺乏系统性的了解和认识，从而导致大部分系统只是简单的对员工信息进行记录、统计，而未对员工的生活、工作等相关信息进行记录，从而导致档案信息化大打折扣。同时，还有一些事业单位未意识到人事档案管理信息化的重要性，还在沿用传统的手工操作，这样不仅增加了档案的保存和管理难度，而且也会对人事档案管理工作效率产生影响。

（三）档案材料缺乏规范化、制度化管理

在进行人事档案收集归档过程中存在执行不严格、制度不健全的现象，从而导致档案材料缺乏规范化、制度化管理，致使档案资料缺乏一定的准确性和真实性。实际上，人事档案需要对员工的基本信息进行真实的反映，但是在实际工作过程中却存在严重的虚假现象。另外，人事档案要求选择16开规格的办公用纸，如果出现卷角、折皱、破损的材料，则需要对其进行技术加工，但是对人事档案材料缺乏统一的评价标准。

（四）档案管理人员综合素质不高

实际上，事档案管理是一项系统性、复杂性的工作，其要求档案管理人员对每一份档案材料有个全面的了解和掌握，并根据实际需要及时增添相关材料，严格按照人事档案管理的相关规范和标准来开展工作，但是大部分事业单位的档案管理人员未参与过档案知识的专业培训，对档案的管档要求、重要性，档案材料的收集、归档、整理、装订等业务不熟悉，加之事业单位改革后，缩减了管理人员的数量，从而导致档案管理人员综合素质不高，在一定程度上影响了档案管理的整体水平。

三、提高事业单位人事档案管理对策

（一）提高人事档案管理认识

提高人事档案管理认识是确保人事档案管理工作得以顺利进行的关键。首先，要求事业单位领导者对人事档案管理工作给予高度的重视，把其作为事业单位日常管理的主要内容之一来进行开展；其次，提高人事档案管理人员的对档案工作的重视，引导档案管理人员对档案管理各个环节有个全面的了解和掌握，以确保档案管理工作有条不紊的进行。

（二）促进人事档案管理信息化建设

随着信息化时代的带来，信息化技术在各个领域中得到了广泛的应用，人事档案管理工作也不例外。促进人事档案管理信息化建设不仅更好的服务于事业单位人事档案管理工作，而且还可以更好的满足时代发展要求。此时就需要事业单位依托现有的管理系统，借助计算机等先进设备和技术，来把员工的所有档案资料录入到管理系统之中，并借助一系列的技术处理，来把文字、声音、图片等资料转化为数据资料，并对人事信息给予及时、准确地传输，这样不仅可以更好的提高人事信息发布的时效性，而且还可以确保事业单位领导者和上级部门借助档案管理信息化系统来对员工的相关资料进行查询，更好的提高人事档案管理效率。此时还需要借助网络技术来加大对人事档案管理工作的创新。将不属于保密范围的档案信息可以尝试进行网络共享，以更好的向社会提供优质、高效、及时的人事档案管理信息，这样不仅可以对单位员工进行有效的管理，而且还可以更好的提高人事档案管理工作的质量。

（三）完善人事档案管理的规范和制度

通过对事业单位人事档案管理工作的社会现实需要和实际情况来对现有的人事档案管理规范和制度进行补充和完善，并对各项规范和制度的实施情况进行严格的监督。人事档案材料的收集是档案管理最为基础的工作，直接决定了档案管理工作的效率和质量。如今，随着社会经济体制的不断改革和完善，对人事档案材料的规范和制度提出了全新的要求。这样一来就需要档案管理人员严格按照现有的规范和标准来对档各种案资料进行及时收集、细致鉴别、认真整理、详细归纳、安全保管，从而更好的提高档案材料的准确性、完整性和真实性。同时，还需要明确人事档案案卷整理细则，使其达到全面性、科学性、完整性的要求，为相关工作的开展奠定良好的基础。

（四）促进档案管理人员队伍建设

随着事业单位改革的不断进行，有效的推动了相关工作的进行，提高了单位的工作效率和质量。但是要想更好的确保事业单位人事档案管理工作的进行，就需要构建一支具有较高专业水平和较高管理水平的档案管理队伍，培养一批具有较强创新意识和较强实际操作能力的档案工作人员。此时就需要对人事档案管理人员进行定期的培训和教育，使他们更好的了解和掌握相关知识和技能，更好的意识到档案管理工作的重要性。同时，还需要对人事档案管理人员进行最新管理技术和管理手段的培训工作，使档案管理工作更好的跟上时代发展的步伐，更好的提高档案管理工作的质量。

四、结束语

事业单位人事档案管理属于事业单位管理体系中比较重要的组成部分，而管理的信息化、现代化、科学化是人事档案管理工作未来发展的趋势，为经济社会发展提供了强大的推动力。这就要求事业单位人事档案管理工作的开展紧随时代的发展步伐，并对现有的管理技术、管理模式、管理制度进行创新和完善，同时还需要抓住历史机遇，来确保人事档案管理工作的顺利进行，从而提高其管理工作的整体效率和质量。

参考文献：

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[2]沈全保.浅析事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].人力资源管理，2015，11（8）：144-145.

[3]赵晖.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策[J].才智，2015，4（11）：68-69.

（作者单位：山西省煤炭地质勘查研究院）endprint