社交媒体文件归档管理研究：鉴定标准与管理模式

谭彩敏/华南师范大学档案馆

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出，要研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法，这表明社交媒体文件的归档管理已提到国家层面的议事日程。笔者尝试在比较英、美两国社交媒体文件归档管理实践的基础上，对社交媒体文件的归档鉴定标准及管理模式进行探讨。

1 英、美两国社交媒体文件归档管理比较

1.1 归档主体

英国国家档案馆（TNA）承担制定归档管理政策与归档文件保存的双重职责，如开发相关软件实现社交媒体文件的自动捕获[1]、建立在线社交媒体档案库（OSMA）保存归档的社交媒体文件。

在美国国家文件与档案局（署）（NARA）制定的纲领性政策的指导下，美国政府机构结合本部门业务职能划定社交媒体文件归档范围并实施捕获，把其中具有永久保存价值的文件向NARA移交。政府各部门拥有各自的数据库与合作机构，公众可以直接通过政府部门网站查找、利用归档的社交媒体文件[2]。

1.2 归档范围

英国限定对Twitter和YouTube两种社交媒体平台上的文件进行归档，具体范围包括英国中央政府及直属机构、2012年伦敦奥运会及残奥会官方平台发布的Tweets、YouTube视频等原创内容，但不包括转发的Tweets、互动及回复等内容[3]。

美国政府规定，各部门可以根据职能需要及使用体验自行选择社交媒体平台，以社交媒体文件与机构的职能、业务活动的相关性为标准[4]，判定所产生的社交媒体文件是否需要归档。

1.3 归档文件组织形式

英、美两国主要按照发布的时间顺序对社交媒体文件进行归档，而对于重要事件则按照主题内容进行归档，力求完整反映事件的全部过程[5]。

从以上比较可以看出，英、美两国社交媒体文件归档管理主要是围绕政府机构形成的政务性社交媒体文件展开的，按照发布的时间顺序统一归档并集中保存；TNA是兼负双重职责的组织核心，而NARA则是通过制定普适性的政策对政府机构进行业务指导与实践监督；英国不仅限定归档的社交媒体平台，而且对归档范围有明确界定，操作性也比较强；美国的规定则相对宽松，允许政府机构自行选择平台并划定归档范围，但判定标准操作性不强。总的来说，英、美两国社交媒体文件归档管理都能适应本国实际情况且各有长处，相比较而言，英国社交媒体文件归档管理具有较强的目的性和限制性，因此具有更强的约束力和更好的执行效果。我们可以借鉴两国的有益经验，结合我国实际情况开展社交媒体文件归档管理。

2 社交媒体文件归档鉴定标准的确立

目前，我国档案界在理论研究和实践中都侧重于政府机构形成的政务性社交媒体文件，而对于在社交媒体平台上个人用户生成的信息记录却没有予以足够多的重视。从社会记忆和信息资源的层面来说，个人或群体在工作和生活中所生成的社交媒体信息都属于“社会记忆”的一部分，同样可以作为社会化的档案资源被保存并为社会所共享[6]。当然，并非所有社交媒体平台上生成的信息都需要被当作档案资源加以保存和管理，因此对信息内容进行价值鉴定是社交媒体文件归档保存的关键环节，而社交媒体信息资源的社会化和多样化要求确立新的鉴定标准。

档案是经过选择的历史，选择的标准在于其“价值”，或为“证据”价值，或为“记忆”价值，或为两者的结合，这一标准同样适用于社交媒体文件的价值鉴定。因此，从信息价值的角度来划分，社交媒体文件可以分为两大类：一类是政府机构、社会组织和个人在职务活动中形成的信息记录，在本质上与传统意义上的档案相同，是服务社会运行的活动证据，可称之为证据型社交媒体文件；另一类是普通公民在生活、娱乐等一般社会活动中产生的信息记录，类似于目前尚未纳入体制内管理的私人档案，可以称之为记忆型社交媒体文件。

2.1 证据型社交媒体文件的归档鉴定

笔者认为，证据型社交媒体文件的归档鉴定基本上可以沿用传统的档案鉴定标准，即主要依据其“证据”价值，同时考察其真实性、完整性等属性，在实际操作中则可以借鉴英、美两国的实践经验，在限定归档社交媒体平台的同时，参照现行文件材料归档范围并结合问题导向指引进行归档鉴定。

首先，限定归档社交媒体平台既可以使文件捕获的目标更明确、操作更简便，也能保证捕获的社交媒体文件具有相对统一的格式，便于保管和利用。考虑到目前我国社交媒体发展状况，笔者认为，选择微博、微信两大主流社交媒体比较适合。一方面，微博、微信是目前覆盖面最广、影响力最大的社交媒体。据统计，截至2017年上半年，微博和微信的月活跃用户数分别达到3.61亿和9.63亿；另一方面，微博、微信是目前最主要的政务新媒体内容创作平台，据2017年1月19日发布的《2016政务指数·微博影响力报告》统计，截至2016年底已开通认证的政务微博164522个，其中政务机构官方微博125098个，全年共发博7469万多条，总阅读量超过2605亿次，阅读量超过100万的有1.2万多条，微博依然是国内规模最大的移动政务平台。政务微信虽然起步稍晚，但是截至2016年底政务微信公众号也已经超过10万个。

其次，证据型社交媒体文件的归档范围可以参照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关规范执行。一般来说，各类机构、组织和个人在使用社交媒体过程中产生的信息只要与其社会职能、业务活动相关，都应该纳入归档管理范围。还可以借鉴NARA在《社交媒体文件管理指南》中的规定，通过设定各种问题来检测信息内容是否具有归档价值。如，信息内容是否包含一个机构政策、业务及工作任务相关的依据？是否只能在社交媒体平台上获取？机构是否使用社交媒体工具发布官方信息？信息内容是否包含业务需求？等等。如果以上任何一个问题的答案是肯定的，那么，这个信息内容就很可能需要作为档案归档保存[7]。

此外，社交媒体文件的归档鉴定还必须考虑原创性和互动性，面对不同服务器上的同一信息内容，我们只需要归档原始信息，没有必要把所有相同的信息内容都保存起来。归档的社交媒体文件应该是原创性信息，如果某个信息内容只是简单的转发，那么就不需要归档保存。如果这个信息内容包含了其他人对其进行的“加工”，例如公众的评论等，那么它就有可能需要归档保存。

2.2 记忆型社交媒体文件的归档鉴定

记忆型社交媒体文件与传统档案文件相比有着较大差异，其系统性不强，内容比较琐碎和私密，具有广泛的社会性和参与性，只有置于社会网络中聚合才能凸显其社会意义。因此，传统的档案鉴定标准不适用于记忆型社交媒体文件的归档鉴定。笔者认为，对记忆型社交媒体文件价值鉴定的关键是对社交媒体的特点互动性进行解读。

在社交媒体平台上，用户之间以信息内容和人际关系为基础展开各种互动、形成各种关系网络，因此社交媒体信息内容的价值判断不能只着眼于信息内容本身，而要从社会网络的角度展开，通过信息内容本身、与其他信息内容的关系以及信息内容生成者之间的关系进行具体分析[8]。如，新浪微博的每日热门话题都会引发大规模的互动信息，用户的评论、转发对于其个人而言并无太大意义，但是成千上万的用户评论汇集起来就可以成为代表不同社会群体的观点，其社会意义就会得到极大提升。可以说社交媒体信息的互动热度在一定程度上显示着社会关注度，互动热度越高，其社会关注度就越高，重要程度也越高，作为社会“记忆”予以保存的可能性和必要性也就越高。

如今社交媒体平台类型越来越多，平台所提供的功能日趋多样，社交媒体信息呈现多样化、复杂化的发展趋势。因此，对于记忆型社交媒体文件的归档鉴定应当是在尊重个性的基础上，依据社会总体的价值导向建立普适性标准，保证被认定具有档案价值的社交媒体信息资源能够得到规范管理。

3 社交媒体文件归档管理模式的构建

由于社交媒体平台的多样性、社交媒体信息的海量化以及技术上存在的困难，档案机构无法再以传统模式管理数以千万计的社交媒体文件。加拿大档案学教授特里·库克指出：“这个世界有太多的证据、太多的记忆、太多的认同，现有档案馆能够收集的仅仅是它们的一小部分……在这个新的数字世界，职业档案工作者应该成为辅导员、宣传员、教练员，鼓励作为社会参与过程的建档工作，没有必要把所有的档案产品收集到我们的档案馆。”[9]也就是说，职业档案工作者既要担当“证据”和“记忆”的守护者，又要以辅导员、宣传员、教练员的身份推动档案管理社会化。

3.1 社交媒体文件社会化管理模式的构成

笔者认为，社交媒体文件的归档管理需要构建社会化的管理模式，既需要档案机构、政府机构、商业机构、学术机构、社会团体等的参与，也需要鼓励公众的参与。这些不同的管理主体在开放的平台上进行多方协作，共同实现对社交媒体文件的有效管理。NARA在《Web2.0/社交媒体平台的文件管理指南》中指出，社交媒体时代要求档案管理人员、网络管理人员、社交媒体管理者、信息技术人员、隐私保护和信息安全保护人员以及其他相关参与者共同承担信息发布与管理的责任[10]。具体来说，社交媒体文件的社会化管理模式可以分为两方面：一是档案机构基于适应社交媒体环境的专业档案管理标准与制度体系，从全社会的角度管理政府机构、社会组织、个人形成的证据型社交媒体文件以及部分价值较高的记忆型社交媒体文件；二是鼓励公众基于社会网络，在档案机构的指导和推动下，依托档案机构、商业机构、学术机构等提供的平台与技术，自主管理个人所形成的记忆型社交媒体文件，并将其中有价值的部分提供社会共享[11]。社会化管理模式不仅可以分担档案机构过重的管理负荷，也有利于从形成者和利用者的角度构建社会记忆。

3.2 证据型社交媒体文件的归档管理

对于证据型社交媒体文件的归档管理，笔者比较倾向于美国的做法，也就是社交媒体文件的捕获和管理由生成者自主完成，档案机构只负责制定政策标准和保管具有永久保存价值的社交媒体文件。如，各级政府机构按照要求及时捕获所发布的社交媒体信息，形成在线社交媒体文件数据库，同时定期将其中具有永久保存价值的社交媒体文件向档案机构移交；归档保存的社交媒体文件应当有统一的格式，除了包括正文、必要的背景信息，还应当包括互动信息，可以允许机构删除互动信息中某些违反法律法规、不合乎社会道德伦理的言论；在线社交媒体文件数据库应当面向全社会开放，公众可以直接通过政府机构的网站进行查找、利用，也可以通过档案机构提供的入口链接至数据库。

3.3 记忆型社交媒体文件的归档管理

记忆型社交媒体文件类型多样、数量庞大、保存价值不一，不适合由档案机构进行统一管理。如前文所提到，当中价值较高的可以由档案机构归档保存，而一般性的则提倡由公众自行保存。具体来说，一方面，档案机构应当随时关注社会热点问题并及时捕获相关的社交媒体信息，或者按照主题捕获相关的社交媒体信息，形成相应的专题性资料，如，英国国家档案馆以2012年伦敦奥运会与残奥会为主题，有选择地归档了中央政府部门所发布的有关奥运会的Twitter及YouTube内容，有效保留了官方层面关于伦敦奥运会的完整“记忆”[12]；另一方面，公民个人的一般性社交媒体信息可借助第三方平台自行保存和管理，如，Twitter在2012年底推出了归档功能，即由Twitter提供平台与技术手段，用户能够将自己发布的所有tweets按月分期下载保存在本地，并可以通过关键字、特定短语、标签和用户名进行搜索[13]。

3.4 第三方平台在社交媒体文件归档管理中的作用

社交媒体文件的归档管理离不开社交媒体平台的合作和技术支持。如，依托社交媒体平台设计归档模块直接进行归档，或者利用社交媒体平台所提供的云空间保存需要归档的信息，或者利用社交媒体平台的标签功能进行归档信息分类等[14]。笔者认为，将社交媒体文件尤其是海量记忆型社交媒体文件依托社交媒体等第三方平台进行管理是可行且必要的，这就类似于将商业性文件中心的管理从实体机构转移到数字平台上。NARA在《Web2.0/社交媒体平台的文件管理指南》中就提出可以在第三方平台进行档案管理，前提是政府机构与第三方平台供应商签署必要的服务协议，将档案管理的条款列入其中。如，社交媒体信息内容符合《联邦档案法》关于档案的定义，信息内容在该平台持续使用期间可以得到有效保存，而必要时又可以标准格式迁移至档案机构的管理平台，确保双方可以实现对社交媒体信息的有效管理[15]。随着政策法规的完善以及信息技术的发展，第三方平台作为社交媒体文件管理平台将会更为普及。

注释与参考文献：

[1][2][3][4][5][12]高晨翔,黄新荣.国外社交媒体文件归档的政策研究[J].图书馆,2017(7):6-11.

[6][8][11][13][14]周文泓.社交媒体环境中的参与式档案管理模式探析[J].图书情报工作,2014,58(15):116-122.

[7]NARA. Guidance on Managing Social Media Records.[2017-10-30]. http://www.archives.gov/recordsmgmt/bulletins/2014/2014-02.html.

[9][加]特里·库克,李音（译）.四个范式：欧洲档案学的观念和战略的变化——1840年以来西方档案观念与战略的变化[J].档案学研究,2011(3):81-87.

[10][15]NARA.Guidance on Managing Records in Web 2.0/Social Media Platforms.[2017-10-30]. http://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2011/2011-02.html.