数字时代档案文化建设的新思维研究

苏焕宁/中山大学资讯管理学院

档案文化建设是档案事业与文化事业的重要组成部分。数字时代，档案工作者开展档案文化建设应具备三种新思维。首先应具备资源思维，尤其应当重视对电子档案的管理；其次应具备关联思维，既要将档案室文化建设与档案馆文化建设相联系，还要注重档案资源间的相互关联；最后应具备数据思维，对档案进行数据化管理。笔者就此作一分析。

1 档案文化建设的资源思维

数字时代的到来为档案文化建设提供了新的档案资源，同时要求我们认真思考如何保障档案资源的齐全完整。电子档案作为信息社会的重要原始记录，是档案文化建设中一种新兴的且必不可少的资源，新时代档案文化建设应该重视并利用好电子档案资源，以多样化资源为依托，丰富档案文化的内容。

1.1 目前档案文化资源建设的不足

我国档案工作大多围绕纸质档案和纸质档案数字化副本进行，对信息技术的运用大多限于档案及数字化副本的辅助管理[1]，在“增量电子化”与“存量数字化”之间更热衷于后者，在档案文化建设过程中也不例外。笔者认为，对以文化传承为己任的档案文化建设来讲，已有的纸质档案相对于稍纵即逝的电子资源而言可以说是“一成不变”的，若忽视电子资源、没有及时收集并保管起来，那么电子资源流逝之后很可能无法恢复。除了保护档案的多样性，档案文化建设之关键还在于对档案文化内容进行挖掘与整合。从档案文化信息内容的管理与开发的效率来看，直接利用“增量电子化”的电子档案进行档案文化建设，相对于利用时需要转换的“存量数字化”方式更为高效。

1.2 电子档案对于档案文化建设的重要性

首先，从档案文化资源建设的完整性与多样性来看。一方面，创新档案文化建设离不开齐全与完整的档案资源。数字时代，人们运用电子文件记录工作与生活，产生的电子档案成为档案资源的重要组成部分，因此关注电子档案是留存当前文化的关键之举。另一方面，档案文化建设离不开结构合理的档案资源。档案文化建设所依托的档案资源不仅要达到量的要求，更要有质的保障。电子文件的出现是信息社会发展的必然产物，随着社会无纸化进程的持续推进，电子档案数量不断增加，因此档案管理中如对纸质载体过于偏重或依赖，会导致馆藏资源结构不合理，因为这与社会信息化发展的趋势是不相符的。档案文化建设若不能及时关注并有效利用电子档案的新特征来开展工作，便可能会落入“旧有的未及开拓、新生的无法把握”的尴尬境地。档案文化建设依赖于档案资源建设，而忽略电子档案管理将会导致档案资源缺失，不完整的档案资源想要支撑档案文化完整构建已不可得，更不用说创新了。

其次，从档案文化建设的发展来看。文化的发展是源远流长的，昨天的故事是今天的历史，而今天的一切又将成为明天的历史，所以档案文化建设是一项细水长流的工作。结合目前社会现状开展档案文化建设，才能提升档案文化建设在当下及未来的影响力。而当下社会发展所形成的电子档案，是开展档案文化建设的重要原始素材，因此档案文化建设必须看到档案资源类型所发生的变化，重视电子档案在档案文化建设中的重要作用。

2 档案文化建设的关联思维

从表面来看，档案文化建设是一项档案和文化相关联的工作，而从具体的实践来看，二者的关联需要依托于更多、更广、更深层次的相互联系，如档案馆之间的联系、档案馆室的联系、档案内容的联系等。因此，开展档案文化建设需要具备关联思维。

2.1 档案馆档案文化建设与档案室相互关联

档案馆馆藏丰富，所藏资源也更具历史文化价值，因此人们通常会从档案馆的角度出发考虑档案文化建设，却忽略单位档案室（这里主要指进馆单位的档案室—编者注）的档案文化建设，或者说没能将二者很好地结合起来。

实际上，一方面档案室的档案文化建设是档案文化建设的重要组成部分，重视档案室的档案文化建设更有利于档案馆判定并挖掘进馆档案的文化价值。也就是说，档案室档案文化建设的开展情况对档案馆档案文化建设工作具有一定影响，如果档案室忽视对档案资源的收集与整理，所造成的损失是不可逆的，是档案馆今后无论如何也无法弥补的[2]。因此，文件归档尤其是电子文件归档就应是新时期档案室文化建设不可忽视的重要工作。档案室档案文化建设应当以注重电子文件归档为基础，从源头上保障档案文化建设“材料”的品质。另一方面档案室室藏档案体现了单位的文化建设与文化传承情况，因此将档案馆与档案室的档案文化建设相结合，同时从凭证参考与历史文化两个不同的角度开展档案文化建设，将更有利于档案价值的有效发挥。

2.2 档案资源间的相互关联

档案文化建设的关联思维不仅体现在馆室档案文化建设的相互关联，更体现在档案资源间的相互关联。美国心理学家米尔格伦提出了著名的“六度空间”理论，即一个人最多通过六个人就能够认识世界上任何一个陌生人[3]。如果将这一理论运用到档案文化建设上来，就体现为档案资源存在相互关联。首先表现为馆际间的互动、交流与合作。档案工作者针对同一文化主题通过多种途径开展档案馆馆际间资源共享，利用网络可以在不同档案馆同时进行档案资源的开发和利用。其次表现为通过一定的文化脉络、运用相应的关联方法与技术，档案工作者可以将更多的档案资源按照不同的文化主题进行分类、聚合。这样一来，同一份档案或许就能因为不同的文化需求得到多重的、更为深入的挖掘与开发，这种挖掘与开发将会使更多档案发挥出更多意想不到的价值。

在传统的档案管理中，我们考察档案关联的视角在于档案全宗。全宗固然是档案间最原始、最直接的联系，但档案资源之间还存在更多的文化上的关联，从一定程度上讲，档案文化建设需要通过对档案内容进行管理与挖掘，跳出全宗的束缚，寻找档案资源之间的文化关联，最终为档案文化建设服务。以浙江政务服务网档案管理工作为例，其电子文件归档整理是在机构来源原则下以办理事项为单位进行的，这就突破了来源的唯一关联方式，将档案间的相互关系置于所处理的事项之中。虽然这项工作并非档案文化建设工作，但无疑为档案文化建设中寻找档案资源之间的文化关联提供了思路。

3 档案文化建设的数据思维

开展档案文化建设，资源建设是基础，开发利用是关键，而资源的开发又依托于数据的挖掘。大数据时代的到来，使档案管理从数字化视角向数据化视角转变，这意味着对档案进行单纯的数字化管理与应用已不足以迎合这一“数据为王”的时代，因此要努力实现档案管理数据化。所谓档案管理数据化，是指将档案管理细化至每一个数据，“以小见大”，以细致化带动全面化。档案文化建设应树立数据化思维，不应仅停留在信息的层面，而要结合档案文化建设的需要，对档案内容做更精细的数据解剖。

3.1 缺乏数据思维的现状分析

一方面，为了更好地开展档案文化建设，不少地方的档案部门对纸质档案资料进行了数字化扫描，但由于没有很好地完成数据挂接工作，数字化没有产生预期效益。同样，虽然不少地方的档案部门已经对档案进行了全文识别与录入、提升了查全率，但对于档案文化建设而言更为重要的查准率却并不高。可以发现，目前全文检索没有实现档案数据与需求数据之间的有效匹配，纯文本或文字的检索缺乏对档案其他特征的有效抓取，这必然会导致检索结果范围的扩大化。

另一方面，档案文化作为一定层面的知识，其建设本应可以同知识管理相结合、相促进。然而尽管档案学术界很早就提出知识管理与知识挖掘，但相关研究尚停留在概念和理论探讨阶段[4]。档案知识管理理论难以落地，这在很大程度上也与数据思维的缺乏有关。现有的知识管理大多针对档案的文本内容浅层次地进行，而想要得以深入开展，则必须要对档案本体信息如背景信息、关系信息等进行深入挖掘与整合，并形成档案知识。这些知识的建立都依托于对档案元数据的管理，可见要想通过知识管理推动档案文化建设的发展，需要重点关注数据，对与文化相关的档案元数据进行有效管理与开发。

3.2 开展数据化管理

具备档案数据思维是实现档案精细化管理的具体体现，而档案数据化管理是后续档案数据开发的重要基础，尤其是对于电子档案而言，对其元数据进行有效管理与利用更是数字时代档案文化建设的新路径。从档案文化建设的角度出发，档案数据化管理主要包含以下三点。

第一，要注重数据的收集。档案文化建设是一个将档案资源与社会文化需求相匹配的过程，档案文化建设不仅需要丰富的档案资源作为基础，还需要准确把握社会大众多样化的文化需求。在档案文化建设服务过程中形成的数据能反映利用者的需求，因此应当被收集和重视。计算机代替手工，实现了对档案信息更为精准的记录与统计，并可以通过相应信息技术，将相关数据迅速转化为具有更高参考价值的信息，据此可分析出利用者的文化需求与偏好，建立用户需求模型。这种根据用户需求构建档案文化、有针对性地提供服务，才能使更多档案资源为档案文化建设所用。

第二，要注重内容数据的整理。大数据意味着全数据，但从某种程度上讲，越全面越多样的数据反而会导致“选择困难”，因此面对日益丰富的档案数据，档案文化建设首先需要对海量数据进行整理、筛选，才能避免过程中的“大海捞针”。在以往的档案管理中，档案部门更多地将自己定位为“保管者”的角色，较少深入到档案内容中去做研究。事实上，要想更好地发挥档案文化价值，对内容进行管理是必不可少的。新时代档案文化建设中，档案部门要通过多角度对档案进行著录，赋予档案多种检索标识，并按照不同的线索对档案内容进行聚类、整理，以更好地揭示档案的档案主题，从而提高档案检索利用率[5]。

第三，要注重内容数据的挖掘。在文化的发展与繁荣中，出现了新文化繁育和传统文化毁灭并存的现象，多样化发展的背后夹杂着诸多不可忽视的隐忧[6]。传承并弘扬优秀传统文化、革命文化、社会主义先进文化是我国档案文化建设的重要使命。而今，采用数据挖掘技术可以分析并预测社会大众的文化需求，从而使档案文化建设成果更加契合时代主题，更为符合主流的社会文化需求，更容易为社会大众所接收、所喜爱，这种有的放矢的方式将使档案文化建设工作事半功倍。除此之外，利用数据挖掘技术还可以根据不同的需求，为档案文化建设提供主动的、自动化的、个性化的服务。例如在家谱档案文化建设中，利用者可以根据自己的需要勾选、填写相关信息，计算机可以通过数据挖掘分析相应信息，了解利用者的需求偏好后，再运用相应的可视化技术与家谱档案编研模板，自动形成家谱档案编研产品如“某家谱档案集”“某家谱档案故事汇编”等，这样集有趣与有用为一体的成果定会使档案文化的影响深入人心。

可以说，资源思维、关联思维与数据思维并不是数字时代新生的或特有的思维，但却是在以往实践中常被忽视的内容。笔者以“新”为题，旨在唤起今后在档案文化建设对相关问题的重视，以突破瓶颈，开拓档案文化建设的新局面。档案文化建设是档案工作向社会展现自我价值的良好机会，档案部门当以资源为基础、以关联为工具、以数据为抓手，利用三方合力使档案文化建设在数字时代中出彩。文化的影响是潜移默化的、是“润物细无声”的，因此档案文化建设不可能一蹴而就。数字时代档案文化建设应回归文化服务的本质，运用技术工具、通过文化服务来实现档案资源的价值。

本文为广东省档案局科研项目“大数据背景下档案工作面临的问题与对策研究”（项目编号：YDK-157-2017）成果。

注释与参考文献：

[1][2]丁德胜.我国数字档案室建设新思路[J].档案学研究,2014(1):12-16.

[3]刘宏杰,陆浩,孙楠,等.基于微博的六度空间理论研究[J].计算机应用研究,2012(8):2826-2829.

[4]苏焕宁.大数据背景下档案文化建设的坚守与创新[C]//大数据时代的档案工作:2016年全国档案工作者年会论文集.北京:中国文史出版社:125-130.

[5]于英香.档案大数据研究热的冷思考[J].档案学通讯,2015(2):5.

[6]丁华东.档案:在当代文化发展与繁荣中给力[J].浙江档案,2011(1):26-29.