新常态下的高校基建档案管理优化策略

文 / 刘溪

基建档案作为工程建设中的真实记录，作为历史凭证，反映了工程建设的整个过程，能为高校建筑后续的改建、增建、维修以及资产评估等方面提供重要的依据。随着高校不断扩招，校内相关硬件工程项目也不断完善，为高校的长远发展提供了充足的物质保障。然而，部分高校的工程建设在发展的同时并没有做好基建档案的收集和整理工作，导致基建档案管理滞后，难以发挥应有的作用。在新常态下，如何突破基建档案的管理瓶颈，探索具有创新性的管理策略，是当前基建档案管理研究亟待解决的问题。

一、新常态下高校基建档案管理的优化目标

2014年12月23日，杨冬权在全国档案局长馆长会议上提出，我国档案工作进入了即以服务大局服务民生为中心、以“三个体系”建设为重点、事业发展得到进一步保障的新常态。杨冬权还提出，为了适应和引领档案工作新常态，必须具有创新思维、先行思维、网络思维、合作思维、人本思维等。高校在开展基建档案管理时也要顺应新常态的大环境，对管理方式进行创新和改革。结合新常态下的档案工作新思维，高校在改革基建档案管理工作时应注意五个方面。一是创新性。高校应关注新的专业档案、载体档案，并在基建档案管理工作中引入新的档案存储载体、保护技术以及传播手段，开发新的档案利用者和新的档案开发利用方式，促进档案工作的与时俱进。二是先行性。高校应树立新的“先行”意识，积极介入上游工作的管理，并形成主动服务理念，先行介入管理者的决策，提高对工作的预见性管理。三是合作性。高校的基建部门应与其他部门积极建立合作关系，扩大档案资料的收集渠道。四是数字化。利用网络进行网上实时归档，确保档案收集齐全，并利用网络发布目录和档案，开展档案的远程利用。五是人性化。高校在基建档案安全管理中，应注意以人防为重点，对组织内部和外部的人采取差异化的安全保密措施，并注意调动基建档案管理者的工作积极性、创造性，提高管理人员的基建业务素质和档案管理素质。

二、当前高校基建档案管理中的主要问题

（一）规划性立档意识滞后

高校的工程建设及维护、扩建等工作都由它的基建部门负责。基建部门不仅要做好相关规划、建设工作，还需要收集和整理相关工程项目的文字资料、图表数据以及预算记录等，为以后的工程维护及扩建提供参考。然而，部分高校的基建部门并没有充分重视基建档案资料的管理，存在资料收集缓慢、条理不清、更新滞后等问题，甚至出现工程项目结束多年仍没有建档的情况。[1]这主要是基建部门的档案管理制度不明确造成的。另外，由于部分高校的基建部门缺乏大局意识和先行意识，基建档案资料的管理缺乏规划性。

（二）资料收集责任分工模糊

基建工程的建设从立项申报到竣工验收的整个过程持续数年，由于时间跨度较大，人事物变动也较大，工程项目相关的申报文件、勘测资料以及设计方案、施工文件等资料的收集难度也随之上升。部分高校的基建档案管理人员数量不足或缺乏专业实践能力，在档案管理上缺乏重视。尤其是近年来高校落实改革工作，岗位人员的流动性较大，导致基建档案的管理人员也出现变化，出现管理分工不明、责任不清的情况。[2]此外，不少高校缺乏规范的档案管理机制，基建档案在收集、存档和衔接的过程中容易因管理不善而出现档案缺失甚至丢失的问题，严重削弱了基建档案的完整性，为日后高校的查找、利用带来隐患。

（三）档案部门管理指导能力不足

基建工程关系到建设方和承建方这两个主体。双方往往以协议、合同等形式建立合作关系，明确具体权责和分工。其中，基建工程的建设资料包含招投标书、建设合同、给排水工程以及施工工程资料等。根据一般规定，双方签订的合同协议一式多份，各自保存原件资料。然而，部分高校缺乏明确的合同管理制度，将合同协议书一类资料的复印件交到档案部门，将原件留下备查。其次，承建方也存在归档资料质量低的问题，如部分技术类资料缺乏承建单位的公章及签字、基础图表数据与平面图标不一致、图纸资料不齐备等。然而，高校的档案部门却难以对基建部门及承建方的档案管理进行监督或干预，导致基建档案资料质量较低，不利于档案管理工作的开展。[3]

三、新常态下高校基建档案管理的优化对策

（一）强化先行意识，从思想上提高基建档案管理重视

高校的基建部门负责管理工程建设项目的文字资料、图纸数据以及施工和验收情况等资料文件，是基建档案的形成者，在资料收集和归档的过程中发挥着不可忽视的作用。在新常态下，基建部门的管理人员应重视先行思维，强化先行意识，从思想上重视基建档案在建设项目申报、运行、检修以及扩建中的意义。高校的基建部门人员在工程项目申报之前便应通过法制宣传、案例对比等方法，着手强化相关职能部门的档案意识，争取部门的重视和支持。强化先行意识是优化基建档案管理工作的基础和关键，只有建设方和承建方都重视基建档案的价值，才能从源头上提高申报、设计、勘测、施工和检修等环节的资料归档质量，为提高基建档案管理效率创造条件。

（二）规范管理机制，从流程上提高基建档案管理质量

现阶段部分高校仍没有形成一套规范严谨的基建档案管理机制，缺乏有效的管理手段，导致工程项目的资料分散存放甚至长期积存，不利于项目竣工后资料文件的归档管理。针对这一情况，高校应规范管理机制，从明确机构分工、完善管理制度和推进存档管理数字化等方面提高基建档案管理质量。

一是完善管理机构，明确责任分工。高校应树立人本思想，建立具有专门性的基建档案管理组织，由专人负责进行基建档案的收集归档和管理，提高基建档案管理的延续性和长远性。同时，高校还应要求各个参建单位明确指定负责人及管理者，形成权责明确的基建档案管理体系。在此基础上，高校应通过广泛宣传、召开会议等方式，进一步明确不同部门及岗位的职责。其中，高校基建部门的档案人员和档案室的专职档案人员负责基建档案管理的指导、检查和监督等工作，是基建档案管理的重要人员。[4]

二是完善管理制度，提高档案质量。高校应结合相关法规章程及学校实际情况，制定基建档案管理制度，规范基建文件的收集管理范围、分类依据、责任主体以及管理办法等，并对资料的表格样式进行统一规定，提高基建档案的质量。

三是实现数字化管理，确保查档便捷。高校在开展基建档案管理时要顺应新常态的发展趋势，实践创新思维和网络思维，将传统的经验管理转化为科学管理，实现基建档案管理的数字化。例如，高校可运用电子技术对工程项目的申报审批文件及竣工验收文件等进行扫描，以数字化文档的方式进行保存和管理。这不仅能提高基建档案资料的管理效率，而且能优化传统的管理工作，减少管理人员在组卷、复印馆内目录等方面的工作量，提高档案管理的人性化程度。[5]

（三）利用合同手段，从沟通上协调基建档案管理分歧

在新常态下，高校的基建档案管理应注重部门组织之间的合作性，以积极的信息交流、专业的业务指导以及严谨的合同管理优化合作关系，减少不同组织之间在基建档案管理上的分歧。

一是加强建设方和承建方的信息交流，推进基建档案工作与工程项目的同步化管理。高校建筑工程的建设方和承建方的负责人应加强信息联系和沟通，提高基建档案收集归档等流程的顺畅性。高校应将基建档案的管理工作纳入到工程项目开展的过程中，以同步管理的方式提高基建档案管理的效率。[6]当档案资料的收集出现问题时，各部门应及时补救，形成各方协同合作管理的良好氛围。

二是加强档案部门对基建档案管理的业务指导，提高基建档案管理质量。针对部分高校基建档案管理意识淡薄、档案质量较差等问题，高校的档案部门应对基建部门的档案管理组织进行业务指导，帮助他们建立完善的基建档案管理体系。其业务指导应渗透到工程建设的整个过程，从申报立项着手，建立基建档案，并伴随项目的开展施工进行分类的业务指导和检查，及时发现基建档案管理组织存在的不规范问题，并进行纠正和完善。同时，高校的档案部门还应督促基建档案管理组织重视相关工程的合同协议，通过合同明确双方权责内容，保证基建项目及档案管理的合法性。

三是建立合同管理制度，提高基建档案管理的法律性和规范性。高校基建工程的整个开展过程中需要与不同的承建单位，如设计单位、招标单位、施工单位等签订合同。这些合同是高校维权的重要依据，但部分高校并没有引起重视，部分合同协议没有约定基建档案的管理事宜，部分合同协议则一笔带过，缺少细节性、明确性的规定。这不利于高校基建工程的权责分工和后续维权，是工程施工的隐患。为此，高校应当建立合同管理制度，在与承建方签订合同的过程中明确基建档案资料的收集、整理、移交等工作的具体细节，提高档案管理齐全性、精准性、规范性和完整性。

（四）推进专业培训，从人员上保障基建档案管理实效

基建档案管理需要兼具基建业务知识和档案管理知识的综合性人才，但目前部分高校的基建管理人员的知识面较为狭窄，难以全方位、高质量地开展基建档案管理工作，尤其是在基建档案资料的整理和立卷等方面缺乏相应知识和经验。这不仅降低了基建档案管理的实效，而且降低了业务指导能力，导致高校基建档案管理组织难以有效监督其他承建单位，不利于基建档案的收集和整理。针对这一问题，高校应贯彻人本思维，从管理人员着手，进行专门化的业务培训，培养他们的基建业务知识和档案管理能力。此外，高校还要顺应基建档案工作新常态，利用网络思维开展数字化培训和指导。