如何做好纸质档案数字化中的前处理

王 勇

余姚市城市天然气有限公司

最近几年，随着互联网的普及，尤其是智能手机、电脑大众化后，高速发展的信息已经涉及各行各业及千家万户。现代化的信息都是以数字化的形式显示、传递、储存和保管的。作为国家重要信息资源的纸质档案，其数字化进程也变得更加重要。

纸质档案数字化一般是采用扫描仪等专业设备对纸质档案进行加工处理的过程。一般分为数字化加工前处理、扫描、图像处理、图像检查、数据对接检查、数据存储、数据移交等7个步骤。一个规范的数字档案室建立犹如建造摩天高楼，优秀的设计、坚实的地基都是很重要的。

在档案数字化过程中，档案数字化加工前处理是开展数字化工作最基本、最重要的一个环节，是数字化的起步和关键环节，也是后一步工作的基础。具体涉及内容包括管理制度、扫描设施、有档案知识的专业扫描人员、纸质档案的前处理。

而纸质档案的前处理是重中之重，前处理应保持原来的案卷基本不变，不然就会费钱费力。我公司成立于2001年底，对于形成的各种档案，兼职档案人员经手的比较多，而且人员更换比较频繁，立卷整理的形式也就各种各样。下面结合本单位实际，叙述一些我们在实际工作中的观点和做法，与大家共商。

1 创建纳入年度计划，制定数字档案制度

1.1 全员参与

（1）公司例会上向各部门传达创建省规范化数字档案室文件及计划，下发公司创建通知，使公司上下都能行动起来，并成立档案信息化工作领导小组，具体事项落实到各部门各责任人。

（2）组织部门兼职档案人员学习新规定新目标，当年上年度要归档的资料要按新规定的要求实行整理归档，尽量避免过错造成扫描时的大量返工，影响数字化工作进度。

1.2 完善制度

（1）制定档案数据安全保密制度、电子文件归档制度、档案数据上网发布审查制度、档案数据移交管理制度、电子档案鉴定销毁制度、数字化档案查询利用制度、电子文件和数字档案安全保管和备份制度等7项规范性文件。

（2）制定数字化管理过程中的档案数字化实施方案、档案数字化安全管理制度、档案数字化加工操作流程及规范、涉密档案数据管理制度、数字档案安全保管制度等实施规范和制度。

1.3 减少借阅

从纸质档案数字化开始，向各部门、各借阅者告知数字化前所有借出的档案在规定时间内都要归还，除了特殊情况下外借的。尽量减少借出档案的数量，避免数字化过程中产生重复或缺少现象，也便于准确统计。

2 按照公司标准规范，组织人员排查核对

2.1 确保唯一

（1）电子目录上的档号可以通过所用龙宇档案室软件里的查找重复记录组合设置排查，确保具有唯一性，再通过底部的在线数和总数核对有无不符，逐条核查，或者采用抽查的办法核对。

（2）组织人员分类、分批、通查、梳理原有库存档案，核对龙宇档案室上的各类档案电子目录的档号与纸质档案的档号一一相符，按文书、科技、业务分类，再按年度或档号分批核对，加快工作效率。

2.2 修改补救

如有不符，根据档案标准、规范，充分利用原案卷，核查保持文件之间的历史联系，按照最小影响原则，然后采用合并、拆件等等办法修改补救，直到修复符合要求。除去保密的档案外，确定所要扫描的纸质档案数量，30年（长期）以上的各类档案都要记录在册。

3 目录数据规范著录，重新编制合规页码

3.1 逐页核对

（1）针对建立目录数据库时的数据，对照纸质档案原件目录，根据电子目录，逐条检查目录著录项与文件内容是否一致，通过增补、删减等修改文件目录，补上空缺的栏目，修正明显的打字、日期错误等等，完善和规范档案的文件级目录。

（2）按照档案内容逐页检查原案卷质量，有缺漏页、页数不符、破损等问题，及时在案卷备考表中标注，并填写纸质档案数字化前处理单。

3.2 减多增少

（1）应对没有页号或页码不准确的档案页重新编制页号，如有多页不能采用“.1”表示，也不能采用“-1”表示。

（2）根据我们的实践办法，如果要修改的页号在整卷较前面的，有多页的找其前后，检查档案页内的有机联系，再采用A4纸合并为A3纸。

（3）如是少页，可以采用增加件内彩色封面等办法。

（4）如果多页少页接近最后，可以选择更改页码的办法。

在修复中我们尽量不增加大面积的修改，保持原有的大部分档案页不变动。重新编制过的页号，应在统一位置且不影响档案内容，书写的笔和墨不应破坏档案原件。且要核对卷内目录是否有错。

4 拆除不符金属装订，按规修补破损纸张

在检查过程中用望、触摸、翻看等办法予以检查，确认是否有金属物等装订物，如果有，应在拆除金属物后按原先的排序重新按规范装订，原装订有错误的除外。

在逐页检查原案卷质量过程中发现破损严重、褶皱不平的纸张等问题，应按照《档案修裱技术规范》（DA/T 25—2000）的标准，采用粘补、压平等技术手段予以修复，不得损害原件上的原始痕迹，不得造成文字、图等信息失真，应保持原貌。

我们按规范筛选过后，可以修正大部分的不规范，但难免还有部分不足之处。另外，在扫描过程中，也能及时发现问题，再次按规范补正和修补。这样下来，档案数字化中纸质档案的前处理就会矫正很多不足之处，满足档案的历史真实记录要求。

建立数字化档案资源共享体系是档案发展适应时代的要求。我们作为涉及民生的国有企业，高质量、高速、高效地给公司各部门和全市用户提供快速、便捷、优质的服务，是响应“最多跑一次”改革的优化措施。最终数字档案室会更好地为部门和用户服务。