音乐院校声像档案的管理与利用探析

孔 博

浙江音乐学院

音乐院校声像档案是音乐院校在教学、科研、艺术创作与实践、对外交流与合作、社会服务、党政管理等各项活动中直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的，以不同载体形式为主，辅以文字说明的历史记录，包括照片、底片、影片、唱片、影像、录音带、录像带、光盘、磁盘等。它直观、生动、形象地再现了音乐院校各方面工作，真实地记录了学校的发展历程及面貌，具有参考、凭证作用和研究的价值。音乐院校由于其特殊性，不仅在教学、科研等过程中会产生声像材料，频繁的演出、比赛等过程中更是会产生大量的声像档案，这是音乐院校区别于综合类和其他专业院校的最重要的一点。如何对声像档案进行更有效的保管、更快捷的利用，是音乐院校档案工作者面临的一个课题。

1 音乐院校声像档案管理的现状与问题

音乐院校的档案管理人员对声像档案较为重视。就浙江音乐学院（以下简称“浙音”）而言，在制度层面上，档案馆制订了专门的《声像档案管理制度》。在硬件设施上，配备了温湿度智能控制系统、防磁柜等符合要求的设施设备，为声像档案的存储创造了良好的环境。在档案数字化方面，将馆藏照片进行扫描，配以文字说明进行入库储存；同时将传统材质的影像磁带进行转录，变为计算机可读取的方式，将其和新型载体合二为一，变成现代化的声像档案，交由计算机统一管理。在声像档案利用方面，为师生查档、校园建设、校史展览及宣传等诸多方面提供服务。虽然做了很多努力，但还存在一些突出的问题，主要有以下几点：

1.1 档案意识不强，声像档案内容单一

音乐院校声像档案多是学校重要会议、重要活动、大型演出、音乐会等文艺汇演的记录，记录科研、教学、工程建设等方面的声像档案很少。拍摄记录下来的实验过程、研究过程、课题答辩、课题论证、科研成果及其运用效益等的声像档案是“宣传学校科研活动的活态资料”，教研活动的精品课程、示范课程、学科竞赛等的声像档案是学校教学成果和历史的重要证据。这些声像档案作为教师从事科研的重要参考和文书档案的重要补充，是学校学科建设、科学研究、平台建设等方面的重要参考。但是在实际归档工作中，很多部门的声像档案归档意识薄弱，存在重文书、轻声像的现象，导致声像档案内容单一。还有些部门把声像档案当成“私有财产”，存在据为己有不愿上交的思想，导致声像档案收集不全，不能应收尽收。

1.2 声像档案信息管理系统不够成熟

目前音乐院校所使用的档案管理软件多数仍为传统综合管理类系统，其中包含了声像档案的存储、检索功能，但是由于音乐院校的声像档案像素高、单个视频存储容量大，无法做到在线批量上传，只能通过拷贝到后台服务器的方式存储。声像档案检索通常也仅支持以“文件名”“文件属性”来进行查询。除了综合档案系统的声像管理功能以外，有些高校还单独购买了声像档案信息管理系统，并将二者进行融合，通过统一端口登录。目前来看，声像档案管理信息系统的研发和使用不够成熟，对视频容量有限制，较大视频的在线批量导入速度也较慢。在检索方面，即使能做到以图搜图、图像检索的功能，检索的精确度也不高。而且声像档案检索在实际利用中通常需要查找某一镜头或者某一片段，但是目前系统还难以实现精确定位检索。

1.3 声像档案的开发利用相对滞后

音乐院校声像档案的开发利用方式较为落后，极少使用现代信息技术手段。声像档案的展览多为结合文字说明的实物或照片等传统形式，而非利用声、光、电、图等多媒体技术打造的线上、3D、云端展览。传统形式的展览使得参观者的体验感不好，参与度不高。声像档案的开发利用仍停留在题名或关键词等基础检索、出版画册等专题编研、师生查档等被动利用层面上，未做深层次及多种形式的开发利用，声像档案尚未发挥出其应有的价值。

2 加强音乐院校声像档案管理与利用的对策

2.1 增强音乐院校声像档案意识

相较于其他综合类高校来说，音乐院校由于其办学特点、专业特色、学科设置的独特性，在科研创作、教学实践、对外交流等过程中产生了大量的生动形象的声像档案，这是音乐院校不同于其他高校的一大特色，也是其宝贵的无形资产。声像档案要想得到深度开发利用，需要提高声像档案意识。

首先，要争取学校领导的高度重视，将声像档案管理纳入学校整体发展规划。

其次，要通过召开档案会议、举办声像档案展览等途径加大宣传力度，提高认识，争取教学、科研等各职能部门的大力支持与积极配合，使得各部门能有意识地主动形成声像档案并及时移交。

最后，要建立健全声像档案归档、安全管理、查阅利用等各项管理制度，将声像档案归档工作纳入考核范围，规范工作程序。

以浙音为例，档案馆每年都会召开全校档案会议，专门对声像档案的收集、整理工作提出要求并进行系统培训。在举行重大活动时，档案人员也会提前介入，主动参与到活动中去，对声像档案的收集、归档问题提出具体要求。由于声像档案大多与音乐有关，为了对其有更专业科学的认识，档案人员也会通过线上、线下讲座等方式进行必要的音乐知识培训。声像档案意识的提高有利于声像档案的齐全完整，而档案收集又是档案利用的基础，只有丰富的声像馆藏资源，才能实现声像档案的深度挖掘与多渠道开发利用。

2.2 应用新技术，建立智能信息管理系统

为了更加方便快捷、安全有效地保管声像档案，促进声像档案信息开发与资源共享，需要对以老照片、录音带和录像带等载体为基础的声像档案进行数字化。数码照片、音频视频等声像档案要按照相关要求以电子档案的形式及时归档。声像档案的利用离不开精确有效的检索，但由于声像档案的存储对象是图片、音频、视频等非结构化数据，很难像文书档案等结构化数据那样实现精确定位。因此，利用新技术建立智能信息管理系统是十分必要的。目前，可通过AI人工智能技术的大数据分析实现照片档案的精准检索。还可以通过搭建基于深度学习技术的声像档案检索引擎、建立声像档案全量高级语义索引等方式实现对声像档案内容的精准检索。以浙音为例，由于综合档案管理系统功能较为基础、交互感较差，我校基于智慧档案馆建设的需要，将于今年更换更加智能的新系统。在声像档案管理方面，特地增加了以图搜图、图片检索的功能，利用先进的技术实现人物的精准检索。此外，由于大部分视频档案内容为音乐会、舞台剧等，新系统可对节目单进行OCR识别，进而通过检索节目单的任意字段检索出相关视频。将来还会继续研发，逐步通过输入关键词实现音频、视频档案内容的精准检索。

2.3 深度挖掘、开发利用声像档案

音乐院校档案人员要对馆藏声像档案进行深度开发及特色化建设。如浙音档案馆主动为每年的年鉴编纂提供照片素材；对声像档案进行个性化开发，定制明信片、手提袋、工艺品等富含浙音特色元素的文化产品。此外，还有很多深度开发利用的方式，例如：以教学实践、精品课程、科研创作等内容为主题形成多种专题声像档案；以校庆、重大活动及节日为契机形成纪念册、照片展等多种档案展览成果；挖掘学校相关要素制作学校宣传片；挖掘高水平、高质量的音乐会、演唱会、文艺汇演等重大演出活动，进行编研出版；挖掘著名音乐人、创作者的相关档案，制作名人声像档案；等等。音乐院校档案人员要主动提供利用，可以通过运营微博、微信、短视频等公众服务平台、在档案馆网站上开设声像档案专栏、在校园网上开设声像档案室、建立声像数字档案馆或者创建声像档案阅览室等多种方式，对声像档案成果进行展览、宣传和利用服务。

音乐院校声像档案的科学管理和高效利用需要一个长期的过程，新技术的发展为其创造了良好的条件。要真正做好这项工作，档案人员需要抓住机遇，加快声像档案信息化进程，积极宣传教育，提升声像档案服务质量与利用率。