大数据时代档案工作的挑战与对策

黄 虹

杭州市第三人民医院

随着信息技术的广泛应用，档案管理已逐步实现数字化、网络化，档案数据资源的存储和利用更为便捷高效，开始具备了大数据的特征，主要表现为数据的多样性、海量化、异构性等。因此，必须使用新型技术方法来加强档案信息管理。

1 大数据时代档案管理工作面临的挑战

1.1 档案信息安全问题日益突出

大数据时代的到来使得档案管理中信息的安全性面临较大的挑战。信息安全不仅仅表现在理念层面，部分还涉及法律问题。在大数据时代，档案开放的标准没有严格定义，系统获取相关档案资料更为方便，一些有特殊性的档案信息，会被相关人员轻易地获取。从国家层面上讲，大量的机密信息被泄露，会造成国家财产的损失，严重情况下对国家的发展会产生威胁。从个人角度来讲，一些属于隐私的信息被泄露，对个人的发展以及其家庭安全也会造成灾难性的后果。

1.2 海量档案数据的存储管理跟不上要求

大数据时代的档案数据呈现指数增长趋势，而档案管理机构的存储设备不能满足数据存储的要求，即使使用云盘对档案信息进行存储，也难以解决档案存储问题。大数据系统需要对所有的数据进行分析后才能够从中提取重要的信息，然后将这些数据进行上传又需要大量的时间，由于数据变化的速度比较快，导致上传到云盘的数据缺乏时效性。利用云计算的分布式性质对大数据进行分析也存在一定的问题。大数据背景下数据的处理首先应该实现数据的传输，将大量的数据从存储点传送到处理点，在数据流量较大的情况下，数据传输会造成各种数据的堵塞，从而影响到整个数据传输的速度。

1.3 档案管理人员的专业化能力有待提升

大数据增强了数据的复杂性，档案管理向着专业化、多元化的方向发展，信息处理需要通过分布式的架构进行处理，而现有的档案管理工作人员掌握的技能相对较少，管理理念也比较传统，难以适应大数据时代档案管理的要求。大数据背景下，档案的收集、管理及利用等各个环节都发生了较大的变化，增强了档案管理人员工作的挑战性。

2 大数据时代档案管理工作的主要策略

2.1 建立健全档案安全管理制度

大数据时代档案的开放性和多样性等特征，使得各种档案信息存在的安全隐患不断增多。为了确保档案管理的安全性，需要建立健全档案安全管理制度，实施档案信息准入制度，从而加大对各类档案信息的保护力度，降低档案信息存在的风险，避免各种数据和信息出现泄露的情况。此外，相关政府部门也应该加大对档案管理的投入力度，筹集资金建立安全保密管理系统，建立信息化管理平台，设置查询登录权限，才能更好地提高档案管理的信息化水平。

2.2 加强档案大数据存储分析系统的开发

大数据的分析技术比较复杂，无论哪一个行业引入大数据，都需要打破专业限制，通过与大公司和企业之间的合作，才能够将数据分析能力较强的人员和数据结合在一起，比如一些公司中有懂数据分析的人员却没有数据，而不懂数据分析的公司却拥有大量的数据，通过多方合作可以提升数据分析有效性。不同行业需要有不同的数据分析工具，档案管理也是如此，因此，需要加强档案管理工作者与数据分析工具开发公司之间的合作，并且结合档案管理部门的实际情况，才能够开发出适合档案管理行业特点的数据分析工具。利用数据分析工具对档案信息数据进行分析，从中提取重要的信息加以储存，不仅能够节约信息储存空间，还能够避免重要信息的丢失，减少了信息传输的堵塞，一定程度上能够加快信息上传的速度，提高信息管理效率。

2.3 加强对档案管理人员的专业培训

大数据时代对档案管理人员的管理理念和素质都提出了更高要求，因此，需要加大对现有档案管理人员的培训，改变他们的传统管理理念，提高他们的综合管理技能，方便他们更好地从事档案管理工作。加强对档案管理人员的培训，可以将档案管理人员从以往的档案管理手工劳动中解放出来，提高档案管理效率。此外，需要不断改善档案管理人员结构。现有的档案管理人员大多年龄较大，对于新鲜事物的接受能力较弱，受传统思想影响根深蒂固，对于计算机和网络技术的应用比较陌生，他们习惯于劳动强度大、技术含量低的手工劳动，缺乏大胆创新的精神，因而制约了档案管理的信息化发展。为了改变这种现状，需要引进年轻的档案管理人员，通过考核方式淘汰综合能力弱的管理人员，平衡档案管理人员的结构，促进档案管理人员的协调发展。为了提高档案管理人员的工作效率，可以建立绩效考核机制，对档案管理人员的能力和知识的掌握情况进行考核，建立相关奖惩制度，以此增强档案管理人员工作的积极性，提高档案管理效率。

传统的档案管理方式不仅劳动强度大，而且科技含量较低，在大数据时代，这种管理方式面临着较大的挑战，无法满足档案管理的要求。因此，档案管理需要紧跟时代发展的脚步，引进计算机和网络技术，实现信息化的管理模式；还需要加强对管理人员的培训，改变传统的管理方式，培养他们掌握新型的信息技术和相关管理知识，将管理人员从烦琐的档案管理工作中解放出来；通过信息化管理提高档案管理效率，同时降低相关人员的工作强度，减轻他们的工作压力，才能够让他们有更多的精力投身于工作中，才能提高档案管理的综合效率。