新建企业筹建档案室的对策研究——以兰溪自立环保科技有限公司为例

邓 丹

兰溪自立环保科技有限公司

兰溪自立环保科技有限公司成立于2016年6月。公司成立后，兴建了“35万吨/年固体废物处置利用生产20万吨/年再生铜”项目，总投资26亿元。项目自2017年底启动开工建设以来，得到了金华市委市政府、兰溪市委市政府、女埠街道及政府各级部门的关心和支持，先后被列入“浙江省重大产业项目”“金华市重大投资项目”“兰溪市双百工程”等多个重点示范项目。新建企业要建立健全档案工作，首先要筹建企业档案室。

1 新建企业档案工作面临的主要问题

1.1 档案工作无人管

新建企业工程项目的施工主体为了抓工程施工进度与施工质量管理，往往重视工程造价与工程安全问题，而忽视档案管理工作，且人手紧张，容易造成档案工作无人管的局面。

1.2 档案管理无制度

兰溪自立环保科技有限公司的前身是兰溪自立铜业有限公司。老厂面临关停，有经验的档案工作人员后续还有档案移交等工作要做，无法立即去新公司；新公司新招档案管理人员则对档案业务不熟悉且责任心不强，没有规矩，不成方圆，档案管理无章可循，业务无法顺利开展。

1.3 档案保管无场所

新公司成立初期，办公场地一般以租赁为主，且面积较小，档案没有保管场所。以抓现场项目施工、建设为首要任务，档案管理意识薄弱，档案工作环境较差。

1.4 档案人员不懂业务

新公司新招档案管理人员档案专业知识严重缺乏，没有经过系统的档案业务培训、根本无法胜任单位的档案工作，造成文件材料堆积成山、混杂无序、分类不清、查询困难，档案工作变成边缘化工作。

1.5 档案分散在各部门

档案资料分散在设备组、基建组、技术组、生产组、综合保障组、财务组。档案管理工作不能实行“统一领导、分级管理”，影响档案保管和利用，造成档案工作分散、混乱、模糊。

2 筹建企业档案室的对策措施

2.1 建立档案工作管理体制机制

老厂以公司红头文件的形式，成立“档案室分管领导—主管领导—综合档案室档案员”档案管理网络。

新厂考虑到以项目档案为主，根据《企业档案工作规范》（DA/T 42—2009）行业标准，成立总经理牵头为组长的档案工作领导小组，办公室主任为副组长，办公室、各分厂兼职档案人员为组员，并纳入岗位职责和绩效考核范围内。办公室是档案管理责任部门。

公司档案工作实行二级管理。一级管理负责全公司档案资料的统一收集和档案管理的监督、检查、指导。二级管理是各部门、分厂的档案资料管理工作。

同时要求建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上，设备组兼职档案人员在设备安装完毕后把档案（设备清单）移交。施工单位在项目工程竣工验收前，要将竣工文件材料送质检部门、监理部门、建设单位，对准确情况和案卷质量进行三方会审，会审合格，并办理交接手续后，移交建设单位档案部门。

2.2 建立档案工作制度体系

2020年7月，本人从老厂（兰溪自立铜业有限公司）调入兰溪自立环保科技有限公司，主要从事档案管理工作。

根据兰自立环保〔2021〕3号文件《关于成立项目竣工验收领导小组的通知》，兰溪自立环保科技有限公司“35万吨/年固体废物处置利用生产20万吨/年再生铜”项目经过近3年时间的建设，现已进入试生产阶段，成立环评验收组、建筑工程验收组、安全与职业卫生验收组等。根据新《中华人民共和国档案法》（以下简称“《档案法》”）规定和国家档案局第10号令，制订符合公司实际情况的《文件归档制度》《档案保管制度》《公司文件材料归档范围和保管期限表》《公司档案室安全管理制度》等。严格执行档案出入库登记制度，建立健全登记手续和登记台账。接收入库档案须填写“档案资料交接清单”，履行档案接收入库手续过程中形成的材料，入全宗卷归档。根据《自立铜业档案借阅制度》，填写“档案借阅申请单”，写明姓名、所在部门、申请时间、文件档案名称，并经部门审批、分管领导审批、总经理审批，签署意见并签字方可借阅。统一管理制度，是做好档案管理的前提。建立档案工作责任追究制度，严格落实相关档案制度，才是根本保障。

2.3 落实档案室用房等设施设备

兰溪自立环保科技有限公司新建档案室3间，面积分别为27.2平方米、27.2平方米、26.8平方米，库容满足10年以上档案保管需求，做到库房、办公室、阅览室“三分开”，每月一次对库房做好“八防”工作。

根据JGJ 25—2010要求，多次向档案密集架厂家询价，采购了质量合格、档案室库房面积使用率最大化的手摇密集架（2200毫米×850毫米×560毫米，每组6层），安装了消防灭火器、火灾报警系统、遮光阻燃窗帘，安装了温湿度调控设备，要求库房温度控制在14—24℃，相对湿度控制在45%—60%范围内。

2.4 组织档案专兼职人员培训

新公司自成立以来，组织档案专兼职人员参加了浙江省档案干部教育培训中心组织的档案业务培训、《浙江省重点建设档案管理办法》宣贯培训班、新《档案法》培训班、全省档案管理岗位培训班。由于公司领导对档案工作的高度重视，在物力、财力的支持下，公司档案人员的业务水平得到很大提升，陆续考取档案系列中级职业资格证书。在经济奖励的推动下，员工工作积极性得到提升，更好服务企业、互惠互容、共同发展。

2.5 开展档案收集工作

根据《文件归档制度》，多次组织档案业务培训活动，指导各部室、车间兼职档案人员学习“公司文件材料归档范围和保管期限表”。目前档案室入库了基建档案460盒，设备档案100盒，文书档案89盒，新建企业的项目前期立项、规划、论证、设计、招投标、协议、合同、申请、审批等文件材料；项目检查材料、竣工验收材料、重要的专项报告、审批意见、有竣工图章的基建图纸，都纳入归档范围；设备组配备兼职档案员，将订货阶段、开箱验收阶段、安装调试运行阶段的科技资料（备品备件、工具、图纸、维护手册、出厂说明等）收集齐全，按车间分类放置档案盒；照片档案、实物档案、“账外档案”也纳入档案收集范围。