6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用初探

2018-01-24卢斐雯

档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集 2018年0期

关键词：档案资料整理精细化

卢斐雯

云和县人民医院

在医院人事档案管理工作中，应不断加强信息化技术的应用，提高管理工作的精细程度，促进人事档案管理工作水平和利用价值的提升。6S精细化管理是一种新型的管理模式，可以合理应用到医院人事档案管理工作中，不断提升医院人事档案精细化管理能力。

1 6S精细化管理概述

6S精细化管理是有效的现代现场管理理念和方法，主要包含6个要素，分别是整理、整顿、清扫、清洁、素养和安全。

整理是对工作现场的物品，必须依照必要性的等级进行分级管理；

整顿则是对整理后的物品，依照其利用频率进行摆放；

清扫，简单来说，就是需要保持良好的工作环境；

清洁就是将前3个步骤做的成果进行整体清洁；

安全是指要重视成员的安全教育，需要在日常工作中有安全第一的观念，其最终目的就是打造安全的生产环境，把工作建立在安全的前提下；

素养则是需要让员工养成优良的习惯，愿意遵守医院规则，并培养积极主动的工作态度，并且员工之间要有团队合作的精神。

通过上述分析可以看出，将6S精细化管理理念应用到医院人事档案管理工作中，可以为管理工作提供详细指导，实现档案管理工作的细化，减少各种外界因素对档案管理工作的影响，让医院人事档案管理工作更加精细化和规范化。

2 医院人事档案管理现状

当前阶段，多数医院对于人事档案管理工作的重视程度不足，在实际的人事档案管理工作中没有充分认识到档案资源对于医院的重要性，对档案资料还停留在只是进行查阅的阶段。重视医疗、轻视管理的现状是医院在长期的发展过程当中形成的一种落后理念，尤其是对于档案管理工作缺乏规划，重视程度较低，这种落后的管理理念导致医院档案管理工作水平很难得到提升。另外，由于医院内部没有正确认识到人事档案管理工作的意义，使得物力、人力和财力的投入力度不够大，也就导致档案管理信息化建设比较落后，医院内部的硬件和软件设施跟不上时代发展的步伐，对医院人事档案管理工作的顺利开展造成严重阻碍。

3 6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用措施

成立6S精细化管理领导小组，负责推进6S精细化管理在医院人事档案管理中的应用事项。领导小组结合医院实际情况，负责制定详尽的工作方案，旨在通过项目实施，形成一套完整的、适合医院发展和运作的人事档案管理体系，提高档案管理效能。

3.1 整理——规范人事档案的鉴定与整理

在6S精细化管理中，整理工作的重点是区分有用品和无用品，对于医院人事档案管理工作来说，就是区分医院人事档案的类别，包括学历、履历、职称、荣誉等，并对不同档案的价值进行分析，将有价值的档案资料保存起来，提升档案管理的精细程度，节省档案资料占用的空间资源。一般情况下，医院人事档案的种类比较丰富，信息数量庞大，包含的内容也十分复杂，所以档案管理人员需要对人事档案进行整理，全面了解档案的价值和作用，然后根据实际价值进行分类。

3.2 整顿——明确人事档案的分类与排序上架

等人事档案资料的整理工作完成之后，就需要挑选其中有价值的资料并保存起来，还需要根据档案资料的类别及用途进行标识，一般情况下分为医生、医技、护理、行政后勤、工勤人员等类别，方便之后合理应用这些资料。医务、护理、办公室、人事等部门需要定期对不同类别的医院档案资料进行归档。比如，医务部门主要整理医生、医技人员的专业技术资料，包括新技术、新项目开展、科研成果等；人事部门主要整理职称、职务变动等，然后提交给档案管理人员进行存档。每一个部门在整理相关档案资料时需要严格遵循分类原则，明确不同档案的不同功能和作用。

3.3 清扫——做好人事档案的消毒与清扫

清扫应用到医院人事档案管理工作中，就是平时要做好档案库房的清扫工作，为档案资料创造一个干净整洁的存放环境，将所有档案资料摆放整齐，按照不同用途放置在指定位置。良好的工作环境对档案管理工作人员的情绪也能产生积极作用，有利于提升他们的工作积极性，所以清扫在档案管理工作中发挥着十分重要的作用。

3.4 清洁——做好人事档案的维护与保养

清洁具体来说是整理、整顿和清扫工作的制度化处理，对每一个档案管理人员的职责进行明确，使档案管理工作更加规范化。档案管理人员要根据实际情况，将档案室的不同功能划分出来，并设置不同的档案管理人员来负责不同档案的管理工作；要积极建立健全硬件配套设施，让档案管理更加安全高效；平时还要做好档案的维护保养，确保室内环境符合资料存放相关要求，同时要全面检查各种用电设备，杜绝安全隐患；制定一套行之有效的管理制度，明确个人责任，确保工作人员可以规范开展档案管理工作。

3.5 安全——强化人事档案的保密与监管

维护档案信息的安全是一项十分重要的任务，要加强对档案管理人员的保密教育。发生档案信息泄露从本质上来讲主要是管理人员的问题，只有让管理人员充分认识到档案保密的重要性，才能确保数字化档案的安全。还要定期对档案数字化工作人员进行专业技能培训，在教育和培训过程中可以结合实际案例，保证相关人员保密意识的成功树立。对档案数字化工作的保密监管进行加强，在选择外包公司进行数字化工作时应慎重，对涉及重要档案资料的数字化工作必须由专人全程进行监督。

3.6 素养——加强人事档案管理人员的理论和技能培训

医院人事档案管理的主体是档案管理人员，他们担负着重大责任。医院要注重档案管理人员的培训工作，不断提升管理人员的综合素养，提高他们的职业道德，确保管理人员可以按照相关制度开展档案管理工作。还可以邀请相关专家进行培训，让管理人员充分了解档案管理的重要性。通过相关培训，使医院档案管理人员更加明确自身的职责，进一步提升医院档案管理工作的规范性。