小项目施工文件材料归档移交控制研究

魏燕辉

浙江浙能温州发电有限公司

建设工程档案是建设工程实体完工后体现原施工过程质量控制的文件，它是施工过程的文字体现。施工档案管理是一个复杂的管理过程，尤其是小项目的施工档案管理。小项目施工方移交工程档案的困难在于项目小，工期短，没有全职档案员，没有专人制作、管理档案。小项目施工方人员流动大，档案人员不专业，且几乎全部是兼职，在档案工作的时间分配上不够充足。为赶工期，小项目的兼职档案员往往白天都在工地上干活，报表和施工记录几乎都是靠晚上加班制作。甚至不抓紧过程控制的话，常常在工程完成后才开始动手做档案，没有现场原始资料，档案最后凭记忆完成。

工程建设单位对工程项目档案负有主体责任，应加强领导，组织协调内设部门和参建单位，按照“谁形成文件材料，谁立卷归档”原则，依据前期立项阶段、设计阶段、施工阶段、竣工阶段这4个阶段来进行系统管理。

1 预先控制

在合同签订时，初次确定施工方档案的大致内容，包括移交的内容、数量和移交时间等。要求施工方档案工作与工程项目同时开工、同时制作、同时完工、同时参加验收，并且确定未完成档案工作的违约责任。除了书面材料，一定要与施工单位面谈明确档案相关内容，以杜绝对方单位不重视档案工作，造成施工文件材料归档的不及时、不完整、不准确、不系统。

2 施工进场前的准备工作

组织成立项目档案管理小组，成员包括业主方、监理方、施工方单位等各参建单位的档案主管领导与档案员，明确施工方单位负责的领导和档案员。

在业主单位的项目建设管理手册中明确工程档案管理规定，明确详细的档案整理基本原则、要求、归档范围、检查与审核要求。

在首次工程例会时业主方档案员一定要到场，宣讲档案工作的重要性。就该项目档案管理规定中的重点做讲解。了解施工方档案员的工作熟练程度、档案规范程度，并针对对方的弱项做指导。对基本的档案知识、基本档案要求细化讲解，避免施工方档案员做错而造成重复劳动。

此外，要求施工方档案员学习《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）、《建设项目档案管理规范》（DA/T 28）等，强化对最基本的档案知识、实际操作的掌握。

3 施工过程中的监督指导

施工过程中要求监理方对施工方的档案进行切实的指导与监督。监理是时时刻刻在现场的，比业主更了解原始资料的制作过程。很多资料无须业主签署，监理方签署意见后就可以直接生效，更体现了监理方监督管理的重要性。

日常工作中，要与各技术专工多探讨，例如施工记录、验评记录的标准，表格与签署意见的要求，等等。技术专工了解相关档案要求，不会造成资料的重复整改。

定期参加工程例会，在会上对当前档案工作中出现的问题提出意见，要求对方整改，并将整改要求写到会议纪要里。要求施工方领导承诺做到按要求、按规定整改，按档案规定整理档案。

档案管理小组要利用工程例会过后的时间，不定期组织讨论会，就档案工作过程中的困难、问题畅所欲言，并讨论出切实可行的方案。

4 档案审核、验收与移交

施工方对本单位形成的竣工档案，要先进行自查，合格后再提交监理方。监理方对施工单位提交的档案先进行预验收，在项目竣工验收3个月之前，业主方组织相关人员对项目档案进行验收。对不合格项目，出具档案整改通知单进行整改，全部合格后，在项目竣工一个月内移交竣工档案。

档案工作，特别是小项目的档案工作，全程都是在与项目抢支持、抢时间，在不影响进度的前提下，如期移交完整、准确、合格的档案。总之，档案管理尤其是小项目档案管理是项目管理全过程中的一个薄弱环节，但也是工程质量管理及竣工验收的重要组成部分，完整、真实、准确的工程档案是尤为重要的长效资料，可为日后工程竣工投入使用、维修管理提供有力的参考依据，能够实现其显著的经济效益。