监理单位履行信息化建设工程项目档案管理职责的机制和方法研究

■赵新宇

随着信息化的深入发展,以“网络+云资源+公共平台”一体化为特征的新一代互联网基础设施初步形成。“云上云”行动计划深入推进，互联网与各行业加速融合，宽带应用深度融入生产、生活，移动互联网全面普及，物联网、云计算、大数据等新一代信息技术广泛应用。电子政务已经深入到经济社会发展的各个领域,成为各级政府平稳运转和高效履职不可或缺的手段。经过多年的努力,我省电子政务已由业务办公的支撑工具,逐步成为提高服务人民群众水平的有效抓手,成为提升政府治理能力必不可少的创新手段,并在投资项目审批等方面取得显著成效。

近年来，我省省级机关实施的一批电子政务建设项目认真贯彻《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》、《云南省重点建设项目档案验收实施办法》的规定，认真开展工程文件材料的收集、编制、整理、归档，顺利通过档案行政管理部门组织的验收，档案的完整性、准确性、系统性及安全性得到有效保障，为项目项目科学管理、安全运维提供了重要基础。但在我们在相关指导工作中也发现了一些不容忽视的问题，一是工程中形成的电子文件未能实施有效管理，数据库、开发软件、设备随机光盘等普遍没有及时收集、归档；二是未能规范建立设备档案，实施单位有设备开箱见证、安装调试记录等文件，但业主单位对设备合格证、说明书、安装文件、出厂测试报告随机文件没有归档；三是实施过程对《科技档案案卷构成的一般要求》等国家规范不掌握，没有规范开展编目、立卷工作；四是对电子档案的安全保管意识不强。过程中监理普遍没有严格履行职责，协助业主同步、进行规范管理，确保电子档案安全。信息工程有区别于实体工程的显著特点，专业性、时效性都很强，充分发挥监理作用，是解决以上问题，提高信息化建设项目档案管理水平的关键。

1 将文控—档案管理纳入监理规划及监理职责范围

1.1 信息化监理工作，简单一句话可以概括为：在信息化建设中为了减弱信息不对称而引入的第三方独立组织或者机构。文件档案是信息化建设唯一可靠的信息，因此，相关管理在信息化监理工作中具有基础及战略性地位，伴随监理“四控、三管、一协调”职能的开展，应同步开展文控档案工作。

1.2 四控

信息系统工程质量控制；信息系统工程进度控制：信息系统工程投资控制；信息系统工程变更控制。在进行质量、进度、投资等控制中，规范的文件管理是规范、有效、科学控制行为的基础，在实施过程中只有对实施单位、设备软件供货商的控制管理也能根本上保证了归档文件材料的完整、准确和标准化。

1.3 三管

信息系统工程合同管理；信息系统工程信息管理；信息系统工安全管理。合同、信息管理是文控档案管理的基本内容，通过动态管理，促进管理目标的实现。

1.4 一协调

在信息系统工程实施过程中必须协调有关单位及人员间的工作关系。工程建设以社会大生产分工、协作实施，最终形成的全套竣工档案资料是由各参建单所提交的反映其职能活动的档案汇总、编制而形成。因此，协调工作不仅关系到建设目标的完成，也是保证全套竣工档案资料质量的客观要求。

监理单位应将文控档案管理纳入履行监理职责，认真开展相关工作不仅是信息化工程监理工作的本质要求，同时也档案工作规范开展的根本保证。

2 全过程实施文控—档案管理

2.1 招投标及合同签署

监理单位应根据业主要求，协助其制定评标标准或参与评标，并做好政府采购文件、招标文件、委托招标文件、评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知等文件管理。

协助业主进行合同评审，要求监理工程师熟悉招标及政府采购方面的法律条款，协助做好合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、协议书、合同变更、索赔等文件管理。

2.2 计划实施准备

监理单位对《实施计划》、《工作细则》、《组织设计》履行审批中，应当把文控档案管理作为一项工作内容，落实到位。

应协助业主单位制定《项目文件材料归档范围及保管期限》、《项目档案分类编号方案》及文件管理措施，并颁布执行。

2.2 需求分析

编制需求调研计划、记录、需求分析、需求规格说明书、需求评审。应用软件项目开展需求调研、需求规格说明书的制定及评审。

2.3 设计阶段

对于系统开发工程应做好设计开发计划、设计方案、概要设计说明书、概要设计评审、详细设计说明书、详细设计评审、数据库结构设计说明书、编码计划、代码编写规范、施工图设计文件管理。

2.4 实施阶段

应用软件类项目，监督工程文件形成、积累情况，及时审核承建单位的阶段性文档，及时以项目例会、监理文件对有关问题协调。硬件类项目，做好开箱验收记录、设备安装调试记录，对随机文件材料及时收集整理归档。对于升级改造类项目，还要做好主要设备迁移及割接记录，切实做好变更、补充、升版文件材料归档。

信息资源规划和数据库、应用支撑平台和应用系统、数据处理和存储系统、安全系统建设建设工程应做好实施计划、方案及批复文件，意见汇总报告、系统集成方案、项目配置管理方案、评审报告、设计变更报审、代码修改记录、网络系统文件、二次开发支持文件、接口设计说明书、程序员开发手册管理。

对于设备安装调试应做好开箱验收阶段设备随机文件、装箱单、合格质量证、设备图纸、说明书、检测报告、开箱验收记录，测试计划（方案）、安装测试记录、报告、验收文件、交接清单收集。

软件采购应做好软件授权书、软件许可协议、海关商检相关文件、原产地证明、产品质量证明、设备代理商营业执照复印件收集。

2.5 初验

督促实施单位按照归档范围对过程文件材料进行梳理、鉴定，并根据国家标准、规定，编制、形成项目竣工档案，监理单位应对档案完整性、准确性、系统性进行审核，并出具《竣工档案审核报告》，对是否具备初验条件提出意见，对存在问题督促实施单位整改完善。协助业主开展档案验收、现场验收、第三方测评等工作。

协助业主开展验收工作大纲、各单项、系统验收报告、信息安全风险评估报告、初步验收总报告、初验会议文件、验收申请、验收意见书及验收委员会签字表、项目稽察、检查文件、项目后评价文件收集工作。

2.6 试运行

编制标准建设总体方案、实施计划、标准正式文本，形成试运行报告。

2.7 终验

协助业主按照项目档案分类编号方案，编制、形成整套工程项目竣工档案，并向档案行政管理部门申请办理项目档案专项验收事宜。

协助做好竣工验收会议文件、验收申请、汇报材料、竣工验收报告、验收委员会签字表、项目建设工作总结收集归档。

2.8 移交

协助办理、形成决算、财务报告、审计报告、交付使用的固定资产、流动资产无形资产、递延资产清册。

在项目验收3个月内完成设备资产、全套竣工档案及软件源代码移交。

3 依据工程实施性质特点，维护档案完整安全

3.1 按照信息化工程项目本身的特点，信息化工程可以划分为三类：硬件网络集成项目、软件产品实施型信息化项目以及软件开发型信息化项目，有的信息化项目会同时包括以上工程。在工程文件材料的形成、积累、编制、整理需要根据不同项目特点开展。

3.2 硬件网络集成及软件产品实施型项目。这类项目，主要包括综合布线和网络系统集成。这类监理最主要的特点是，硬件网络集成项目的评测标准是非常明确，易于执行的。这类项目，主要是面向各厂商开发出来的产品软件，选择出合适的软件产品，并根据企业需求进行实施。硬件、软件采购比选文件，设备开箱、厂家提交文件、安装调试记录、测试报告及相关管理文件等是文件控制的重点。

3.3 软件开发型信息化项目。这类项目，主要是基于一定的硬件网络设施，由承建方根据建设方需求开发出一套能够满足建设方需求的软件系统。由于软件开发工作，是知识密集程度非常高的工作。开发计划、设计方案、概要设计说明书、概要设计评审、详细设计说明书、详细设计评审、数据库结构设计说明书、编码计划、代码编写规范等是控制的重点。

4 把握好工程文件管理与竣工档案编制标准的衔接

4.1 长期以来在信息建设工程中形成了含糊文档的概念，没有建立工程文件材料形成—积累—编制—归档管理流程，这样的状况造成相关管理仅仅停留在数据管理的层面，没有能够对其格式、版本、内容、编号等进行分类、梳理、整合，从而形成结构合理、内容严整、分类科学规范的工程竣工档案资料。

4.2 信息化项目档案资料不仅是实施单位提交的竣工文档，应当包括项目提出、立项、实施、初验、试运行等过程，由业主、实施单位、监理单位及设备软件供货单位档案汇总、编制、成套的全部档案。这要求信息化项目结合使用单位的档案管理，根据项目实施阶段、文件内容等制定《项目档案分类编号方案》，为项目档案科学、规范管理提供保障。

4.3 在项目文件材料整理立卷工作中应该认真执行国家《科技档案案卷构成的一般要求》，一般应根据项目阶段—结构（专业）—工作程序—文件内容整理组卷。规范开展编目、排列、编号等工作。

4.4 文件的质量是项目档案质量保障前提，要求在项目实施过程中加强文件管理，满足归档要求。

4.4.1 归档的工程文件应为原件。

4.4.2 工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

4.4.3 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4.4.4 按照国家有关规定，文件材料归档应齐全、完整。

4.4.5 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.4.6 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

4.4.7 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。应按《技术制图复制图的折叠方法》统一折叠成

4.4.8 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

4.4.9 工程档案资料的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

4.4.10 工程电子文件归档达到国家规范要求。

5 建立健全监理档案工作

5.1 项目监理在做好项目文控—档案管理的同时也必须建立健全建立项目档案工作，一方面为项目监理工作开展提供保障，另一方面监理也是项目竣工档案的重要内容。

5.2 文档管理过程中应该注意的事项：文档的格式应该统一；文档版本要统一；文档的存档标准要统一规定。

5.3 工程监理档案应与工程形象进度同步建立，按类别及时整理归档，要求真实齐全、纸张统一，编有检索目录，便于查询。

5.4 监理单位严格要求信息系统工程人员和编制组完成文档编制，并且在策略、标准、规程、资源分配和编制计划方面给予支持。

5.5 监理在形成主要文件包括：总控类文档：指承检合同、总体方案、项目组织实施方案、技术方案、项目进度计划、质量保证计划、资金分解计划、采购计划、监理规划及实施细则等文档；监理实施类文档：工程变更文件、工程进度监理文件、工程质量监理文件、工程监理日报、工程监理月报、工程验收监理报告、工程监理总结报告；监理回复(批复)类文件：总体监理意见、系统集成监理意见、软件开发监理意见、培训监理意见、专题监理意见、其它监理意见、提交资料回复单等。监理日志及内部文件。

5.6 监理日报：针对近期的工程进度、工程质量、合同管理及其他事项进行综合、分析，提出必要的意见

5.7 监理月报：工程概况；监理工作统计；工程质量控制；工程进度控制；管理协调；监理总评价；下月监理计划

5.8 验收报告：工程竣工准备工作概述；验收测试方案与规范；测试结果与分析；验收测试结论。

5.9 总结报告：工程概况；监理工作统计；工程质量概述；管理协调概述；监理总评价。

6 结语

信息化工程项目在我国实现工业化、信息化，两化融合发展过程中具有重要的地位。信息化项目档案有区别于实体工程的特点，怎么样深化对其认识，把握内在规律做好相关管理，确保项目档案质量是我们面临的任务。监理单位应当把档案管理工作其业务管理工作的主要内容，纳入管理程序，同步开展文件的形成、积累控制管理，认真掌握科技档案的基本要求，规范建立完整、准确、系统的项目档案，从而为信息化项目管理、运维提供可靠的技术数据保障。