档案馆“休闲利用”服务功能优化初探

2018-01-24黄丹颖

云南档案 2018年7期

■黄丹颖乔健

1“休闲利用”理念在档案学领域的提出

根据词源学的考证，“休闲”一词最早出现于古希腊文学中，与古希腊单词中的schole一词相关。Schole表示平静、和平、休闲、自由时间等意义，其中的“闲”与“自由”指的不仅仅是时间的概念，更是指必须从劳动中解放出来的无拘无束的状态[1]。随着休闲研究的不断深入，西方一批学者于上世纪在不同学科领域背景下对休闲及相关理论进行探讨和系统研究，由此形成诸多分支学科。

我国档案学领域与“休闲利用”理念的结合，可以追溯到1980年第九届国际档案大会提出的普遍利用与2000年第十四届国际档案大会提出的“休闲利用”[2]。记录人类实践活动的档案在休闲社会有着重要的地位，因为“它的文化职能可以促进开发新的产品和服务，从而在这个全球化的世界里刺激部分的市场消费”。可以这样理解，正是由于社会经济的迅速发展，人们闲暇时间大幅度提升，在追求物质之余开始追求更高层次的精神需求，而档案馆作为公共文化场所之一逐渐成为人们的休闲去处。公众利用档案逐渐化被动为主动，引起了档案学界对档案馆服务利用的研究不断深入，掀起了一股“休闲利用”的风潮，只不过还并未有一个相对统一的认识罢了。

2 档案馆服务理念相关观点

笔者以主题词为“档案”并含“休闲利用”检索式，在中国知网中进行检索，得到相关文献52条，对其分析发现成果多集中在档案馆与档案本身的服务利用方面，强调档案馆具有不同于学术利用、实际利用的文化休闲功能。可以看出，相关研究成果并不多，即便说法不一，但究其本质而言，大多认为档案馆应该实现服务功能拓展，不能只局限于为政府机关服务，应当实现服务利用由“国家模式”向“社会模式”的转变。以下为笔者所列出的几个较为新颖的观点：

2.1 构建公共档案馆的功能定位

公共档案馆是未来档案馆的发展方向，是整个学界无论是实际工作者还是学术研究者都较为一致的观点。部分学者认为档案馆在功能定位与建设方面应顺应时代潮流拓展文化休闲功能，打造出一个供所有民众使用和享受的公共场所和空间[3]；持这一观点的学者还认为档案馆应当改变提供服务利用的方式来建立休闲服务平台，比如尝试与文化旅游、区域特色等的结合，为满足公众的需求营造出舒适安宁的休闲文化氛围，触摸真实可感的历史，缓解沉重的心理压力[4]。关于公共档案馆，众说纷纭，学者们一般也只是从其必然性、可行性、特征以及文化休闲功能在档案馆建设的体现等方面进行概述。

笔者认为，公共档案馆积极开展文化休闲活动，满足民众方方面面的休闲需求，这的确是一个切实可行的目标。最先应当明确公共档案馆的功能定位，这既要考虑公众的文化休闲需求，同时也不能忽视档案馆所藏部分档案的机密性、馆藏内容的单一性与机关化。当然，最为重要的是档案馆文化资源多元化的开发，实现公共档案馆建设与社会需求的接轨，否则，即便档案馆自身本具有文化性特点，也无法真正做到“深入民心”。我们应当明确一点，真正实现档案馆“休闲利用”服务功能必须是以公共档案馆正式建立为前提条件。

2.2 档案馆的“亲民”战略

该观点的提出者是我国著名的档案学者冯惠玲教授[5]。“亲民”战略顾名思义是档案馆应当主动拉近与公众的距离，以最大限度地为广大民众服务。这体现了一种“政治民主化色彩”，认为档案馆的未来任务应该靠近党中央，从党和国家的角度出发为民众服务，“面向社会，走近公众，为人民的文化需求、维护自身权益和日常生活服务，满足公众利用档案的需要，实现公众信息共享的愿望”[5]。在这个越来越注重政府信息公开的年代，信息资源的可获取性和内容的丰富程度成为人们普遍关注的焦点，而档案馆具有文化资源优势，理应成为公众了解社会以及党和国家的重要窗口。

由此可见，档案馆的“亲民”战略的提出是适应于政府当下的行政需求，表现出档案馆的政治性倾向。无论是强调民主化进程中公民对信息获取权益的诉求，还是“三个代表”重要思想在社会各阶级的具体实践，“为人民服务”始终是放之任何领域皆准的不变的真理。只不过，“亲民”战略并不完全强调档案馆的“休闲利用”功能，或者可以说，“休闲利用”只是档案馆发展战略中的一个模块，“亲近民众”不仅是提供休闲服务，任何满足民众需求的可能性都是档案馆应当考虑的要素。

2.3 档案馆平民化

该观点是由四川大学公共管理学院的乔健教授在2013年海峡两岸档案暨缩微学术交流会上提交的论文材料中的主要观点[6]。档案馆平民化的含义作者从两个视角来给予诠释：一是将档案馆定位为主体，指档案馆面向社会、关注大众、贴近生活、服务民生的性质或状态，即强调档案馆的主动性；二是视普通民众为主体，指档案馆及其各要素（如资源、服务、馆舍、人员、制度等）为普通老百姓所能认识、接受和参与的性质或状态，即社会公众对档案馆本身的接纳程度。可以这样理解，“档案馆平民化”不同于“普遍利用”强调档案馆的主动行为，也不同于“休闲利用”突出公众利用档案的主动性，而是两者的叠加，努力实现档案馆与民众之间的积极互动。

可以说，该观点对于引领未来档案馆的发展趋势是有一定参考价值的。实际上，我国行政与事业机构合并的管理体制使档案馆文化功能受到限制，不利于档案馆利用服务社会化的健康发展，因此我国综合档案馆一定程度上难以实现完全转型成为真正的公共档案馆。过于压抑的“政治色彩”不利于档案馆与公众的直接接触，换言之，如今档案馆的存在似乎显得有些“与世隔绝”。档案馆不仅应是政府管理的工具，同时也应当真正满足百姓所需、真正体现档案存在的意义——社会记忆的传承，那么“平民化”不乏为一条好的出路。

上述关于档案馆服务利用的观点都有一个共同点，即档案馆应当重新定位其功能，面向大众，走进大众，进一步优化档案馆“休闲利用”服务功能，真正实现其为社会服务的职能。

3 如何优化档案馆“休闲利用”服务功能

3.1 档案馆“休闲利用”服务功能仍存在不足

总的来说，我国档案馆的公共服务仍有较大缺口，利用服务能力有提升空间，整体仍处于较弱状态。首先，档案馆公共服务意识淡薄，思想观念落后，缺乏现代服务理念，这是目前我国档案馆主要存在的通病；同时，于公众利用者而言，传统档案馆形象深入人心，望而却步的“畏惧”心理在一定程度上导致档案馆“休闲利用”服务工作开展举步维艰。其次，馆藏结构单一、档案内容单一、载体材料单一而呈现出档案馆信息资源相对匮乏的问题，导致构建“面向社会、面向公众”的公共档案馆成为一句空话。第三，我国档案管理体制依然存在与当前形势发展不相适应的地方，尤其对作为事业单位的档案馆的影响较为深远，“局馆合一”必然严重混淆二者的工作职责，造成档案馆社会服务职能的弱化，极不利于档案馆服务利用工作的开展。最后，传统档案馆提供服务利用的方式和手段十分落后，依托先进的科学技术同样是档案馆建设的需要。

3.2 优化档案馆“休闲利用”服务功能的支撑条件

3.2.1 以转变思想观念为基本出发点

首先，档案馆应当破除和打破自我封闭的思想观念和单一的思维定势，努力拉近与社会公众之间的距离，明确自身职能定位，加强文化休闲属性和确定休闲服务方向，并同时处理好与政府、公众之间的关系。其次，对于档案馆工作者而言，需要从档案职业道德和职业意识出发，突破认为自己的工作价值和社会地位未获得广泛认可与肯定的心理障碍，牢固树立“以人为本”、以“贴近公众、服务公众”为根本宗旨的服务理念，站在利用者的角度考虑问题、解决问题，真心实意地满足利用者的服务需求。同时，在当今社会档案意识缺乏的情况下，民众自然也不会有主动到档案馆去满足文化休闲需求的想法，除非需要查找相关凭证才不得不前往档案馆，这是多年来一直存在的现象，因此，对于利用者而言，应当摒弃传统档案馆以往的古板形象，尝试走进档案馆感受文化熏陶，体验休闲乐趣，放松心情。最后，所谓休闲服务观念，并非完全脱离政府的领导，我们还应当正视政府在档案馆休闲利用服务方面提供政策支撑和资金支持以及引导群众的需求方面做出的努力和取得的成效，尤其领导层对档案馆服务利用工作的重视显得格外重要。当然，服务理念仅停留在口号层面是远远不够的，切实的行动尤为重要。应当主动走向大众、贴近大众，营造出档案馆休闲功能建设的良好氛围，需要档案馆自身包括工作人员在内从根本上改变过去的观念与理念，运用现代服务理念，从思想意识层面提升“休闲利用”服务功能。

3.2.2 以实现馆藏资源多元化建设为重点

很显然，馆藏资源匮乏和单一的局面无法实现档案馆休闲利用服务功能的发挥，如今地方综合档案馆的接收范围基本上仅限于机关、团体、企事业单位的文书档案，以及未经编研的历史档案，这些档案对机关工作查考、学术研究和编史修志具有较大的参考和凭证作用，但对公众阅读体验较差，难以满足公众的多样化服务需求。因此，为档案馆打造馆藏资源多元化是确保档案馆能够进一步完善“休闲利用”服务功能的关键要素，同时也是一个漫长而艰巨的工作。从丰富馆藏内容角度来看，自然、人文、社会经济事物及现象等属于休闲资源范畴，主要包括自然资源与环境、历史资源、人文旅游资源、文学艺术资源等，应当在优化馆藏结构的基础上适当开发旅游资源并融入档案馆馆藏资源体系；还有涉及公民个人婚姻、土地征用、建房、工龄、学历等[7]与民众切身利益相关的档案也值得深入挖掘。值得一提的是，近年来民众逐渐开始关注民生档案的建设，这些是“在社会活动中直接形成的与公众利益、权益密切相关的历史记录和原始凭证，是百姓最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的直接体现”[8]。且，档案馆可以与当地文化建设相结合，尤其当旅游开始成为公众最喜爱的娱乐项目，可以尝试将历史文化名城的档案馆的馆藏资源与地方文化特色结合，以满足人们在休闲中的文化需求[9]。可以得知，要真正实现馆藏资源的“多元化”不能仅在数量和规模上下功夫，还可专研“休闲利用”在档案信息资源方面，做到真正为民众服务。

3.2.3 以管理体制创新与改革为焦点

“局馆合一”作为我国档案管理体制，奉行档案局与档案馆两个机构合并办公，同时承担两种职能——行政管理和档案保管利用，学者们对于这种模式的评价褒贬不一，笔者不否认其合理性，但毫无疑问这对档案馆服务利用的长远发展是有较大影响的。由于政府机关的介入，“官本位”思想在档案事业领域的根深蒂固，导致档案馆至今还游离于文化领域之外，其政府行政性质远大于公共文化性质，行政氛围浓于文化氛围，档案馆从性质上无法进行准确的角色定位。因此，笔者认为档案馆应当尝试与博物馆、纪念馆、历史文物馆、美术馆、文化馆、展览馆、图书馆等公共文化空间跨领域合作以实现“多馆合一”，这里不是指馆舍合一，而是结合当地特色实现资源整合与信息共享，突出文化属性，改变其事业单位行政化倾向的不良局面。除此之外，还应积极参与到区域文化产业发展规划当中，主动与文化部门加强沟通和协调，多渠道解决档案事业管理体制的弊端。从长远看，档案馆的管理体制和文化机制必须进行改革和创新，只有协调好行政领导与文化领导的关系，才能摆脱档案馆性质上属于“文化事业单位”，却被排除在文化产业规划之外的尴尬处境。当然，创新与改革不在一朝一夕，“改旗易帜”更不是件容易的事，可能要花上数十年甚至更多的时间去探索一种具有中国特色的模式与体制，更何况这是多个因素集结而成的结果。因此，在未来漫长的岁月里，我国档案管理体制应该顺应时代的变化做出相应的调整与改革，尤其是档案馆的运作模式问题。服务利用社会化和服务对象大众化应当是一种发展方向。

3.3 优化档案馆“休闲利用”服务功能的技术手段

3.3.1 智慧档案馆的出现印证档案馆模式的转型与升级

随着“智慧城市”时代的到来，物联网、智能分析、云计算等新兴技术与智能化服务理念开始应用于档案馆建设，并为档案馆服务功能的转型与升级提供技术和理论支持。尤其RFID（无线射频识别）技术应用于档案馆库房智能化系统建设，为档案管理领域提供自动化、智能化与高效率的技术手段。档案馆作为保管档案实体的重要场所，应当积极采用先进的管理技术和现代化的管理手段，努力实现档案馆现代化管理。

基于物联网技术的智慧档案馆强调“感知”一切事物，感知档案和档案信息，感知档案工作者和档案利用者等多个元素，就意味着档案馆对利用者的个人信息和利用需求了如指掌，档案利用者获取档案信息不再繁琐复杂。其中最有深刻意义的“感知利用者”，在于通过分析利用者的个人信息和需求信息，而实现“将档案馆的馆藏资源和利用者的需求信息有机联系起来，准确、全面的满足利用者的个性化需求”。[11]这么说来，全方位、多平台的感知功能在一定程度上可以为档案馆提供休闲利用服务带来了可能性。

智慧档案馆拥有不同于传统档案馆的技术手段，通过深度挖掘与开发，将档案馆的所有信息和数据进行系统地收集、整合、分析与预测，找出其中的有机联系，为全社会提供更高效、更有价值的档案信息服务。在不改变传统档案馆的性质、职责和任务的基础上，档案馆的服务利用模式已不再是单纯的“收藏库”保管模式，而是注重“技术和资源开放”和“以人为本”的可持续发展模式。“以人为本”必然适应休闲社会的需求，真正意义上实现我国档案馆由“国家模式”向“社会模式”的转变。

3.3.2 新媒体应用于档案馆服务利用提升社会影响力与吸引力

随着重视“交互性和即时性、海量性和共享性”等特征的新媒体时代来临，档案馆作为为社会群体提供信息服务的场所应当紧跟时代步伐，以保证档案信息资源能被更多的人在任何时间、任何地点、以任何方式便利地使用，真正从实质上满足利用者需求，从而提升档案馆在社会公众心中的影响力和吸引力。

微博，作为一种基于用户关系的即时信息交流分享、传播以及获取平台，档案馆可以有效加以利用、实时地与受众交互，为不同兴趣群体用户提供个性化信息服务[12]。尤其休闲社会中公众对于档案利用具有利用行为自主性、需求不确定性与时间业余性等特点，微博这种不受时空限制的媒介可以快速、及时、准确地为利用者提供信息支持。档案馆应当注重应用网络这一全新载体，以公众感兴趣的馆藏资源为内容，新媒体为传播手段，多维度传播与展现档案馆文化魅力。从实践情况来看，高校档案馆通过微博的运营与宣传在档案工作方面略有起色，比如上海大学档案馆的微博粉丝有3000余人，其发布传播的内容涉及高校档案工作的多个方面。当然，这似乎并不能完全体现在“休闲利用”服务上，但是不可否认的是，微博、博客、微信公众号等新媒体形式的应用可以为档案馆休闲利用服务提供多渠道的可能性。微博所具有的巨大档案价值应当引起档案馆的重视，合理利用微博等新媒体扩大档案宣传，促进与公众的交流，提升档案馆的社会影响力与文化层次。