信息化时代文书档案管理的创新方法

陈静

[摘 要] 文书档案管理是当今时代供电企业管理过程中面临的一项重要工作。一方面，文书档案管理是企业管理水平高低的体现；另一方面，文书管理工作也关乎企业未来的发展。随着信息化时代的到来，实现文书档案的信息化管理已经成为必然，这就要求企业必须要创新文书档案管理方法。文章就信息化时代供电企业的档案管理创新进行研究与探索。

[关键词] 信息化时代 文书档案管理 管理创新

中图分类号：G271 文献标志码：A

随着信息化时代的到来，信息技术的发展在很大程度上促进了企业的创新与改革，这不仅提升了企业的科学管理水平，同时也有助于企业经济效益的增进。近年来市场竞争越来越激烈，信息化给各行各业都带来了技术变革，对于供电企业的文书档案而言，文书管理工作必须面对更多的档案数据，为企业提供更加优质的档案服务，显然传统的档案管理模式已经无法满足企业的发展需求。因此，文书档案管理的信息化改革是必然趋势。文书档案扮演着企业文案记录的重要角色，不仅总结了当前工作的经验，而且能够为未来的工作提供宝贵的借鉴。因此，在信息化时代背景下，供电企业必须不断创新档案管理办法，全面实现档案的信息化管理，只有这样才能促进企业健康可持续发展。

一、信息化时代供电企业创新档案管理的必要性

随着信息化时代的到来，企业经营中产生的各项数据都出现了爆炸性增长，据相关资料统计，当前两天产生的数据信息与2003年以前人类生产数据的总和大致相同，可见在信息时代，对数据的处理是企业管理的根本所在。目前，供电企业的生产经营模式呈现出数字化与自动化的特征，工作任务越来越多、越来越细，供电企业需要进行档案管理的数据量也呈现递增趋势。高要求、快节奏的工作方式给供电企业的文书档案管理工作提出了更高的要求。以往供电企业的档案管理通常采用传统的管理模式，无论是记录还是存储都依赖于人工，工作效率相对低下。信息化技术具有其独到的优越性，因此供电企业必须要进行档案管理创新，充分利用信息技术，这也是供电企业提升档案管理工作效率的必然选择。但是，信息技术的发展是一把双刃剑，一方面给供电企业档案管理工作提供了便利，另一方面也带来了相应的安全隐患。由于信息技术更具开放性，电力企业在做好文书档案信息化管理的同时也不能忽视档案管理工作的保密性要求，必须确保信息技术的安全，提升档案管理工作的安全性。

当前供电企业信息化管理已经具备了良好的基础。首先，供電企业的网络通讯设施已经相对完备，这为档案信息化管理提供了必要的基础设施。其次，企业的信息化建设给企业的档案信息化管理提供了必要的技术支持和资金保障。最后，供电企业的员工具备了一定的计算机操作水平，档案意识也有所提升，这也为企业的档案信息化管理创造了良好的环境。但是，随着企业文书档案信息化管理的不断推进，一些阻碍因素也逐渐彰显出来，因此进行档案管理工作的创新已经成为供电企业的当务之急。

二、供电企业文书档案信息化建设中存在的问题

近年来，供电企业档案信息化管理工作迅速开展并取得了一定的成就。但是也有一些管理问题不断浮现，已经无法满足日常工作的实际需求。例如，档案管理数字化程度还有待于进一步提升，对于企业的大量数据无法实施统一有效的管理，管理标准上的不一致导致信息化工作存在大量的重复，可见数据管理的整体标准建设已经十分必要。此外，在企业档案信息化管理的过程中，一方面存在极大的信息资源浪费，另一方面也面临着信息系统重复构建、信息匮乏的现象。档案信息化管理系统需要不断进行更新，常常出现一个系统内的档案数字化、数据基础著录标引工作还尚未完成，又出现了新的系统投入使用，存在资源浪费的现象。

在档案数据利用方面，供电企业的档案管理模式依旧呈现出被动性强的特征，只能够被动的利用数据信息，被动地进行改革创新。一些档案管理人员的信息化管理、主动管理意识已经有所提升，但是受到现实条件的制约，这些人员无法践行管理的改革创新。由于电力企业的管理范围相对封闭，工作人员的服务意识也比较单薄，档案数据利用率较为低下，利用方式也显得相对单一，这就在很大程度上制约了档案利用工作的有效开展。目前我国供电企业缺乏档案管理的专业人员，导致档案信息难以及时录入，无法实现资源共享。很多供电企业的档案管理人员的工作就是整天在计算机系统中录入信息，俨然已经成为了信息录入员。档案人员只能够被动地接受信息，被动地提供服务，根本不能够满足档案信息利用的实际需求，人员更没有精力去进行档案编研工作，档案编研工作的困境依旧无法得到改变。

同时，对于档案信息检索能力而言，一部分供电企业已经建立了相应的档案服务网站，数据检索能力也有了明显的提升。但是因为企业现有的信息技术软件还有待于进一步开发，软件的数据识别水平尚存在一定的不足。此外，一些供电企业档案管理人员的信息化技术和能力也有待于提高，他们在工作中只能依赖档案管理系统的开发人员，无论是档案管理基本知识还是管理操作水平都存在一定的不足。受这些不足的限制，一些数据资源检索很难实现[1]。

可见，目前供电企业的文书档案信息化管理存在很多突出的问题，为了有效解决档案管理工作中的各种问题，就必须要根据企业的实际情况提出切实可行的方案。

三、信息化背景下供电企业档案管理创新办法

（一）建立信息化管理模式

随着信息化时代的发展，供电企业实现文书档案的信息化管理，建立相应的信息化管理系统已经成为必然要求。文书档案是供电企业发展过程中所形成的无形资产，企业只有重视并有效应用信息技术，建立起完善的信息化管理系统，才能够不断提升文书档案的管理效率和管理质量。这就要求企业在录入文书档案信息的过程中，必须要摒弃过往采取的手工录入方法，充分利用信息化技术进行档案数据的录入。对于已经录入系统的档案信息，则要利用信息化技术，采用科学的方法予以分类整理，并依照时间、类别等进行有序的电子化存储，从而方便后期的调用、查阅。

（二）加强档案管理人员的培训与管理

信息化时代的到来，给供电企业的文书档案管理工作提出了更高的要求，这就要求档案管理人員必须要不断提升自己的专业知识和业务技能。因为档案管理人员的职业素养与业务能力将对档案管理工作的效率与质量产生十分重要的影响。供电企业为了有效提升档案管理工作效率与质量，就必须要加强对档案管理人员的培训和管理。一方面，企业要加强对档案管理人员的职业培训，提升工作人员的职业素养和专业技能，提升档案管理人员的计算机应用能力，让他们能够更加高效地开展档案信息化管理工作，做好企业内部档案管理人员的培训和管理工作。另一方面，供电企业还要重视具备专业信息化管理能力的档案管理人才的引进，促进企业档案信息化管理工作的顺利开展。同时，供电企业也要强化档案管理人才之间的沟通与交流，可以通过专题研讨会的方式相互学习，一起分享工作经验，努力做到共同进步[2]。

（三）加强档案安全管理工作

档案数据的安全性对于企业的发展十分重要，因此供电企业在促进档案数据信息化管理的同时，还必须要重视档案数据管理的安全问题。由于目前很多企业都实现了档案信息化管理，这就给一些不法分子提供了可乘之机，一些网络黑客利用网络信息技术去攻击企业的网络系统，窃取供电企业的档案数据信息，给企业、社会乃至国家造成了严重的危害。为了有效保障档案数据信息的安全性，供电企业就必须要加强档案安全管理工作。在开展档案信息化管理工作的过程中，充分重视网络安全技术的应用，在档案管理系统中充分利用动态口令，在档案借阅过程中采取智能身份识别技术，利用先进的技术手段，不断提升档案管理系统的安全性。此外，供电企业还要定期对档案管理系统进行数据升级，对网络信息系统中存在的各种安全风险漏洞进行修复，不断提升企业档案信息系统的安全防护功能。此外，供电企业还要严格依据AAA级档案馆的标准开展档案馆硬件建设工作，做好档案管理“八防工作”即防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防光、防虫、防水的前提下，进一步做好防磁、隔热工作，进一步做好密集架、电子消毒机、空调、温湿度测试仪等各项先进档案设施的安装使用工作，充分保障档案资料管理的硬件设施需求，配合先进的软件设施，共同促进档案安全管理工作的有效开展。

四、结语

档案数据是供电企业发展过程中所产生的一项十分珍贵的无形资产，在企业发展过程中发挥着不可替代的作用。随着信息化时代的到来，供电企业想要获得健康可持续发展，就必须要积极面对信息技术所带来的机遇与挑战，积极主动做好档案信息化管理工作。不仅要建立现代化的档案管理制度，还要采取有效措施促进档案信息化管理的不断创新与发展，促进档案管理工作效率与质量的进一步提升。

参考文献：

[1]赵曰华.滕州市卫生监督协管文书档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，2016（05）：51.

[2]卢一莎.现代信息技术下的房地产文书档案管理工作创新[J].科技经济市场，2015（12）：45.