公司设备集中租赁业务内部控制

吴国书

[摘 要] 会计信息的真实性依赖于业务信息的真实性，依赖于企业内部控制活动有效运行，即真实可靠的会计信息以内部控制有效为前提。

[关键词] 设备 企业 内控 制度

中图分类号：F270 文献标志码：A

内控制度“以防范业务风险和控制舞弊为中心、以控制标准和评价标准为主体”，是企业继财务监督控制外的又一个制度性的业务控制方法体系规范，是企业管理重要的组成部分。“设备集中租赁”作为开滦集团公司重点推进的设备管理措施，几经探索完善，而如何完善业务内部控制和加强业务风险管控是设备集中租赁管理健康发展的必要条件。

一、设备集中租赁业务分析

设备租赁更多的是一个有形动产商业运营模式，“设备集中租赁”强调的却是一种企业或企业集团设备管理模式，准确地说是把“设备租赁”商业模式应用于企业设备管理，利用“设备租赁租金”价值杠杆为工具，激发设备使用者的成本节约意识，提高企业设备的周转次数和利用效率，减少企业设备、部件储备或投资，促使企业设备资产创造更大的经济效益。

设备租赁业务涉及企业和企业间“设备”实物的流转、租赁设备的确认、租金收取时点的确认、租金停止时点的确认、租金额度的确认、租金结算金额的计算、租金发票的开具、租金收支业务核算、租赁资金的收回、租赁业务有关法律纠纷的处理等环节，涉及“设备实物管理”“设备价值管理”、“租赁设备实物和价值管理”、“租赁业务管理”等不同的业务层次和范畴。“设备实物管理”要求设备实体流转路线清晰、完整可靠；“设备价值管理”要求设备价值核算真实准确，不仅包含设备本身寿命周期内经济价值，同时也涵盖租赁业务相关价值业务；“租赁业务管理”是设备管理的子业务，即包括出租设备的实物管理，同时也包括出租设备的价值管理，要求从租赁设备实物的流动到租金的计取等相关信息真实有效，并与“设备实物管理”“设备价值管理”等相关业务相互印证，相互牵制。即各业务间、企业间信息传递真实有效，且业务办理基础资料完整齐备，保证“业务结果可逆，业务流程可追溯”，形成业务间可靠的牵制机制，业务或单位之间责权利明晰，有效防范业务舞弊行为。

从“租赁业务管理”角度，其业务关键风险控制点，无非两个，即租金的收取或增加、租金的停止或减少两个环节，即租赁业务的源头。租金的收取或增加业务、租金的停止或减少业务均从“设备实物资产”的转移开始，经过不同的环节回到起点。

租金的收取或增加业务的风险主要是收取或增加租金的时间起点，设备调出或启封后，设备管理人员的实物管理职责向租赁业务人员转移，设备实物管理向租赁设备管理转移，租赁业务人员应承担租赁设备日常管理和租金起付日期确定的相关责任，除非设备管理人员在设备调出或启封时点上与之有舞弊行为。

租金的停止或减少业务的风险主要是停止或减少租金的时间起点，设备调回或封存的验收确认，租赁设备的实物管理职责从租赁业务人员向设备管理人员转移，租赁设备管理向设备实物管理转移，租赁业务人员应承担租金停租日期确定的相关责任，除非设备管理人员在设备调回或封存时点上与之有舞弊行为。

由此可见，租赁业务起点信息的真实有效至关重要，如果设备的调出或启封、调回或封存信息真实，以后的业务环节发生错误或舞弊，便有据可查。当然，以上各个租赁业务环节只是基础业务工作，企业还应当建立授权审批机制，形成“经办人、复核人、批准人”联签批准制度，在业务信息传递依据“业务单据”来约束前后经办人员或相关业务人员的前提下，搭建监督约束平台，确保集中租赁业务信息与沟通在企业内部、企业与外部之间有效传递，并形成相互制约鉴证、监督控制网络格局。

二、设备集中租赁业务相关业务关系分析

从企业集中租赁业务流分析，包括“设备实物管理业务流”“租赁设备实物管理业务流”“租赁业务管理业务流”的业务流模式。从企业集中租赁业务财务管理业务分析，包括“设备价值核算”“票据管理业务”“租赁业务核算”和“资金管理业务”等。大致归纳为“实物管理业务流”“租赁管理业务流”“财务管理业务流”三条线。

三、设备集中租赁业务内部控制模式

“实物业务流”和“财务业务流”间的资产稽核关系是指企业固定资产所属设备实物资产的管理关系，“实物资产管理部门”负责企业固定资产实物管理相关业务工作，“财务管理部门”负责企业固定资产价值管理相关业务工作，并按照有关制度要求，两部门每年度应至少进行一次资产的清查盘点。

“实物业务流”和“租赁业务流”间的资产稽核关系是指企业设备实物资产进行有形动产租赁时的实物资产管理关系，如果企业的资产未用于有形动产租赁则两者不发生业务关系。

“租赁业务流”和“财务业务流”间的资产稽核关系是指企业设备实物资产进行有形动产租赁时的租赁资产价值管理关系，如果企业的资产未用于有形动产租赁则两者不发生业务关系。

综上所述，在企业没有集中租赁业务时，企业资产实物管理部门和价值管理部门间的业务稽核关系是一种线性的平行关系，当租赁业务发生时，管理部门（实物、价值）和业务部门（租赁）间的业务关系变得复杂，由线性平行关系变成交叉网状关系，业务间的节点和环节成倍增加，相应地增加了企业的经营风险。

四、设备集中租赁业务相关内部控制方法

行之有效的企业内部控制机制的建立，企业内部环境是基础，企业的人力资源，特别是组织机构、岗位设置和职责权限尤为重要，并依托现代化信息管理系统。

首先是业务流程再造，建立过程控制模式。企业实物资产管理、资产价值管理相关的业务流程、内部控制制度相对完善或有章可循，特别是企业会计准则和财务管理制度都提出具体要求，对企业资产的价值核算、实物管理和稽核方式等进行了约束。设备集中租赁管理作为企业设备管理的新模式，不仅存在集中租赁管理业务自身业务流程的设计和内部控制的规划，同时，将深刻影响企业设备管理传统模式下的业务流程再造和内部控制机制变革，捋顺业务前后关系以及业务间的关联关系，实现业务处理流程化、规范化，达到业务的过程控制、制度控制、岗位控制和授权监督控制，规避业务风险，为企业集中租赁业务财务会计核算奠定基础，支持企业设备管理决策的可靠性。

其次是组织机构重塑，建立岗位控制模式。在业务流程再造的前提下，重点分析业务风险，通过业务风险分析，设定风险控制目标，分离不相容业務岗位，以过程控制为基础，制定相应的职责权限，规范岗位间的业务信息传递形式和标准，形成不同岗位间的业务处理制约机制，同时建立岗位间的业务授权审批机制。例如：根据集中租赁业务管理需要，可建立相关业务岗位，设备管理员、租赁设备管理员、租赁结算管理员、租赁税价会计、租赁核算会计等。设备管理员、租赁设备管理员业务依据为设备调出（调入）或设备启封（封存）确认书，并以此建立稽核关系；租赁设备管理员、租赁结算管理员业务依据为租赁设备计租（停、退租）或租金增加减少通知书，并以此建立稽核关系；租赁结算管理员、租赁税价会计业务依据为租赁费收缴结算书及税务发票，并以此建立稽核关系；租赁税价会计、租赁核算会计业务依据为租赁费结算通知书及税务发票，租赁核算会计在正确核算企业租赁业务的同时，监督和控制相关业务的成本收益，以及租赁业务资金的回收情况。

再次是实现业务信息处理电算化，建立计算机控制模式。信息管理系统是企业利用计算机和通信技术，对企业相关业务信息进行集成、传递和分析的信息管理平台。信息管理系统的应用控制，就是利用信息系统对设备管理业务及设备集中租赁管理业务的处理实施控制。如企业将设备集中租赁管理相关业务流程环节与岗位设置相对应，根据不同业务流程的管理职责，定制适当的业务处理权限和业务审核权限，分离不相容岗位，建立相互制约的业务办理机制；按照业务流程设计固定的业务处理报表格式和信息传递顺序，使业务处理结果可逆化，必要时可授权对业务的倒查程序，执行可逆操作，保障业务信息的真实可靠；建立业务信息预警机制，对不同业务环节之间或业务前后顺序之间产生的信息瑕疵进行稽核提示，增强信息处理过程中的准确性；建立业务信息定制化的或自定义查询功能，便于业务相关人员、审核审批人员或单位领导调取相关业务数据，进行业务数据分析、预测和应用。业务信息有限的开放化，提高了业务间的、岗位间的、单位间的监督约束空间，也是杜绝业务舞弊有效的方式方法。