卫生专业技术人员职称档案管理探讨

文·董雅群

卫生系统专业技术人员集中，具有学历高、专业性强的特点，卫生专业技术人员的个人职业规划和职业发展备受关注，专业技术任职资格体现了他们的专业水平和能力。职称档案作为原始记录，反映专业技术人员业务经历和工作实绩，客观、准确评价专业技术人员的理论水平、实践能力与贡献，建立健全专业技术人员职称档案尤为重要。在全省卫生专业职称评审管理过程中发现，目前卫生专业技术人员职称档案管理尚存在诸多问题，本文对存在的问题加以分析，并提出相应建议。

一、职称档案管理存在的问题

1. 思想认识不到位，缺乏档案意识。卫生专业的技术进步，主要依靠高素质的专业技术人才。职称档案对医疗卫生机构人才的使用、学科的发展、医疗机构的影响力和社会效益的产生发挥重要作用。有的卫生机构负责人档案意识不强，思想认识欠缺，认为职称档案与个人切身利益关系密切，理应由个人保存，单位不是职称档案保存的主体。导致绝大多数职称档案的业绩材料分散保存在个人手中，需要申报职称时，才提交到单位。在职称评审结束后，单位又将评审材料退回本人，仍由个人保管。用人单位对职称档案思想认识上的不足和档案意识的薄弱，使得职称档案的作用未能充分发挥。

2. 职称档案材料归档不全。医疗卫生机构建有专业技术人员个人档案，主要收集个人履历、个人基本信息等。而职称档案内容却丰富得多，根据卫生专业技术人员职称申报要求，职称档案包括任现职以来的各种佐证材料，如专业技术职称评审表、工作总结、工作简历、科研与学术成果、学历学位情况、社会认可度、继续医学教育合格证书、完成基层服务、职称政策性倾斜项目（经组织安排参加援外、支农、支边等医疗服务）等等，上述资料都应及时归档。但目前职称档案收集十分有限，不够全面，仅收集评审通过人员的评审表和简表，专业技术人员的获奖情况、科研项目情况、论文发表、专利申请等内容多未进行完整归档。这部分材料是反映专业技术人员业务水平和工作能力的重要凭证。

3. 职称档案管理信息化不够。信息化技术的使用对档案工作产生了革命性的影响，要求档案形成过程、管理和利用及时转变模式。传统专业技术职称档案为纸质材料，纸质档案具有不可再生的属性，一旦发生损毁就是不可逆的。而应用现代信息技术能增强对档案信息资源原件的保护，方便有效收集、统一管理、即时利用各个环节。目前职称档案信息化程度有限，某些基层单位的信息化设备较少，或各类设备的配备不能满足工作需要。部分基层单位只把个人资料信息的目录形成电子信息，详细档案资料的检索、调阅档案等工作仍靠手工查找，未能适应信息化时代的发展要求。

4. 档案管理人员技术能力有限。档案信息化建设与管理，要求档案管理人员的技术能力和专业素养相应提升，应具备信息化背景下档案管理的专业技术能力，懂得维护网络安全。目前职称档案管理人员远未实现专业化、专职化，不能完全适应职称档案管理信息化的需要；各级负责职称档案管理的人员不固定，有的是临时性帮工，档案管理队伍经常有较大变动，造成职称档案管理工作不能够延续。

二、职称档案管理的改进措施

1.开发领导层，完善人才、岗位及责任。职称档案管理是一项长期工作，没有单位领导的支持和顶层设计不能实现全面改进和提升。各级领导应转变观念、提高思想认识、强化档案意识，把职称档案工作与其它工作同等重视，同等对待。职称档案工作是单位各项工作的有机组成部分，应纳入单位领导工作计划中，纳入单位规章制度及工作流程中，纳入单位部门和有关人员的岗位责任制中。

应当保障档案管理部门的人才配备、完善岗位责任、规范档案管理的规章制度。首先是人才配备应符合档案管理要求，应选拔责任心强、懂技术、善管理的人才专门负责；其次应实施岗位目标责任制，定岗定责，按照“谁形成、谁整理、谁负责”的管理责任制，部门负责人对形成质量终身负责制，负责档案工作的领导对职称档案文件进行指导、监督和验收，对归档文件质量进行审查和考核，实施档案形成者、管理者双重管控；最后，职称档案归档的相应规章制度也应规范，要有全系统规范的职称文件材料的归档范围和保管期，做到全面归档，凡是涉及的职称相应文件资料全部移交单位档案机构。

2. 引入前端控制理论，完善职称档案管理。目前对于前端控制的研究已不限于电子文件这种载体，而是将它作为一种管理方式贯穿到整个档案工作中，在各门类档案如人事、基建、科技档案等的研究中，都提出了前端控制的理念和要求[1]。职称档案进行前端控制管理具有必要性和可行性，档案管理部门提前介入和跟踪管理，从源头上加强职称档案的收集、整理与控制，保证档案资源齐全、完整、准确、合法、有效。职称评审前，基层单位应将职称申报的政策、要求及需要的材料提前告知，让专业技术人员提早准备，需要参加职称评审时，可即时服务于职称申报工作。档案管理人员在职称申报工作中，依据档案归档要求，提示专业技术人员有哪些材料需要归档，为下步收集档案资料做好前期准备。

专业技术人员职称档案管理是一种动态化管理，在做好前端控制的基础上，需要加强对职称评审后续的档案管理。职称评审结果正式公布文下达以后，除需要归档的文件、职称评审表及简表外，对专业技术人员的重要材料如继续教育、业务技能培训、论文论著、科研课题结题鉴定及获奖、创新发明和专利、年度考核等方面的材料也要进行归档。档案管理人员定期联系专业技术人员所在科室，对新产生的档案材料跟进收集，及时补充，每年度对专业技术人员档案资料进行整理更新。

3. 加强职称档案保管，提高使用率。信息化技术广泛应用，档案电子文件在传输、处理和共享方面具有比纸质文件更明显的优势。面对传统与现代的双重选择，职称档案的保管模式应与时俱进，在原有纸质文件归档保管模式的同时，开展电子文件归档保管模式，采用纸质和电子双套制。所谓“双套制”，是指电子文件及其打印制作成的纸质文件同时归档，二者共存。双套制既保证了职称材料的安全保存和法律凭证作用，又满足职称材料的科学化管理和信息共享的需要[2]。为此，档案管理部门应对职称纸质档案进行数字化，要符合纸质档案数字化工作规范及工作原则，将其拷贝至耐久性好的载体上，定期维护和更新。

挖掘档案的价值，发挥档案的作用，是档案部门的法定职责，也是实现档案工作价值的重要体现[3]。职称档案不仅要保管好，更要利用好，充分发挥职称档案的重要作用，更好地为卫生事业可持续发展提供服务。当今社会，人才是社会发展的宝贵资源，职称档案的信息资源利用价值与日俱增。职称档案管理人员要强化档案工作的服务意识，认真履行职责，在职称档案使用方面严格遵守保密和信息公开等有关规定。利用职称档案信息化管理的便捷，提高工作效率和档案利用率，为领导决策选人用人提供优质档案信息服务，为人才引进、流动和评价提供有力支持。

4. 改进档案管理的软件和硬件。卫生机构应将档案室建设所需的资金纳入单位预算中，满足职称档案所需要的软硬件要求，注重档案管理硬件设施经费投入，配备满足工作需要的信息化管理设备，如计算机、打印机、扫描仪等；选择合适的职称档案管理软件，确保网络互通、网络安全。还应加强档案管理队伍自身建设，职称档案工作专业性、技术性强，尤其是在档案信息化建设方面，对档案人才的要求更高，应调整档案管理人员专业队伍结构，补充信息技术、网络安全等方面的专业人才。现有的档案管理人员要积极转变思想观念，应对信息化对档案工作的挑战，学习现代档案管理知识，参加专业技术技能的培训，尽快提高业务素质，适应信息化背景下档案管理工作需要。