铁路建设项目档案管理工作浅析

文·董献军

铁路建设工程的质量与人民的生命安全密切相关，受到国家和民众的普遍关注。在铁路建设中，铁路建设项目档案管理是非常重要的环节，它客观、真实地记录了铁路建设的整个过程，显现出工程建设的质量，不止为铁路的开通、管理、维护、扩建提供可靠依据，也为铁路建设工艺的提高提供参考。因此，加强铁路建设项目档案管理对于铁路工程建设来说意义非凡。但就现阶段铁路建设档案管理的实况来看，还有诸多问题亟待解决，可谓任重而道远。

一、铁路建设项目档案管理存在的问题

所谓铁路建设项目档案管理，主要是结合相关项目档案组卷的规定，对铁路建设项目产生的相关文件材料进行系统地整理与归档。铁路建设项目档案管理工作渗透了从项目立项批复与竣工验收的全过程，包括项目进度、质量、安全与费用管理等。目前，铁路建设项目档案管理主要存在以下问题。

（一）档案管理观念淡薄

在国家颁布的铁路建设项目资料管理规定中明确提出，“在建设工程进行的过程中，也应一并收集与整理铁路建设的资料，且必须保证资料的完善、系统与真实，使之应有的利用价值得到保证。”[1]但是从目前铁路建设项目档案管理工作的实际情况来看，档案管理意识普遍淡薄，对铁路建设项目中档案管理重要性的认识不足。特别是在铁路建设项目施工过程中，受施工工期紧张、施工任务繁重等多种原因的影响，导致建设单位只一门心思抓建设项目安全质量、追赶工期，完全不顾及档案管理工作的存在，很多项目档案都是在工程结束后再重新补救，使项目档案的完整性与真实性受到质疑。

（二）档案管理责任主体不明确

铁路建设工程现有体制，一般为投资主体多元化，共同合资建造铁路，这就容易使档案产权关系模糊，不能具体分清楚档案管理职责的归属。大多数合资公司都会片面地认为项目档案管理应由上级档案部门负责，与自己无关；也有一些建设单位认为，建设项目开工后，自己只负责建设、施工与监理工作，项目建设形成的文件应该在项目竣工时，由接管维护单位负责收集。这些错误观念的存在，导致合资公司中没有或缺少专门的档案管理人员，缺乏相关的档案管理设备与设施，对档案文件随意处置，给档案管理留下许多安全隐患。

（三）档案信息化程度低

铁路建设项目档案目前仍以纸质档案为主，不仅库存空间占用量巨大，而且留存时间过久或使用频繁，使档案破损、风华变脆、字迹变淡、纸张发黄等现象时有发生。这就迫切的需要对铁路建设项目档案进行数字化建设和管理，利用数字档案取代纸质档案的部分使命，以保护档案原件的安全，扩大档案信息的利用范围。

（四）档案人员素质不高

铁路建设指挥部与参建单位因很少设专职档案管理人员，而兼职档案管理人员又缺乏专业水平，不了解归档文件资料的组卷、归档要求，导致分类不清楚、组卷不合理、竣工图不齐全等档案整理不规范现象比比皆是。另外，铁路建设项目有着很长的点线，建设单位的人员存在较大的流动性，档案管理人员调动换岗的情况也会频繁出现。因档案管理工作多是兼职职责，人员流动时对档案工作的交接重视不够，常导致档案资料存况不明、流向不清，只有在铁路建设项目竣工验收时才费劲补充或通过别人的回忆进行编撰，让档案的真实性和完整性因档案人员的失误而受到严重影响。

二、加强铁路建设项目档案管理的具体措施

（一）增强档案意识

铁路建设项目承建公司应对档案管理工作的重要性有充分地认识，清楚知晓要想正常开展铁路建设项目，就必须将档案管理工作落到实处。铁路建设单位应利用多种方式对各个铁路参建单位予以约束，如合同规范、制度等，使之开展完善的档案管理工作[2]。所以，首先要从制度上着手，在勘察设计、委托监理、施工承包合同协议中就档案工作做出明确要求，坚持“谁形成文件材料，谁立卷归档”的原则，规范各个单位的档案管理工作，使设计、监理、施工各个环节都对自身的归档职责有清醒的认识。比如，在制定勘察设计合同协议时，单位设计文件中的编制内容、深度，需与铁路建设项目相关办法相符，而数量与交付时间等也要与审核、审批以及施工等规定相符。

（二）明确档案管理责任主体

首先，按照“统一领导、集中管理”的方针，由专人负责将“纵向到底，横向到边”的建设项目档案管理网络建立起来，在档案人员岗位责任制中具体落实档案的收集、整理与归档任务。其次，依据铁路建设项目档案种类多、内广容、数量大、周期长等特点，对各参建单位提出具体要求，明确建设单位、设计单位、施工单位、监理单位分管档案工作的领导，明确负责档案管理工作的具体人员，明确业务部门兼职档案人员的具体职责，做到责任到人、分工协作并多方配合，以确保铁路建设项目档案的完整性、准确性、系统性。

（三）加快档案数字化建设

档案数字化建设是档案事业发展的战略方向，是档案工作现代化的必经之路。要依据“存量数字化、增量电子化”的原则，在铁路建设项目立项后，在与各参建单位签订的协议、合同中，添加要同时移交纸质档案和电子档案的条款，从源头来推进档案数字化建设，并加大对存量档案数字化的投入力度，以及早实现铁路建设项目档案数字化的目标。

（四）提升档案人员素质

为解决目前铁路建设项目档案管理人员普遍素质较低的情况，铁路档案管理部门需组织专业系统编制相关的档案管理制度和管理标准。同时，在建设项目开工之前和之后，要经常对于档案管理人员进行业务标准、业务技能与专业技术培训，并组织建设项目管理人员到其它单位参观学习，学习他们好的经验做法[3]，以提高档案管理人员素质，促进档案管理业务指导工作的全面提升。

近年来，铁路建设项目逐年增加，规模逐年扩大，新技术、新工艺、新设备不断出现，管好铁路建设项目档案成为一个不容忽视的课题。因此加强和规范铁路建设项目档案标准化、系统化、完整性、准确性的管理，对确保铁路建设项目优质高效地建成和运营，以及实现我国国民经济快速发展都有重要的意义。