企业数字档案室建设的探索与实践

文·刘宁

档案资源信息化是社会进步的必然要求，而数字档案室建设则是一个企业信息基础和管理水平的重要标志。2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》，要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。数字档案室作为一个全新的档案管理方式，体现了先进的科学技术、先进的思想文化和先进生产力，是档案管理人员和技术管理人员向往的一种境界和目标，是企业管理自身的需要，是档案管理和企业管理发展的必然趋势。

一、数字档案室建设目标

（一）实现档案信息共享，提高档案利用价值

通过建数字档案室，实现有档案资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化，将会使档案的利用价值有很大的提升，进一步将档案信息化建设向纵深推进。

（二）有利于档案发展和保护，提高档案安全性

通过数字档案室建设，用数字化的档案代替原件使用，保护档案原件；实现数字化副本异地保存，避免遭受毁灭性的破坏，有利于档案的长远发展；同时，有利于恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。

（三）改变传统利用方式，提高档案利用效率

数字档案室建成后可实现多种形式的利用。一是一份文件以数字化形式同时提供给多个利用者，实现资源共享；二是数字化文件可以通过网络传输，异地调阅利用，扩大了档案的利用空间；三是将已开发的档案查询、借阅功能在协同办公系统平台中实现，利用者可以随时使用开放的档案文件，时间、地点将不再受限制；四是检索时间加快，提高利用效率。

二、数字档案室建设内容

（一）纸质档案数字化

通过对文档资料、工程图纸、缩微胶片的扫描，影像档案格式转化、档案目录著录等工作，实现实物档案数字化。

（二）在线收集数字化

开发档案在线收集功能，实现机关各部门在线收集档案，读取散文件数据，上传散文件条目信息，上传散文件原文信息，编辑、删除散文件数据的功能。

（三）档案利用数字化

研究协同办公系统与档案系统集成协同应用，互联互通，实现协同办公系统到档案系统组织机构、人员信息的同步；实现协同办公系统单点登录档案系统；实现协同办公系统中发文、收文、电报等电子文件自动归档档案系统的功能；实现在协同办公系统中查询档案的功能，能够在协同办公系统显示档案目录信息、项目信息、案卷信息、文件信息，并能够按条件检索、借阅。用户能够在协同办公系统中直接发起借阅档案流程，经过领导审批通过后，把结果返回给档案系统，档案管理员统计返回结果信息；用户根据审批结果，可以在协同办公系统中下载档案文件，不需要再次登录档案系统。

三、数字档案室建设方式

通过散文件档案在线收集功能，实现协同办公系统与档案系统组织机构同步、协同办公系统与档案系统单点登录、协同办公系统中文件自动归档到档案系统，在协同办公系统中显示档案数据信息，实现电子流程借阅等功能。具体研究方法如下。

（一）散文件在线收集

散文件在线收集要实现的功能有，按部门读取散文件数据；上传散文件条目信息；上传散文件原文信息；编辑、删除散文件数据。对应于要实现的功能，需要解决的技术问题有，散文件按部门属性分类；按部门上传散文件条目信息、原文信息；散文件权限控制。

通过此功能的建设，实现企业数字化档案信息标准化、规范化，把形式各异、种类繁多的日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案进行规范、统一的格式、目录、字段，使档案收集、管理、利用更加直观、快捷。

（二）文件资料归档集成

协同办公系统中在归档时会把流程的基本信息和电子文档打包，以约定的方式进行数据推送，把基本信息（流程元数据）通过系统提供的接口推送到档案数据库中，协同办公系统中附件推送到档案附件服务器存储目录中，实现文件自动归档，进而实现企业文书档案数字化和归档一体化。

（三）档案目录菜单式展示

协同办公系统中可以自动同步出档案系统的所有文件目录清单，所有文件目录清单根据档案权限显示；文件信息根据文件密级的不同确定是否显示，密级高的需要走借阅流程之后能够看到。数字档案室建设既基于档案电子信息系统，同时也在协同办公系统中应用，利用协同办公系统广大的用户范围，实现数字档案的快速方便应用。因此，数字档案室建设也算是一个跨系统、跨业务的综合性工作。

（四）档案借阅电子流程

实现用户在协同办公系统借阅数字化档案功能。用户在协同办公系统中查看档案目录清单，如果需要下载利用，点“申请下载”，根据文件的保密等级，走不同的借阅流程，借阅流程审批完成，可以实现文件下载；每次档案借阅默认1天时间。档案借阅流程共分为五种情况，分别是类似红头文件等普通文件、本部门档案、跨部门档案、机密文件、绝密档案。针对不同情况分别制定借阅流程。实现档案借阅微审批，档案借阅流程可以在企业微信端进行借阅审批，随时随地处理借阅任务，提高借阅效率。

五、数字档案室建设效果

（一）创建集团数字档案室，实现数字档案云存储

把中铁十局及机关各部门、各子分公司、项目部档案进行数字化转化，创建集团数字档案室，将所有数字化档案云平台存储，保证了档案的安全性，节省了企业实物档案存储空间。并根据数字化档案可以同时、重复利用的特点，实现了档案数据共享，提高了档案利用率。

（二）建立“互联网+”档案室，实现档案数字化查询借阅

基于“互联网+”的数字档案室，企业档案管理利用云计算中心的技术，促进了企业档案数据的在线收集、存储、管理、查询、借阅、共享，让用户足不出户就可以远程查询档案信息，最大限度地发挥了档案资源的价值和作用，促进了档案管理的高效运行，提高了档案管理准确性，延长了档案的保存寿命。

（三）规范数字化档案模式，完善数字档案管理体系

数字档案室的建设过程，就是一个不断完善相关制度和管理体系的过程。重新梳理集团档案分类，确定数字化档案目录显示字段、文件类型、文件格式，更加便利了用户查询。优化电子文件归档与管理办法、档案安全保密制度、档案数据网上查询利用制度、档案数据网和信息设备维护使用制度等，并在数字档案室建设过程中不断按照这些规章制度进行完善。

（四）改变档案管理的理念，加快档案数字化发展

一直以来，传统档案管理都是纸质版实物的管理模式，随着信息化发展，档案数字化逐渐成为一种发展趋势。因此在档案管理过程中，不断更新档案管理理念，摒弃“档案管理可有可无”思想，使档案管理员明白了档案数字化管理的重要性，改变了传统的繁复的管理方式，提高了档案工作效率。

（五）建立档案管理人才体系，提供企业服务动能

在数字化档案时代，档案工作是一个集档案专业知识、信息知识高度密集的领域。通过数字档案室建设，培养了一支政治坚定、业务精通、作风过硬、纪律严格的专业档案管理、服务队伍，为数字档案室的应用、管理、服务提供了第一资源和基础支撑。

（六）建立信息化系统一体化整合模式，消除企业管理信息孤岛

在数字档案室建设过程中，通过建立大量数据交换协议与接口，实现了协同办公系统与档案系统组织机构、人员信息等企业基础数据的整合与统一。实现了档案数据在各系统间的共享利用，避免重复录入。统一了基础数据平台和基础标准，以档案查询、借阅业务为核心，通过数据流把主要业务操作基础建起来，统一数据库系统和运行平台，确定数据传递方向和标准，在随后实施新系统时，按照规定的数据接口进行建设，保证数据源的唯一性，消除了信息孤岛的弊端。

综上所述，企业数字档案室的建设，实现档案由实物到数字化的转化，便于档案的保护和存储，提高了档案安全性；数字化档案资料的共享，提高了档案利用效率。建立数字档案室是信息化时代的要求，也是档案管理工作发展的新趋势，数字档案室建设具有深远影响和现实意义。